公文寫作課件

1、公 文 寫 作 甘肅五谷種業(yè)股份有限公司,,,主要內(nèi)容,一、公文的概念和種類二、公文寫作的要求和流程三、常用行政公文寫作方法四、公文寫作錯誤案例

2、分析五、公司檔案管理規(guī)定,一、公文的概念和種類,公文是指黨政機關、群眾團體、企事業(yè)單位在辦理公務中經(jīng)常使用的具有慣用格式的公務文書。,公文的類別,公文種類主要包括： 命令、決定、公告、通告、通知、通報、 議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等共計13 種。,行文關系,是各級黨政機關、各個部門和單位之間的 組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關系，平行關系， 不相隸屬關系

3、。,行文方向,一定的行文關系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。 行文方向分為上行文、平行文和下行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通告、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。,三、公文寫作的要求和流程,公文寫作要求,內(nèi)容務實觀點鮮明材料可靠符合規(guī)范,公文結構用語,開頭用語：為（了）、關

4、于、由于等結尾用語：為要（盼）、特（專）此通知稱謂用語：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項目承啟用語：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、以上等經(jīng)辦用語：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)等征詢用語：當否、妥否、是否可行、意見如何等期請用語：期、盼、擬請、懇請、報請、特請等,公文寫作一般步驟,寫作準備擬定提綱草擬初稿征求意見反復修改制版印刷,1、寫作準備,主要內(nèi)容和材料的準備，即事先準備圍繞主題所要采用的觀點和材料，做

5、好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對其使用勾勒出一個大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對象的特點有所側重。2、擬定提綱在明確寫作意圖、目的、內(nèi)容并充分準備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局，以提綱的形式體現(xiàn)出來?？纱致詳M出標題和各層次的要點，也可細致擬出大小標題和各層次主要內(nèi)容及段落分布。,3、草擬初稿,首先盡快進入寫作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭達到“嚴、準、精、快”四個要求。4、征求意見

6、如涉及其他單位或部門，需廣泛征求各方面意見，把搜集到的意見進行認真研究，深入實際，進一步了解情況、提高認識。,5、反復修改,一般程序：反復閱讀，從整體把握文章結構，然后從大的段落、觀點上進行修改，再就每一具體問題進行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷修改后的文稿經(jīng)領導簽發(fā)即轉化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。,四、常用行政公文寫作方法,公文的結構，總的來看包括以下兩個部分

7、：,公文的外部形式： ——格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織： ——內(nèi)容，即公文的主體部分。,一、排版規(guī)格 正文用3號仿宋體，一般每面排22行，每行排28個字。二、裝訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。無壞釘、漏釘、重釘。三、公文用紙及版面尺寸采用國際標準A4型紙，尺寸為210mm×297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）：

8、28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm,1、公文版面及裝訂要求,2、公文的結構及要素,結構：文頭、主體、文尾。要素：發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 標題、主送機關、正文、附件說明、 印章、成文日期、附注、主題詞、 抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等 。,文頭部分,公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項內(nèi)容。 位于公文

9、首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。,文件名稱：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成，一般采用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mm×15mm(高×寬)，上行文距版心上邊緣為80mm。發(fā)文字號左空一格，用3號仿宋體，簽發(fā)人右空一格。只有上行文才需注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。,主體部分,公文的主體，是公文最主要的部分。 包括標題、主送機關、正文、附件、

10、發(fā)文機關、印章和成文日期等要素。,,,,紅線下空2行為標題位置，用2號小標宋體字。主送機關在標題下空1行，左側頂格。正文用3號仿宋體字，每面22行×28字。小標題用3號黑體字。,附件在正文下空1行左空2字標識，附件名稱后不加標點。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件“。成文日期右空4字，中文小寫。,加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當公文排版

11、后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識"此頁無正文"的方法解決。,,當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。,當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。,文尾部分（版記）,包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、 印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。,“主題詞”用3號黑體字， 居左頂格標識，后標全角

12、冒號。 詞目用3號小標宋體字， 詞目之間空1字，一般不超過五個。 抄送機關左空1字，后標全角冒號， 抄送機關間用逗號隔開， 回行時與冒號后的抄送機關對齊， 在最后一個抄送機關后標句號。 印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準， 用阿拉伯數(shù)碼標識。,20mm,發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)， 距下頁

13、邊20mm處為一條文武線(上細下粗)， 兩條線長均為17cm。 每行居中排28個字， 首頁不顯示頁碼。,信函格式,公文的內(nèi)容,標題 主送機關 正文（開頭、主體、結尾） 附件 生效標識（成文時間、印章）,一般由5個部分組成：,1、常用標題（不帶發(fā)文機關）,事由＋文種 [例]：關于局精簡會議嚴肅會風的意見　　 只有文種——常常是帶周知性的不重要的公務 [例]：通知,如果有明確“

