公文管理與公文寫作常見問題解析

1、,,公文管理與公文寫作常見問題解析,總經(jīng)辦 曾潔2015.8.25,,信念+方法=結果,,課程依據(jù),國標《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）公司瀘州老窖股份有限公司公文管理辦法（試行）,,目錄,,,No.1 公 文,公文是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位實施領導、履行職能、處理公務的過程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理，并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有特定效力

2、和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)、規(guī)章或管理規(guī)章，施行行政措施和領導管理職能，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要手段和工具。,,目錄,,,一、從不同角度分類，常見的如下（一）按照發(fā)文機關的行文方向，可分為：上行文、下行文、平行文（二）按照公文內(nèi)容涉及秘密的程度，可分為：公開件、限制件、秘密件、機密件、絕密件（三）按照公文處理時限的要求，可分為：平件、加急件、特急件（四）按照

3、公文的來源，可分為：收文、發(fā)文（五）按照處理方式，可分為：閱件、辦件,No.2 公文的分類,,二、通用公文分類，常見的如下（一）黨政機關主要公文（法定公文）：15種，公司只有13種1.領導指導性公文：決議、決定、命令（令）、通知、通報、批復、紀要2.呈報性公文：報告、請示、議案3.公布性公文：公報、公告、通告4.商洽性公文：函5.兼容性公文：意見（二）法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章條例、規(guī)定、辦法、守則、規(guī)則、準則、細則、章程

4、、規(guī)范、規(guī)程、制度、公約,No.2 公文的分類,,（三）會議公文開幕詞與閉幕詞、會議工作報告、專題講話、提案、會議記錄（四）計劃、決策與反饋公文可行性分析（研究）報告、計劃、總結、答復（五）公務信息公文調(diào)查報告、簡報、信息快報、信訪分析報告,No.2 公文的分類,,目錄,,,No.3 公文的格式,一、版面要求（一）頁邊與版心尺寸1.上邊距3.17厘米，下邊距2.75厘米，左邊距2.65厘米，右邊距2.75厘米,,No

5、.3 公文的格式,一、版面要求（一）頁邊與版心尺寸2.頁眉距邊界約1.5厘米，頁腳距邊界約2.5厘米,,No.3 公文的格式,一、版面要求（二）字體和字號：詳見后面內(nèi)容（三）文字顏色：無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。,,No.3 公文的格式,二、公文格式各要素編排規(guī)則（一）公文格式各要素的劃分,版頭,,,,主體,,版記,,,版頭,1.份號：涉密公文應當標注份號。用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2

6、.密級和保密期限：涉密公文應當標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；在密級之后標注“★”，然后標注保密期限；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。 用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行

7、排列。,No.3 公文的格式,,,版頭,4.發(fā)文機關標志：俗稱“公文名稱”“紅頭子”。兩種形式：（1）發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱+“文件”，俗稱“文件版頭”（大版頭），主要用于向上級機關報告、請示工作，頒布行政規(guī)章，發(fā)布決定或通知，印發(fā)重要會議紀要等。（2）發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱，俗稱“函件版頭”（小版頭），主要用于印發(fā)函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。,No.3 公文的格式,,版頭,5.發(fā)文字號：編排在發(fā)文機關標志下空二行

8、位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。如“瀘州老窖股發(fā)〔2015〕34號”。注意：上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，如左圖。平行文、下行文發(fā)文字號位于發(fā)文機關標志下空兩行位置居中編排，如右圖。,No.3 公文的格式,,版頭,6.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成

9、，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。,No.3 公文的格式,,版頭,7.分隔線：發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（在word文字處理系統(tǒng)中推薦高度為2.25 磅，寬度15.33 厘米）。,No.3 公文的格式,,主體,1.標題：發(fā)文機關 +（關于）事由 +（的）文種（1）除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（2）一般用2號方正小標宋簡體

10、，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。,No.3 公文的格式,,主體,2.主送機關：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號方正仿宋簡體，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，

11、回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標注；第一層用黑體字、第二層一般用方正楷體簡體字、第三層和第四層一般用方正仿宋簡體字標注。,No.3 公文的格式,,主體,4.附件說明：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱

12、的首字對齊。如左圖所示。（2）附件應當另面編排，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，不加標點符號。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如右圖所示。,No.3 公文的格式,,主體,5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：（1）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（2）成文日

13、期一般右空四字編排。,No.3 公文的格式,,主體,6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。,No.3 公文的格式,特殊情況說明 當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。（不得“此頁無正文”）,,版記,1.抄送機關：（1）如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回

