公文管理與公文寫作常見問題解析

1、,,公文管理與公文寫作常見問題解析,總經(jīng)辦 曾潔2015.8.25,,信念+方法=結(jié)果,,課程依據(jù),國標(biāo)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）公司瀘州老窖股份有限公司公文管理辦法（試行）,,目錄,,,No.1 公 文,公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的過程中所形成的、按照規(guī)定程序辦理，并在法定的范圍內(nèi)使用的、具有特定效力

2、和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)、規(guī)章或管理規(guī)章，施行行政措施和領(lǐng)導(dǎo)管理職能，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要手段和工具。,,目錄,,,一、從不同角度分類，常見的如下（一）按照發(fā)文機(jī)關(guān)的行文方向，可分為：上行文、下行文、平行文（二）按照公文內(nèi)容涉及秘密的程度，可分為：公開件、限制件、秘密件、機(jī)密件、絕密件（三）按照公文處理時(shí)限的要求，可分為：平件、加急件、特急件（四）按照

3、公文的來源，可分為：收文、發(fā)文（五）按照處理方式，可分為：閱件、辦件,No.2 公文的分類,,二、通用公文分類，常見的如下（一）黨政機(jī)關(guān)主要公文（法定公文）：15種，公司只有13種1.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文：決議、決定、命令（令）、通知、通報(bào)、批復(fù)、紀(jì)要2.呈報(bào)性公文：報(bào)告、請(qǐng)示、議案3.公布性公文：公報(bào)、公告、通告4.商洽性公文：函5.兼容性公文：意見（二）法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章條例、規(guī)定、辦法、守則、規(guī)則、準(zhǔn)則、細(xì)則、章程

4、、規(guī)范、規(guī)程、制度、公約,No.2 公文的分類,,（三）會(huì)議公文開幕詞與閉幕詞、會(huì)議工作報(bào)告、專題講話、提案、會(huì)議記錄（四）計(jì)劃、決策與反饋公文可行性分析（研究）報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、答復(fù)（五）公務(wù)信息公文調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、信息快報(bào)、信訪分析報(bào)告,No.2 公文的分類,,目錄,,,No.3 公文的格式,一、版面要求（一）頁邊與版心尺寸1.上邊距3.17厘米，下邊距2.75厘米，左邊距2.65厘米，右邊距2.75厘米,,No

5、.3 公文的格式,一、版面要求（一）頁邊與版心尺寸2.頁眉距邊界約1.5厘米，頁腳距邊界約2.5厘米,,No.3 公文的格式,一、版面要求（二）字體和字號(hào)：詳見后面內(nèi)容（三）文字顏色：無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。,,No.3 公文的格式,二、公文格式各要素編排規(guī)則（一）公文格式各要素的劃分,版頭,,,,主體,,版記,,,版頭,1.份號(hào)：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2

6、.密級(jí)和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；在密級(jí)之后標(biāo)注“★”，然后標(biāo)注保密期限；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。 用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行

7、排列。,No.3 公文的格式,,,版頭,4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：俗稱“公文名稱”“紅頭子”。兩種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱+“文件”，俗稱“文件版頭”（大版頭），主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作，頒布行政規(guī)章，發(fā)布決定或通知，印發(fā)重要會(huì)議紀(jì)要等。（2）發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，俗稱“函件版頭”（小版頭），主要用于印發(fā)函件及處理一般事項(xiàng)的通知、批復(fù)等下行文。,No.3 公文的格式,,版頭,5.發(fā)文字號(hào)：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行

8、位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。如“瀘州老窖股發(fā)〔2015〕34號(hào)”。注意：上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行，如左圖。平行文、下行文發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置居中編排，如右圖。,No.3 公文的格式,,版頭,6.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成

9、，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。,No.3 公文的格式,,版頭,7.分隔線：發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（在word文字處理系統(tǒng)中推薦高度為2.25 磅，寬度15.33 厘米）。,No.3 公文的格式,,主體,1.標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān) +（關(guān)于）事由 +（的）文種（1）除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（2）一般用2號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體

