電子采購六步走

1、78新理財|公司理財201006公司財務(wù)CIMA視點Practice文HARPALMATTU翻譯羅睿杰電子采購一直是比較熱門的話題，英國眾多的公共事業(yè)組織已經(jīng)開始運用電子采購來節(jié)約成本，而私營組織也在熱烈地討論如何引入電子采購這一高效的流程。電子采購是把供應(yīng)商通過電子信息系統(tǒng)整合到供應(yīng)鏈中的一種模式，包含以下內(nèi)容：●供應(yīng)商將其產(chǎn)品目錄放到安全的網(wǎng)站上?！癫少徤痰卿浽摼W(wǎng)站以下達(dá)采購訂單?！癞a(chǎn)生的電子訂單被傳送給供應(yīng)商?！癫少徤淘谑盏截浳锖?/p>

2、在網(wǎng)站上發(fā)出已收貨通知?！衽c該訂單相匹配的電子發(fā)票被傳遞給采購商，采購商據(jù)此付款。如果運用得當(dāng)，這個流程可以極大地提升效率，以下是有效實施電子采購的六個步驟。第一步充分了解公司戴爾公司曾聲稱，對價值鏈的充分理解是其制勝的關(guān)鍵。這使得它可以更準(zhǔn)確地采購原材料，進(jìn)而提高了整個供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度。這對那些銷量大、毛利低的公司至關(guān)重要。實施邁克爾波特的價值鏈分析，對公司是非常有好處的，他的模型中的兩個關(guān)鍵要素—采購和物流，與電子采購高度相關(guān)。價值

3、鏈中的采購環(huán)節(jié)是支持公司運轉(zhuǎn)活動中的一部分。管理者應(yīng)該從戰(zhàn)略高度來考慮公司的采購模式。戰(zhàn)略采購職能，是要決定企業(yè)該買什么。同時，要保證采購價格合理，并有合同支持。進(jìn)貨物流是提升效率的主戰(zhàn)場，此時電子采購系統(tǒng)可以派上大用場。一旦采購團隊選定了供應(yīng)商并與之簽署協(xié)議，接下來就由電子采購系統(tǒng)來保證采購員可以從電子系統(tǒng)中方便地執(zhí)行采購任務(wù)。第二步理解采購對象電子采購是采購價格低、批量大的貨物的理想工具。如果公司試圖將所有的采購都通過電子采購系統(tǒng)來

4、完成，最終將發(fā)現(xiàn)得到的收益要遠(yuǎn)低于預(yù)期。在這一步，你要考察公司過去采購產(chǎn)品和服務(wù)的費用，并分析它們的類型，比如文具、差旅、工服等。同時，也要考察每種類型的采購有多高效的電子采購可以幫助公司提高采購效率，進(jìn)而提升供應(yīng)鏈效率。電子采購六步走Supplychainmanagement79201006CPATEFINANCE少供應(yīng)商以及采購量分別是多大。要分析每個類型的采購金額及平均采購價值，有時還要對某些特殊的采購進(jìn)行細(xì)分。通常，大批量購買的

5、貨物往往有較低的平均采購價值，這些貨物最適合使用電子采購方式。以下的問題對企業(yè)決定是否運用電子采購方式有幫助：你們公司是否有多于一家的文具供應(yīng)商？如果是，真的需要那么多文具供應(yīng)商嗎？員工是否遵守采購規(guī)定？例如，是否從沒有簽訂合約的供應(yīng)商那里采購了貨物？供應(yīng)商出價是否和合同條款一致？第三步選定系統(tǒng)盡管市場上有許多標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，但建議最好還是使用公司ERP系統(tǒng)提供的電子采購模塊。大多數(shù)ERP系統(tǒng)，如SAP、甲骨文等都提供這樣的模塊。運用ERP

6、系統(tǒng)里的電子采購模塊的好處是，你可以用主系統(tǒng)生成采購訂單，并接收供應(yīng)商的電子發(fā)票。這樣，所有數(shù)據(jù)都整合在一個系統(tǒng)中，便于生成完全的財務(wù)報告和計劃。第四步讓員工適應(yīng)變化目前的采購流程可能是，采購員拿起電話告訴供應(yīng)商要采購什么。為了更有效率，新的系統(tǒng)必須使采購更便捷。當(dāng)亞馬遜的總裁JeffBezos談到公司的成功秘訣時，他不斷重復(fù)：“網(wǎng)站的便利性”，就是那么簡單。對于一個公司來說，采用電子采購是一次公司文化的轉(zhuǎn)變，尤其對于那些對信息技術(shù)一竅

7、不通的員工。因此，有效的培訓(xùn)和管理計劃是非常重要的。第五步讓供應(yīng)商適應(yīng)轉(zhuǎn)變采用電子采購對供應(yīng)商提出了新的要求。他們能將其產(chǎn)品信息放入電子目錄，并與你們公司的系統(tǒng)對接嗎？如果他們不能，那你該怎么辦？這會迫使你只尋找能“電子化”的供應(yīng)商嗎？通常有兩種方法能將電子采購系統(tǒng)與供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄相鏈接。一種是與供應(yīng)商產(chǎn)品目錄直接鏈接，這樣的好處是直接且成本低。但缺點是，如果有許多這樣的供應(yīng)商與公司的系統(tǒng)相鏈接，管理起來就很困難，使用起來也容易混亂。

8、另一種方法是通過所謂的“集市”（第三方網(wǎng)絡(luò)平臺）作為鏈接公司和眾多供應(yīng)商的媒介?！凹小必?fù)責(zé)將產(chǎn)品信息放入產(chǎn)品目錄，同時為一些沒有電子目錄的供應(yīng)商提供簡單的解決方案，以幫助他們加入電子采購的變革中。第六步評估收益一旦電子采購開始運行，定期評估其運行效果是非常重要的。典型的可供評估的收益體現(xiàn)在以下方面。首先，在效率方面包括：1.減少了交易成本。通常，處理一單采購業(yè)務(wù)的成本在20~64英鎊之間。采用電子采購系統(tǒng)后，處理速度更快，差錯更低，可

9、顯著降低交易成本。有公司統(tǒng)計其每筆交易的成本降低到10英鎊左右。但仍建議每個公司獨立分析一下自身成本的節(jié)約程度。2.規(guī)模經(jīng)濟。所有的采購都在正規(guī)的采購框架下，適用合同價格。由于采購批量大，公司往往會得到更好的折扣。3.無需再管理產(chǎn)品目錄。通常，更新管理供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄是采購團隊的一項職責(zé)，而通過電子采購，維護(hù)和更新產(chǎn)品電子目錄的職責(zé)將交由供應(yīng)商來處理。其次，在有效性方面包括：1.采購合同化。確保產(chǎn)品和服務(wù)的采購都在法律合同的框架內(nèi)，使員

10、工沒有可能購買合同范圍外的貨物。例如，在一個采購管理制度松懈的醫(yī)院里，員工可能外購一些沒有被批準(zhǔn)的供應(yīng)商的藥品，這就可能影響對病人的醫(yī)療效果，甚至引發(fā)嚴(yán)重的法律問題。2.在恰當(dāng)?shù)臅r間采購正確的產(chǎn)品。電子采購系統(tǒng)要求供應(yīng)商只顯示與公司有交易的產(chǎn)品，同時還列明了采購提前期。3.可提供準(zhǔn)確詳細(xì)的報表信息。將電子采購模塊與ERP系統(tǒng)相鏈接，使得提供詳細(xì)的采購明細(xì)分析非常方便，為更好管理采購提供信息支持。（本文首發(fā)于CIMAFinancialMa