14、行時與冒號后的首字對齊。同一系統(tǒng)內(nèi)同級機關之間用“、”分隔，不同系統(tǒng)機關之間用“，”分隔，最后一個抄送機關名稱后標“。”。（2）如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。,No.3 公文的格式,,版記,2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字

15、，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。,No.3 公文的格式,,3.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。奇數(shù)頁居右空一字，偶數(shù)頁居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。,No.3 公文的格式,,三、特定格式之紀要格式詳見

16、圖示。除在標題下注明會議情況外，其余要素與前述公文各要素編排規(guī)則一致。,No.3 公文的格式,,會議情況,,目錄,,,No.4 公文寫作,一、公文的邏輯結構（一）格式：版頭、主體、版記（二）正文：開頭、主體、結尾,,目的式：用表示目的的介詞“為……”、“為了……”等領起下文。 根據(jù)式：用介詞“根據(jù)……”、“遵照……”、“按照……”、“依照……”等領起下文。 緣由式：緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題

17、的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對公文內(nèi)容的重視。,開頭,No.4 公文寫作,,主體,No.4 公文寫作,公文正文的主體部分是公文的核心，公文的主要事項或基本內(nèi)容都是在這一部分中被表述的。公文的主體部分寫作要求是：內(nèi)容充實，中心突出，表意明確，條理清楚。黃金結構：“三個三”,,結尾,No.4 公文寫作,習慣式歸結式說明式申明式祈請式期望式,,No.4 公文寫作,二、公文寫作的基本規(guī)律（程序

18、）確定主旨——選擇材料——理清思路——安排結構——編寫提綱——填充材料編寫提綱非常重要！,,No.4 公文寫作,三、常用公文寫作,,通知,No.4 公文寫作,（一）常見分類1.工作通知：上級對下級就某項工作發(fā)出指示、提出要求、做出安排。2.會議通知：以下行為主，也可平行。3.批轉、轉發(fā)有關文件的通知：上級轉發(fā)下級文件，可用批轉性通知；下級照轉上級文件、同級或不相隸屬單位間照轉文件，均可用轉發(fā)性通知。4.發(fā)布性通知：用于發(fā)

19、布規(guī)章和規(guī)章制度。5.任免通知：用于任免、聘用有關人員。,,通知,No.4 公文寫作,（二）基本結構和寫法1.標題：× × ×關于× × ×的通知。根據(jù)工作需要和行文目的，有時可寫明是“緊急通知”“重要通知”“補充通知”。2.主送機關：指受文單位名稱。3.正文：要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何處理。語言精練。4.

20、結束語：“特此通知?！?.落款：注明發(fā)文機關和成文日期。——以上是撰寫通知必須涵蓋的內(nèi)容，不能有疏漏。,,通報,No.4 公文寫作,（一）常見分類1.表彰性通報用于在一定范圍內(nèi)表彰先進。2.批評性通報用于在一定范圍內(nèi)批評錯誤，糾正不良傾向。3.情況通報多用于向有關方面知照應該掌握和了解的重要精神或重要情況，以作為工作的參考。,,通報,No.4 公文寫作,（二）基本結構和寫法1.標題：× × &#

21、215;關于× × ×的通報2.主送機關：指受文單位名稱3.正文：各類通報寫法上的差異體現(xiàn)在正文中，但要求寫進正文的材料和事件，必須真實、準確，典型而有普遍意義。（1）表彰性通報：正文一般包括先進事跡、先進事跡評價、表彰決定、希望和要求四個部分。（2）批評性通報：正文一般包括錯誤事實、錯誤原因和教訓、處理決定、希望和要求四個部分。4.落款：注明發(fā)文機關和成文日期。,,報告,No.4 公文寫作,（

22、一）含義及作用報告是用以向上級單位匯報工作、反映情況、回復上級單位詢問的一種上行文。（二）一般結構與寫作要求1.標題： × × ×關于× × ×的報告2.主送機關：力求單一3.正文：（1）報告緣由：簡明扼要地說明為什么寫報告。（2）報告內(nèi)容：可按事情的發(fā)展變化脈絡（時間順序）寫，也可按情況、經(jīng)驗、教訓或問題寫。4.結束語：“特此報告?！?.落款：注明發(fā)文機關和成文

23、日期。,案例,,請示,No.4 公文寫作,（一）含義及作用請示是用以向上級單位請求批準或指示的一種上行文。（二）一般結構與寫作要求1.標題： × × ×關于× × ×的請示尤其注意：不能把文種“請示”誤為“請示報告”“報告”“申請”。標題不宜寫“關于請求（申請） × × ×的請示”。2.主送機關：只寫一個主送機關,,請示,No.4 公

