行政前臺管理制度

1、前臺管理制度提要前臺管理制度提要：前臺是公司對外的窗口，是樹立公司良好形象，提高公司聲譽(yù)的窗口。為更好地體現(xiàn)公司的整體形象，特制定本規(guī)定。行政前臺管理行政前臺管理制度制度前臺是公司對外的窗口，是樹立公司良好形象，提高公司聲譽(yù)的窗口。為更好地體現(xiàn)公司的整體形象，特制定本規(guī)定，具體內(nèi)容如下：1、接待工作1.1應(yīng)創(chuàng)造優(yōu)雅、清新的前臺接待環(huán)境，前臺桌面物品擺放整齊，不許放置與工作無關(guān)的物品。1.2應(yīng)做到儀表端正、言行得體、并按公司規(guī)定穿著制服，

2、制服要保持整潔。1.3應(yīng)對來客熱情大方、禮貌周到、不卑不亢、微笑服務(wù)。1.4有來客來訪，接待人員應(yīng)了解來客的身份、意圖，根據(jù)需要與有關(guān)部門聯(lián)系，做好引見工作，并帶來客到指定會議室或說明方向。1.5遇到對我司投拆之客戶，應(yīng)盡可能安排會議室接待，并迅速通知相關(guān)部門處理，以免對其他來客造成不良影響。1.6應(yīng)配合各部門搞好接待服務(wù)工作。1.7須負(fù)責(zé)公司會議室的安排、管理和安排茶水供應(yīng)。1.8須負(fù)責(zé)公司信件的郵寄、收發(fā)，報紙的收發(fā)，公共報紙架中雜

3、志、報紙的管理工作。1.9應(yīng)及時、準(zhǔn)確將電子傳真件轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員，以免影響工作。2、電話接聽2.1電話接聽工作是公司對外聯(lián)系的窗口，接聽人員的服務(wù)態(tài)度、語言藝術(shù)、操作熟練程度決定整個話務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)了公司形象和聲譽(yù)。2.2接聽電話時，應(yīng)統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)用語：“您好，天港置業(yè)“。轉(zhuǎn)接電話時，應(yīng)使用禮貌用語：“請稍等“。2.3聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確、迅速地拿起聽筒，要求在三聲之內(nèi)接聽。轉(zhuǎn)接電話前請確認(rèn)接聽人是否在崗，如果暫時沒有適合的接聽人，可回應(yīng)如

4、下：“抱歉，相關(guān)負(fù)責(zé)人不在，請您留下聯(lián)系電話，我將盡快轉(zhuǎn)告相關(guān)負(fù)責(zé)人?！?.2業(yè)務(wù)咨詢的來電可轉(zhuǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)部門：如拉廣告、求贊助類的電話轉(zhuǎn)辦公室。項目開發(fā)情況轉(zhuǎn)各營銷部。項目租賃情況轉(zhuǎn)營銷部。材料供應(yīng)商、相關(guān)建安類的業(yè)務(wù)咨詢轉(zhuǎn)采購合同管理部。應(yīng)聘、人事資料類轉(zhuǎn)辦公室。產(chǎn)品推銷轉(zhuǎn)辦公室或委婉拒絕3.3接待指名道姓找某位公司高層的來訪者3.3.1接待指引若清晰了解需找的公司高層不在，應(yīng)將來電者有關(guān)資料記錄（姓名、公司、電話、留言等），便于轉(zhuǎn)告

5、。明確事由后，可轉(zhuǎn)接秘書處理，轉(zhuǎn)接時應(yīng)事先告知秘書大概情況，并告知客戶將要作出的處理。3.3.2用語指引“請問先生（小姐）貴姓，找XX（高層）有什么事呢？““抱歉，XX（高層）外出辦事正在開會，可否留下您的姓名、電話、留言，待XX（高層）回來開完會，我立刻轉(zhuǎn)告，以便與您聯(lián)絡(luò)解決您的問題，謝謝！““請您稍等一會兒?！?.4接待業(yè)主投訴電話3.5咨詢開發(fā)項目情況（項目情況、售價、配套設(shè)施等）3.5.1接待指引了解需要咨詢的項目名稱，告知項目