10、，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。,No.3 公文的格式,,主體,2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)方正仿宋簡(jiǎn)體，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，

11、回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；第一層用黑體字、第二層一般用方正楷體簡(jiǎn)體字、第三層和第四層一般用方正仿宋簡(jiǎn)體字標(biāo)注。,No.3 公文的格式,,主體,4.附件說明：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱

12、的首字對(duì)齊。如左圖所示。（2）附件應(yīng)當(dāng)另面編排，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如右圖所示。,No.3 公文的格式,,主體,5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：（1）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（2）成文日

13、期一般右空四字編排。,No.3 公文的格式,,主體,6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。,No.3 公文的格式,特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。（不得“此頁無正文”）,,版記,1.抄送機(jī)關(guān)：（1）如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回

14、行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。同一系統(tǒng)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用“、”分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用“，”分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)“。”。（2）如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。,No.3 公文的格式,,版記,2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字

15、，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。,No.3 公文的格式,,3.頁碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。奇數(shù)頁居右空一字，偶數(shù)頁居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。,No.3 公文的格式,,三、特定格式之紀(jì)要格式詳見

16、圖示。除在標(biāo)題下注明會(huì)議情況外，其余要素與前述公文各要素編排規(guī)則一致。,No.3 公文的格式,,會(huì)議情況,,目錄,,,No.4 公文寫作,一、公文的邏輯結(jié)構(gòu)（一）格式：版頭、主體、版記（二）正文：開頭、主體、結(jié)尾,,目的式：用表示目的的介詞“為……”、“為了……”等領(lǐng)起下文。 根據(jù)式：用介詞“根據(jù)……”、“遵照……”、“按照……”、“依照……”等領(lǐng)起下文。 緣由式：緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題

17、的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對(duì)公文內(nèi)容的重視。,開頭,No.4 公文寫作,,主體,No.4 公文寫作,公文正文的主體部分是公文的核心，公文的主要事項(xiàng)或基本內(nèi)容都是在這一部分中被表述的。公文的主體部分寫作要求是：內(nèi)容充實(shí)，中心突出，表意明確，條理清楚。黃金結(jié)構(gòu)：“三個(gè)三”,,結(jié)尾,No.4 公文寫作,習(xí)慣式歸結(jié)式說明式申明式祈請(qǐng)式期望式,,No.4 公文寫作,二、公文寫作的基本規(guī)律（程序

18、）確定主旨——選擇材料——理清思路——安排結(jié)構(gòu)——編寫提綱——填充材料編寫提綱非常重要！,,No.4 公文寫作,三、常用公文寫作,,通知,No.4 公文寫作,（一）常見分類1.工作通知：上級(jí)對(duì)下級(jí)就某項(xiàng)工作發(fā)出指示、提出要求、做出安排。2.會(huì)議通知：以下行為主，也可平行。3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知：上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)文件，可用批轉(zhuǎn)性通知；下級(jí)照轉(zhuǎn)上級(jí)文件、同級(jí)或不相隸屬單位間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。4.發(fā)布性通知：用于發(fā)

19、布規(guī)章和規(guī)章制度。5.任免通知：用于任免、聘用有關(guān)人員。,,通知,No.4 公文寫作,（二）基本結(jié)構(gòu)和寫法1.標(biāo)題：× × ×關(guān)于× × ×的通知。根據(jù)工作需要和行文目的，有時(shí)可寫明是“緊急通知”“重要通知”“補(bǔ)充通知”。2.主送機(jī)關(guān)：指受文單位名稱。3.正文：要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應(yīng)如何處理。語言精練。4.