24、文寫作,3.正文：（1）請示原因：簡明扼要又充分地陳述請示的原因。（2）請示內(nèi)容：內(nèi)容要具體，所提建議和要求要切實可行。一般寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定”怎么辦。4.結束語：“妥否，請批復?！薄疤卮苏埵?，請予審批。”“請批準”等慣用語。不要用“可否（妥否、當否），請批準“之類不合邏輯的結語。5.落款：注明發(fā)文機關和成文日期。6.附注：注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。,案例,,No.4 公文寫作,（三）參考模板,XXXX（發(fā)文單位）關于X

25、XXX 的請示XXXX（主送機關）： 為了XXXX（目的主旨），根據(jù)……（依據(jù)），我單位擬XXXXXX（意圖主旨）（概述工作背景或基本情況，簡要提出要求解決的問題）?，F(xiàn)將有關情況和我們的意見請示如下（請示原由、事項，內(nèi)容多可以分條列項） 一、……（基本情況）。 二、……（請示的必要性和可行性及其意義）。 三、 ……（具體方案和請示事項）。 妥否，請

26、批復 。（結語） 發(fā)文機關日期 （聯(lián)系人、電話）,請示,,No.4 公文寫作,報告 VS 請示,區(qū)別的邏輯起點,,函,No.4 公文寫作,（一）含義及作用函是不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項所使用的一種公文。函屬平行文，主要用

27、于平行單位之間或不相隸屬的單位之間。特殊情況下，也可用于上下級單位之間對一些事務性的具體問題的聯(lián)系。（二）分類1.商洽函2.請批函3.詢問答復函另：按照行文方向，可分為去函與復函。,,函,No.4 公文寫作,（三）一般結構與寫作要求1.標題： 去函：× × ×關于× × ×的函復函：× × ×關于× × 

28、15;的復函2.主送機關：3.正文：復函注意，要先在開頭寫明“某月某日關于某個問題的來函收悉”之類4.結語：（1）去函：“特此函告”“請即函復”“請予支持（協(xié)助）”+“為感”“為荷”“為盼”，后加句號。（2）復函：“特此函復?！?.落款：注明發(fā)文機關和成文日期。,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,商洽聯(lián)系函,關于商請……問題的函×××: 我單位是……（自我情況簡介）。為了…

29、…（目的主旨），我們擬……?，F(xiàn)就×××問題請求你們的同意（協(xié)助、支持、諒解）（意圖主旨）。具體情況是：（以下分旨可以分條列項）。 以上意見當否，請函復。（結語強化行文意圖） 落款

30、 成文日期（聯(lián)系人、電話）,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,請批函,關于申請（請求）……的函×××: 為了……（目的主旨），根據(jù)……（依據(jù)），我們擬申請……（意圖主旨）。現(xiàn)將有關情況和我們的意見函告如下：（以下分旨可以分條列項）。 一、……（基本情況）。 二、……（必要性、可行性及

31、其意義）。 三、……（我們的意見）。 現(xiàn)將有關材料報送你們，請予審批。（結語強調(diào)行文意圖） 落

32、款 成文日期 （聯(lián)系人、電話）,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,詢問答復函,關于……的復函×××:貴單位《關于……的函》收悉。經(jīng)我司研究決定，現(xiàn)將有關事宜函復如下。一、……二、…

33、…三、……特此函復。 落款

34、 成文日期 （聯(lián)系人、電話）,,會議紀要,No.4 公文寫作,寫作要求（參考模板）,……會議紀要會議時間：會議地點：參會人員：會議主持：會議記錄：會議內(nèi)容：落款

35、 成文日期,案例,,目錄,,,No.5 公文寫作常見錯誤案例剖析,案語,,錯別字辨析,按語,成份,,成分,關連,,關聯(lián),宏揚,,弘揚,錄相,,錄像,出謀畫策,,出謀劃策,豐富多采,,豐富多彩,義無返顧,,義無反顧,再接再勵,,再接再厲,招工啟事,,招工啟示,No.5 公文寫作常見錯誤案例剖析,（一）“二”與“兩”（二）“倍”（三）“以上”與“以下”（四）“制定”與“制訂”（五）“物質”與“物資”

36、（六）“需要”與“須要”（七）“權力”與“權利”,（八）“截止”與“截至”（九）“違反”與“違犯”（十）“以至”與“以致”（十一）“象”與“像”（十二）“的”、“地”、“得”（十三）“部署”與“布置”（十四）“既”與“即”（十五）“和”、“與”、“及”,易錯字詞區(qū)辨范例,No.5 公文寫作常見錯誤案例剖析,公文行文不規(guī)范舉例,標題回行時詞意不完整,No.5 公文寫作常見錯誤案例剖析,公文行文不規(guī)范舉例,搭配不當,No