14、主送機關”的要標明，如果是面向機關全體人員或者社會群體的， 公務是周知的、重大的，一般不寫。,2、主送機關,（1）開頭比如依據(jù)什么情況，因為什么原因、由于什么事件等；常用“目前……”、“根據(jù)……”、“鑒（由）于……”等開啟?；蛘呓淮康模撼Ｓ谩盀榱恕钡取Ｒ话阋砸粋€或兩個自然段完成，不必做過多的闡釋。,3、正文,（2）主體 有時又稱為事項，是公文的核心部分。如果比較簡單就一氣呵成的寫完。如果比較復雜，

15、就采用分條列項或用小標題的方式來寫。如果運用序碼，順序是 一、（一）、1、（1）共四層。,（3）結尾根據(jù)情況來決定，可以不要，但一般都有。結尾有兩種寫法：一是提出措施和要求，或者加以強調，或者提出請求。二是使用專用語如：“請予批準（審議、批示、批復、批轉執(zhí)行、遵照執(zhí)行）”、“特此通知（通告、公告）”等。,附件是隨正件一并發(fā)出的其它文件或材料。常見的有兩類:一是對正文補充說明的參考資料，如照片、圖表、 統(tǒng)

16、計表、其它文字材料等。二是專門為上級機關報送或者向下級機關批復的附件。,4、附件,成文時間是公文形成與生效的時間標志。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。,5、生效標識,通知 請示與報告 函,幾種常用公文的寫作要點,根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，在13 種法定行政公文中選擇出3種常用的規(guī)范性公文如下：,通知是“批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦

17、理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”時使用的公文文種。是行政機關、黨務機關均使用的法定文種。多為下行文。,1、通知,開頭部分 發(fā)布通知的背景、原因和目的。 文字簡明扼要，并以“現(xiàn)通知如下”、 “現(xiàn)將有關事項通知如下”、“為此，特作如下通知” 等類似的過渡語句引領下文。主體部分 寫明告知或要求辦理、執(zhí)行的具體內(nèi)容。結尾部分 獨立成段，主要是要求、希望、建議等。

18、 常用“特此通知”、“以上通知，望認真執(zhí)行”結尾。,通知,請示是“向上級機關請求指示、批準”時使用的公文文種。請示的特點：針對性、呈批性、單一性（一文一事，只寫一個主送機關）、時效性。,2、請示與報告,報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。,開頭部分 請示原由 （合理充分

19、，強調其重要性、迫切性和必要性）主體部分 請示事項（條項清楚、具體明確）結尾部分 請示要求（是向上級機關提出肯定性的請求）， 常用結語“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”等。,請示寫作要點,開頭部分 概括說明全文主旨，開門見山。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況， 如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。主體部分 內(nèi)容要豐富充實。作為正文

20、的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。結尾部分 要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。 最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。,報告寫作要點,相同之處 兩個都是寫給上級的上行文， 公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。不同之處 第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解

21、決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時； 第二，內(nèi)容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作； 第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。,兩者區(qū)別,函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機關之間行文，也可以在不相隸屬機關之間行文，其中包括上級或下級機關。,3、函,正文一般

22、包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。特定結尾語還有“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。,五、公文寫作錯誤案例分析,提問：這份文件上有什么錯誤？,,案例一,案例二,語言表述方面,1、我們的請示已送去一個多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復？,口氣驕橫。

23、改為：我單位請示已于×月×日報送你單位，至今尚未得到批復。,2、貴校府高庭闊，物實人濟，且具寬大為懷，救人之危的美德。 以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。,過于酸腐，不是現(xiàn)代書面用語。改為： 貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。,過于口語化。 改為： 此款由你單位自行解決。,時間、地點要素模糊，使用不適當?shù)男揶o。 改為：會議時間：下午3：00。會議地點，二樓大會議室,過于口語化。改為：在全體同

24、志的共同努力下……,3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。,4、會議時間是午睡以后，地點在寬敞明亮的二樓大會議室,5、這項工作經(jīng)過咱們大家的共同努力……,五、公司檔案管理規(guī)定,（一）檔案歸檔的程序：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用。,（二）立卷歸檔的要求,各部門兼職檔案員應在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。移交檔案需填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。歸檔的文件資料必

25、須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用黑色碳素筆或黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動狀

26、況和面貌。立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點

27、、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。,（三）立卷檔案歸檔方法,所有資料應明確列表，進行電子版和紙質版的保存；歸檔資料應注明生文(編制)日期、資料編號、資料名稱、內(nèi)容、蓋章(編制)單位 、頁碼、載體形式(光盤 紙質 圖紙)、原件/復印件、 備注等情況；根據(jù)本部門的實際情況, 按政府部門、單位、事項來劃分明細，按日期先后進行存檔。,,技術成果類如圖:,,光盤類如圖:,,合同類如圖:,,政府批復類如圖:,（

28、四）檔案的借閱,檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，可查閱無密級檔案。各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提

29、供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。必要時，行政部應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋公司印章后才有效。行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。檔案一般不得借出行政部。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關