20、結(jié)束語：“特此通知?！?.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期?！陨鲜亲珜懲ㄖ仨毢w的內(nèi)容，不能有疏漏。,,通報(bào),No.4 公文寫作,（一）常見分類1.表彰性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)。2.批評(píng)性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)錯(cuò)誤，糾正不良傾向。3.情況通報(bào)多用于向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的重要精神或重要情況，以作為工作的參考。,,通報(bào),No.4 公文寫作,（二）基本結(jié)構(gòu)和寫法1.標(biāo)題：× × &#

21、215;關(guān)于× × ×的通報(bào)2.主送機(jī)關(guān)：指受文單位名稱3.正文：各類通報(bào)寫法上的差異體現(xiàn)在正文中，但要求寫進(jìn)正文的材料和事件，必須真實(shí)、準(zhǔn)確，典型而有普遍意義。（1）表彰性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡、先進(jìn)事跡評(píng)價(jià)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。（2）批評(píng)性通報(bào)：正文一般包括錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤原因和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四個(gè)部分。4.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。,,報(bào)告,No.4 公文寫作,（

22、一）含義及作用報(bào)告是用以向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)單位詢問的一種上行文。（二）一般結(jié)構(gòu)與寫作要求1.標(biāo)題： × × ×關(guān)于× × ×的報(bào)告2.主送機(jī)關(guān)：力求單一3.正文：（1）報(bào)告緣由：簡(jiǎn)明扼要地說明為什么寫報(bào)告。（2）報(bào)告內(nèi)容：可按事情的發(fā)展變化脈絡(luò)（時(shí)間順序）寫，也可按情況、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或問題寫。4.結(jié)束語：“特此報(bào)告?！?.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文

23、日期。,案例,,請(qǐng)示,No.4 公文寫作,（一）含義及作用請(qǐng)示是用以向上級(jí)單位請(qǐng)求批準(zhǔn)或指示的一種上行文。（二）一般結(jié)構(gòu)與寫作要求1.標(biāo)題： × × ×關(guān)于× × ×的請(qǐng)示尤其注意：不能把文種“請(qǐng)示”誤為“請(qǐng)示報(bào)告”“報(bào)告”“申請(qǐng)”。標(biāo)題不宜寫“關(guān)于請(qǐng)求（申請(qǐng)） × × ×的請(qǐng)示”。2.主送機(jī)關(guān)：只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),,請(qǐng)示,No.4 公

24、文寫作,3.正文：（1）請(qǐng)示原因：簡(jiǎn)明扼要又充分地陳述請(qǐng)示的原因。（2）請(qǐng)示內(nèi)容：內(nèi)容要具體，所提建議和要求要切實(shí)可行。一般寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定”怎么辦。4.結(jié)束語：“妥否，請(qǐng)批復(fù)?！薄疤卮苏?qǐng)示，請(qǐng)予審批。”“請(qǐng)批準(zhǔn)”等慣用語。不要用“可否（妥否、當(dāng)否），請(qǐng)批準(zhǔn)“之類不合邏輯的結(jié)語。5.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。6.附注：注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。,案例,,No.4 公文寫作,（三）參考模板,XXXX（發(fā)文單位）關(guān)于X

25、XXX 的請(qǐng)示XXXX（主送機(jī)關(guān)）： 為了XXXX（目的主旨），根據(jù)……（依據(jù)），我單位擬XXXXXX（意圖主旨）（概述工作背景或基本情況，簡(jiǎn)要提出要求解決的問題）?，F(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見請(qǐng)示如下（請(qǐng)示原由、事項(xiàng)，內(nèi)容多可以分條列項(xiàng)） 一、……（基本情況）。 二、……（請(qǐng)示的必要性和可行性及其意義）。 三、 ……（具體方案和請(qǐng)示事項(xiàng)）。 妥否，請(qǐng)

26、批復(fù) 。（結(jié)語） 發(fā)文機(jī)關(guān)日期 （聯(lián)系人、電話）,請(qǐng)示,,No.4 公文寫作,報(bào)告 VS 請(qǐng)示,區(qū)別的邏輯起點(diǎn),,函,No.4 公文寫作,（一）含義及作用函是不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)所使用的一種公文。函屬平行文，主要用

