文件控制程序

1、文件編號文件編號YDQMCX4.2.3程序文件程序文件編制日期編制日期2013.02.20版本版本修改碼修改碼A0YDQMYDQM文件控制程序文件控制程序頁碼頁碼第1頁共6頁天津市遠徳汽車貿易有限公司1目的目的對本公司質量管理體系所要求的所有文件予以控制，確保各相關部門使用文件為有效版本。2范圍范圍適用于與質量管理體系有關的所有文件，包括外來文件。3職責職責3.1總經理對所有質量管理體系文件的充分性和適宜性負責；3.2管理者代表負責組織

2、體系文件的編制和修訂工作，負責組織相關文件的評審及檢查工作；3.3管理部負責質量管理體系文件的歸口管理，包括外來文件的管理；3.4各部門負責本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4工作程序工作程序文件控制流程圖文件控制流程圖：附后。4.14.1文件的分類文件的分類本公司的質量管理體系包括或涉及以下類別的文件：4.1.1公司內部編制的文件包括：a)第一層次：包含質量方針和質量目標的《質量管理手冊》；b)第二層次：程序文件（I

3、SO9001:2008標準所要求的程序文件，以及公司為確保各過程的有效策劃、運行和控制而編制的程序文件）；c)第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術性文件：如檢驗規(guī)程、操作規(guī)程、技術標準、作業(yè)指導書等。d)第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進行控制，一般隨相關文件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)《記錄控制程序》進行管理。4.1.2本公司相關的外來文件，主要包括：a)有關法律法規(guī)b)相關

4、國家、地方及行業(yè)標準；c)上汽大眾各類管理及技術文件；d)其它適用的外來文件。文件編號文件編號YDQMCX4.2.3程序文件程序文件編制日期編制日期2013.02.20版本版本修改碼修改碼A0YDQMYDQM文件控制程序文件控制程序頁碼頁碼第3頁共6頁天津市遠徳汽車貿易有限公司4.54.5文件的發(fā)放與管理文件的發(fā)放與管理4.5.1經批準后的文件，由管理部列入公司《受控文件清單》，并對文件進行動態(tài)管理。管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保存

5、，存入計算機的文件均留備份。4.5.2文件發(fā)放前，管理部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文件由管理部蓋“受控”章，任何受控文件均應確保其為有效版本。4.5.3文件發(fā)放時，管理部填寫《文件發(fā)放回收記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領用人簽字后方可領取。文件的發(fā)放，應確保使用處能獲得適用文件的有效版本。4.5.4收到文件后，各職能部門編制《收文登記表》，包括發(fā)放給部門個人的文件，此清單作為本部門文件管

6、理的主要依據(jù)。4.5.5外來文件的發(fā)放與管理a)有關法律法規(guī)和標準：由管理部組織相關部門進行識別和獲取，管理部定期更新《質量手冊》附錄中《主要法律法規(guī)和標準清單》。b)來自上汽大眾的文件：該類文件各部門及時將相關文件傳遞給管理部，管理部及時列入《外來文件清單》。公司領導認為必要時，可打印發(fā)放，發(fā)放時履行發(fā)放手續(xù)。c)其它外來文件：各部門收到各類外來文件后，應到管理部備案登記在《外來文件清單》，再行發(fā)放到相關部門使用。4.5.6各部門文件

7、的持有者，應妥善保管所持有的文件，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況影響使用時，應報管理部重新辦理補發(fā)手續(xù)。4.5.7電子文件的管理a)電子文件應標識清晰，以免新舊版本混用。b)電子文件由管理部負責修改，其它部門只能使用，不能更改。c)管理部負責打印質量管理體系文件，其它部門不能擅自打印。d)不論哪個部門編制的體系文件，其電子版均應及時報管理部備案，任何更改均應報綜合部認可，并對備份文件進行更新，并以此作為有效版本。管理部應由專人按