從oa辦公到知識管理

1、TCL移動(dòng)：從OA辦公到知識管理!2005179:17:51郭義波KMCenterTCL移動(dòng)通信有限公司是一家致力于手機(jī)等移動(dòng)信息終端產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、銷售和服務(wù)的現(xiàn)代化高科技企業(yè)，在TCL集團(tuán)中被列為第二大支柱產(chǎn)業(yè)。它用4年的時(shí)間，已經(jīng)完成了康柏、戴爾等國際IT巨頭8年時(shí)間完成的經(jīng)濟(jì)規(guī)模。連續(xù)三年?duì)I業(yè)額增幅高達(dá)263.3倍。2002年，德勤會(huì)計(jì)事務(wù)所舉辦的首屆亞太區(qū)高科技高成長500強(qiáng)企業(yè)中，TCL移動(dòng)排行榜首，成為亞太地區(qū)成長

2、最快的高科技企業(yè)。2003年，TCL移動(dòng)手機(jī)銷售額近100億人民幣，穩(wěn)居中國手機(jī)市場三甲，名列國產(chǎn)手機(jī)第一。賣手機(jī)如同賣海鮮賣手機(jī)就像賣海鮮一樣存在風(fēng)險(xiǎn)。原因很簡單，TCL通信前面有諾基亞、摩托羅拉、索愛在堵，而后面，波導(dǎo)、迪比特、廈新等國產(chǎn)廠商在后面狂追不舍，一浪接一浪地勁推新品，價(jià)格戰(zhàn)此起彼伏，相當(dāng)多的機(jī)型利潤率在短期內(nèi)大幅縮水，可能月底價(jià)格已經(jīng)是月初的六七成，如果不能及時(shí)出貨，積壓庫存如何消化？產(chǎn)品更新速度和手機(jī)平均利潤的下降正在

3、考驗(yàn)這個(gè)國產(chǎn)手機(jī)的年輕人。30家分公司、156家辦事處，200多個(gè)分銷商，3000多家營銷網(wǎng)點(diǎn)，3000多員工，隨著組織規(guī)模正在不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)的日漸增多和企業(yè)文化的逐步成熟，隨之而來的是各種業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理事務(wù)的日漸繁多與復(fù)雜。TCL移動(dòng)通信信息部副部長鄺光輝介紹說，“光總部就有80多個(gè)文職秘書人員來負(fù)責(zé)日常文件的擬稿、傳送與報(bào)送。”可即便是這樣，一個(gè)文件8天、10天也不一定能跑下來。為了和幾公里之外生產(chǎn)基地及時(shí)溝通，公司還開通了一臺(tái)

4、穿梭BUS，每天往返總部和基地三、四次。作為一家高科技的公司，老總們經(jīng)常出差在外，要審批的報(bào)告，要報(bào)銷的憑證沒法及時(shí)批復(fù)，信息傳遞的速度與效益低下，已嚴(yán)重影響和制約了企業(yè)策略的執(zhí)行，延誤了寶貴的市場戰(zhàn)機(jī)，，大大降低了公司的“以速度搶占先機(jī)，以規(guī)模沖擊市場”的競爭策略的執(zhí)行力。與許多步入成熟期的企業(yè)一樣，TCL移動(dòng)通信公司一方面內(nèi)部對于加快辦公運(yùn)作效率與實(shí)現(xiàn)信息資源共享的要求日益強(qiáng)烈；另一方面對外界強(qiáng)大競爭壓力也越發(fā)產(chǎn)生危機(jī)感，迫切要求通

5、過一種工具來改善、優(yōu)化已有的辦事流程，修煉企業(yè)內(nèi)功以保持競爭優(yōu)勢。如何盡快、迅速提高公司業(yè)務(wù)和人員運(yùn)作效率，增強(qiáng)公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關(guān)注的焦點(diǎn)。選型注重可升級從TCL移動(dòng)通信公司企業(yè)信息化建設(shè)來說，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)已得到普及，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建較為完備，在2002年已成功實(shí)施了acle的ERP、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)。自系統(tǒng)上線運(yùn)行以來，已經(jīng)取得了一定的效果，隨著公司的不斷發(fā)展，提升TCL移動(dòng)通信公司協(xié)同辦公、

6、信息管理和溝通效率已迫在眉睫。企業(yè)必須建立起一套面向所有員工的有效處理企業(yè)日常運(yùn)作和管理的辦公協(xié)同系統(tǒng)，結(jié)合強(qiáng)大的門戶技術(shù)、通訊技術(shù)和工作流技術(shù)，對企業(yè)各種信息進(jìn)行集成和有效地共享，加快企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)速度，支持所有員工及時(shí)有效獲取和應(yīng)用信息資源，提高工作效率和企業(yè)的整體反應(yīng)能力。這無異于一次管理變革。如何減少阻力，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展？信息部門在組建項(xiàng)目實(shí)施組的時(shí)候，特意邀請公司最高層領(lǐng)導(dǎo)做項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長，各業(yè)務(wù)主管副總作副組長，并匯同公司戰(zhàn)