27、于平行單位之間或不相隸屬的單位之間。特殊情況下，也可用于上下級(jí)單位之間對(duì)一些事務(wù)性的具體問題的聯(lián)系。（二）分類1.商洽函2.請(qǐng)批函3.詢問答復(fù)函另：按照行文方向，可分為去函與復(fù)函。,,函,No.4 公文寫作,（三）一般結(jié)構(gòu)與寫作要求1.標(biāo)題： 去函：× × ×關(guān)于× × ×的函復(fù)函：× × ×關(guān)于× × 

28、15;的復(fù)函2.主送機(jī)關(guān)：3.正文：復(fù)函注意，要先在開頭寫明“某月某日關(guān)于某個(gè)問題的來函收悉”之類4.結(jié)語：（1）去函：“特此函告”“請(qǐng)即函復(fù)”“請(qǐng)予支持（協(xié)助）”+“為感”“為荷”“為盼”，后加句號(hào)。（2）復(fù)函：“特此函復(fù)?！?.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,商洽聯(lián)系函,關(guān)于商請(qǐng)……問題的函×××: 我單位是……（自我情況簡(jiǎn)介）。為了…

29、…（目的主旨），我們擬……。現(xiàn)就×××問題請(qǐng)求你們的同意（協(xié)助、支持、諒解）（意圖主旨）。具體情況是：（以下分旨可以分條列項(xiàng)）。 以上意見當(dāng)否，請(qǐng)函復(fù)。（結(jié)語強(qiáng)化行文意圖） 落款

30、 成文日期（聯(lián)系人、電話）,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,請(qǐng)批函,關(guān)于申請(qǐng)（請(qǐng)求）……的函×××: 為了……（目的主旨），根據(jù)……（依據(jù)），我們擬申請(qǐng)……（意圖主旨）?，F(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見函告如下：（以下分旨可以分條列項(xiàng)）。 一、……（基本情況）。 二、……（必要性、可行性及

31、其意義）。 三、……（我們的意見）。 現(xiàn)將有關(guān)材料報(bào)送你們，請(qǐng)予審批。（結(jié)語強(qiáng)調(diào)行文意圖） 落

32、款 成文日期 （聯(lián)系人、電話）,,No.4 公文寫作,（四）參考模板,函,詢問答復(fù)函,關(guān)于……的復(fù)函×××:貴單位《關(guān)于……的函》收悉。經(jīng)我司研究決定，現(xiàn)將有關(guān)事宜函復(fù)如下。一、……二、…

33、…三、……特此函復(fù)。 落款

34、 成文日期 （聯(lián)系人、電話）,,會(huì)議紀(jì)要,No.4 公文寫作,寫作要求（參考模板）,……會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：參會(huì)人員：會(huì)議主持：會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容：落款

35、 成文日期,案例,,目錄,,,No.5 公文寫作常見錯(cuò)誤案例剖析,案語,,錯(cuò)別字辨析,按語,成份,,成分,關(guān)連,,關(guān)聯(lián),宏揚(yáng),,弘揚(yáng),錄相,,錄像,出謀畫策,,出謀劃策,豐富多采,,豐富多彩,義無返顧,,義無反顧,再接再勵(lì),,再接再厲,招工啟事,,招工啟示,No.5 公文寫作常見錯(cuò)誤案例剖析,（一）“二”與“兩”（二）“倍”（三）“以上”與“以下”（四）“制定”與“制訂”（五）“物質(zhì)”與“物資”

36、（六）“需要”與“須要”（七）“權(quán)力”與“權(quán)利”,（八）“截止”與“截至”（九）“違反”與“違犯”（十）“以至”與“以致”（十一）“象”與“像”（十二）“的”、“地”、“得”（十三）“部署”與“布置”（十四）“既”與“即”（十五）“和”、“與”、“及”,易錯(cuò)字詞區(qū)辨范例,No.5 公文寫作常見錯(cuò)誤案例剖析,公文行文不規(guī)范舉例,標(biāo)題回行時(shí)詞意不完整,No.5 公文寫作常見錯(cuò)誤案例剖析,公文行文不規(guī)范舉例,搭配不當(dāng),No