會議運營管理

1、第一章會議概述 第一節(jié) 會議的概念 狹義的會議是指一種圍繞特定目標和議題進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織、有計劃地群體性商議活動。 （1）會議的針對性（2）會議的規(guī)定性。 （3）會議的程序性， 廣義的會議則包含一切圍繞特定目的開展的、使用口頭交流方式的群體性活動。 區(qū)分廣義會議和狹義會議，首先要看會議有無特定的議題。 有目的而無特定議題的活動，如：開幕式、閉幕式、頒獎儀式、開業(yè)儀式等，屬于廣義的會議； 二、會議的特

2、征 1.會議是一種圍繞特定目標和議題開展的活動 2.會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流、聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動 3.會議是一種群體性的社會交往活動 第二節(jié) 會議的要素 要素大致可以分為三類：會議人員要素、會議物質(zhì)要素和會議形式要素。 會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)助單位等。 會議人員的活動決定著會議的效果。 會議的物質(zhì)要素，是會議順利進行的必要保證， 會議議題

3、是根據(jù)會議目標確定并提交會議討論或解決的具體問題，會議議題處于會議的核心地位。 以議題內(nèi)容分。會議議題可以分為政治性工作議題、經(jīng)濟工作議題、外交工作議題、教育工作議題、科技工作議題等等。 以議題來源分。主要有法定例會議題和非例會議題。 會議名稱是指能夠概括一次會議的主辦單位、參加對象、內(nèi)容和時間地點等的簡短精煉的標題。 會議時間通常包括三個方面：一是會議的起止時間。二是會議的時間量。三是會議的周期。第三節(jié)會議的功能作用會議的功能 1.信

4、息交流、傳遞 2.集思廣益、科學(xué)決策和管理 3.發(fā)揚民主、宣傳教育 4.聯(lián)絡(luò)感情 5.樹立形象、產(chǎn)生權(quán)威 6.檢查、監(jiān)督 第二章 會議類型第一節(jié) 會議類型 按會議性質(zhì)劃分 1.法定性會議 2.非法定性會議 交流性會議的意圖著重于在文化、專業(yè)學(xué)術(shù)及其它方面的交流學(xué)習、經(jīng)驗分享，根據(jù)會議內(nèi)容不同，對出席者的要求也各有不同。 法定代表性會議（也稱立法性會議） 協(xié)會類會議在會議市場中占有相當重要的位置。 玻璃魚缸式會議 這是一種非常獨特的方便

5、電視轉(zhuǎn)播的討論會議類型。一次會議的時間限度。 ⑴會議舉辦地 會議舉辦地要考慮政治，經(jīng)濟，文化等大方面的因素， 2.會議地點在策劃中的要求 ⑴會議地點要“量身定做” ⑵要綜合考慮政治經(jīng)濟因素 ⑶與會議內(nèi)容相呼應(yīng) ⑷要考慮與會議酒店的距離 ⑸會議后的旅游和考察 通常可變成本是你預(yù)算中分量最重的部分，由于參加會議的人數(shù)往往和預(yù)計人數(shù)有較大的出入，因此必須制定一個總預(yù)算的范圍。 常見的會議突發(fā)事件對策的策劃 ⑴主要發(fā)言人缺席 ⑵登記代表數(shù)

6、量不足 ⑶代表們沒有出席 ⑷發(fā)言人表現(xiàn)不當 ⑸某位代表言行不當 ⑹會議前會場出現(xiàn)了問題 ⑺由國家性的重要活動會議同期舉行 ⑻重要的健康問題 ⑼飲食供應(yīng)確實令人不滿意 ⑽由于排隊而導(dǎo)致飲供應(yīng)延遲 ⑾影響代表們到會與理會的主要交通問題 ⑿電子系統(tǒng)問題嚴重 第三節(jié) 會議策劃書的制訂 會議的成果最終要通過形成某種文書的形式反映與表達出來， 會議策劃書是在舉辦會議之前，對會議的內(nèi)容，形式，時間，地點，接待，現(xiàn)場管理，經(jīng)費籌措與使用，會議

7、形象等各個方面進行總體策劃和具體安排而形成的建議性文案。比較重要的會議，會務(wù)工作機構(gòu)都應(yīng)該事先根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和指示制定出周密詳盡的策劃方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準后由會務(wù)工作機構(gòu)具體實施。 會議策劃書的寫法 1.開頭寫會議舉辦緣由，單位，會議名稱，時間，地點，會期等，以“制 定會議方案如下”作為承上啟下的連接語。 2.主體寫會議宗旨，規(guī)模，議程，日程，流程，準備工作，經(jīng)費預(yù)算，請 嘉賓貴賓名單以及他們的講話報告文件等。 3.結(jié)束語“以上方案

8、，當否，請批示” 。 4.落款寫主辦單位名稱，會議擬定的秘書小組或籌備小組名單，該策劃書 形成時間。第四章 會議中心 在我國，基本上可以分為以下四類： ⑴專業(yè)的接待會議團隊的設(shè)施或者建筑 ⑵會議功能比較強的酒店、度假村 ⑶酒店內(nèi)專業(yè)接待會議的設(shè)施、建筑 ⑷同時兼有會議和展覽功能 3.會議中心的功能 區(qū)域性會議中心的發(fā)展改變了我國大型、高端會議及活動只能在北京、上海等一類城市舉行的格局，推進了我國會議市場多元化的進程； 一些高檔次的會議中

9、心的投入使用，從很大程度上提升了我國會議產(chǎn)業(yè)在國際上的地位，為我國會議產(chǎn)業(yè)與國際接軌做出了積極的貢獻； 由于會議產(chǎn)業(yè)是一個帶動性很強的新興產(chǎn)業(yè)，大型會議中心進入市場，為區(qū)域會議產(chǎn)業(yè)乃至區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展注入了新的活力； 會議中心不僅可以成為當?shù)氐牡貥诵越ㄖ?，又可以提高城市的形象?參會者來到一個城市參加會議，必然要住宿、租車、吃飯、購物等，在城市中進行各式各樣的消費，這樣會議中心就可以拉動當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展，并創(chuàng)造大量就業(yè)機會。 第三節(jié) 我國會