excel實用技巧

1、Excel辦公實用小技巧辦公實用小技巧10則一.在Excel中巧寫月份中巧寫月份月度報表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動填寫月份，感覺十分方便。筆者使用Excel制作的一個報表(模板)標(biāo)題是“市局月份在職職工工資表”。這個表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個步驟輸入標(biāo)題：1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；2.在合并的單元格中輸入：=“煙臺市農(nóng)機局”用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢關(guān)系用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運用E

2、xcel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。(一)、柱形圖1.點擊“開始→程序→MicrosoftExcel”進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。2.單擊“插入”工具欄中的“圖表”，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E—圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊“下一步”。3.進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊“下一步”。4.

3、進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項，此時有一組選項標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人生成圖表的需要選擇)。5.通常直接單擊“下一步”進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開選擇新工作表項，在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。6.如果以上各步驟的操作發(fā)生錯誤，可按“上一步”按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?

4、步驟操作后，如沒有錯誤，單擊“完成”按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。(二)、折線圖在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項，顯示圖表類型對話框，從對話框中選擇折線圖，單擊“確定”按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢的折線圖。(三)、餅圖同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從“圖表類型”對話框中選擇“餅圖”，單出“確定”按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。說明:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目，可

5、根據(jù)自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。三.在Excel中對特殊文字進(jìn)行處理的方法中對特殊文字進(jìn)行處理的方法你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告(其實Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。除了常規(guī)的文字字體、字號、字型、顏色，下劃線、對齊的編輯處理外，還要注意以下幾項:首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開頂行

6、菜單的編輯項，點擊“填充”→選擇克隆的方向。2序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開頂行菜單編輯項→填充→序列；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項。3自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實際工作中需要序列可能不存在，比如上級單位下屬單位名稱，這時需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開頂行菜單工具項，選項→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。4工作表間的

7、克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時點擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開頂行菜單編輯項，填充→至同組工作表→有全部、內(nèi)容、格式三個選項，可任意選取。五、有效性檢查的設(shè)置五、有效性檢查的設(shè)置Excel2000可以對單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行限制(例如，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時間等)，并能核對輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱之為“有效性檢查”

8、。以小數(shù)(其它數(shù)據(jù)基本類似)的有效性檢查為例，其設(shè)置方法是：1.選中單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。3.打開“設(shè)置”選項卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類型，本例應(yīng)選中“小數(shù)”。4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用

9、或公式。5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項卡中的“忽略空值”選項，反之則應(yīng)將該選項清除。有效性檢查設(shè)置結(jié)束后，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車后，Excel2000就會彈出“輸入值非法”對話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。如果想取消對單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查，只須按以上步驟打開“設(shè)置”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。列表框選取列表框選取六、對輸入提示的有效性檢查

10、六、對輸入提示的有效性檢查用戶對單元格的作用認(rèn)識不清，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯誤的常見原因。針對這種情況，Excel2000可在用戶選中單元格時給予提示，從而減少輸入錯誤的發(fā)生率。輸入提示的設(shè)置方法是：1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“輸入信息”選項卡。3.選中“輸入信息”選項卡中的“選定單元格時顯示輸入信息”選項，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題(可選)，再在“輸入信息”框內(nèi)

11、輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域，Excel就會自動彈出“這是文本單元格，不能輸入數(shù)值！”提示框，對用戶的操作進(jìn)行指導(dǎo)。如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開“輸入信息”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。七、用七、用“有效性檢查有效性檢查”設(shè)置出錯警告設(shè)置出錯警告數(shù)據(jù)錄入錯誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問題，但不能給出糾正的