7、略執(zhí)行部、人力資源部、總經(jīng)辦等公司行政管理部門一起，組成一支強(qiáng)有力的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)。，系統(tǒng)上線前，項(xiàng)目組首先出臺(tái)了公司的第一個(gè)業(yè)務(wù)流程：“KOA業(yè)務(wù)流程上線審批”流程，它規(guī)范了業(yè)務(wù)流程的產(chǎn)生、修訂、發(fā)布、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)流程一旦通過系統(tǒng)審批上線，即等同于公司的規(guī)章制度，業(yè)務(wù)人員必須按流程要求執(zhí)行，此舉極大地降低了項(xiàng)目實(shí)施推廣過程的難度，為項(xiàng)目組梳理業(yè)務(wù)流程提供了強(qiáng)大的支持和保障。提高企業(yè)智商3G前夜的移動(dòng)通信市場暗流涌動(dòng)，人才和資源的

8、競爭日趨加劇。面對日益頻繁的人員流動(dòng)，如何將員工頭腦中的知識、技能和經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變成為企業(yè)智慧，是高科技企業(yè)提高核心競爭力的一個(gè)最為緊迫的問題。TCL正在向國際化邁進(jìn)，與阿爾卡特合資后，TCL移動(dòng)通信董事長萬明堅(jiān)博士曾表示，要用四年時(shí)間“融化”阿爾卡特。近期，TCL在海外大舉招兵買馬，近千名“海外盟軍”也即將進(jìn)入TCL。對于TCL來說，內(nèi)蒙工廠與惠州總部南與北的溝通交流，“融合”成為了TCL移動(dòng)企業(yè)文化的必修課。要讓重新設(shè)計(jì)的流程正常運(yùn)作，T

9、CL就面臨著整個(gè)組織對新流程的適應(yīng)和學(xué)習(xí)的大問題，而這正是知識管理系統(tǒng)所能起到的提高企業(yè)“智商”和避免“組織失憶”的作用?！叭绻總€(gè)人都按照新的流程體系去思考和分析，那么大家就會(huì)有越來越多的共同點(diǎn)，就會(huì)提高決策的速度和準(zhǔn)確性。但是過去，我們花了很多時(shí)間和財(cái)力去做一件事情，成功之后，需要總結(jié)和歸納出來時(shí)，隨著人員的離職和流失，這些經(jīng)驗(yàn)和知識卻很自然地流失了，這樣就會(huì)使組織的效率受到影響。而知識管理可以避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。”鄺光輝說，通過公

10、司內(nèi)部的培訓(xùn)、考試分享知識，也大大地減少了員工在組織學(xué)習(xí)上的重復(fù)勞動(dòng)。他舉例說，最簡單的請假流程，大家平時(shí)很少用。但一定要用起來，怎么辦？什么事情可以請多少天假，誰來批準(zhǔn)審批，流程是怎么樣？在系統(tǒng)里早就規(guī)范好了。對研發(fā)部門來說，沉淀和積累知識的效益更不用說了。目前，TCL移動(dòng)的OA系統(tǒng)對一些公告和通知，員工可依據(jù)權(quán)限，可以訪問、下載、另存。對于公章式的通告，如人事任免，董事會(huì)決議等，一經(jīng)發(fā)出，不可改動(dòng)。張偉介紹說，員工進(jìn)入系統(tǒng)，它會(huì)告訴

11、你今天有多少待辦事宜，如果你逾期沒有辦理，系統(tǒng)還會(huì)發(fā)手機(jī)短信再次通知。此外，TCL移動(dòng)正在構(gòu)建將手機(jī)和電子簽名結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件的移動(dòng)簽署，這樣，無論領(lǐng)導(dǎo)在哪，只要通過手機(jī)登錄特定網(wǎng)站，，就可以進(jìn)入OA系統(tǒng)完成審批流程。而知識分享系統(tǒng)也已經(jīng)初具雛形，TCL移動(dòng)總結(jié)出了一些成功和失敗的案例，供員工參考和借鑒；同時(shí)，對于檔案管理，或是ISO文控管理、或是對銷售人員的新產(chǎn)品特性都分類保存在系統(tǒng)里；還可以在網(wǎng)上設(shè)置不同類別的考試題，測試總部和所有分