公文寫作ppt課件_第1頁
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文檔簡介

1、第九章 機(jī)關(guān)常其他常用文書的寫作第五節(jié) 講話類文書,一、概述講話類文書就是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)多依據(jù)的各類文稿的總稱。從廣義上說,它不僅包括領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會(huì)議上和群眾集會(huì)上發(fā)表講話時(shí)的文稿,也包括只代表個(gè)人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文稿,它是在公眾場合經(jīng)常使用的文書。,二、類型根據(jù)講話的場合及主旨不同,可以分為三類:1、講話稿 通常指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上宣讀的文稿。 發(fā)言:以群眾身份在會(huì)議上的發(fā)言

2、稱為“發(fā)言” 演講:把演講活動(dòng)(如政治演講、學(xué)術(shù)演講、法庭演講等)中的連講帶演、聲情并茂的發(fā)言稱之為“演講”2、開幕詞、閉幕詞:開幕詞是在大會(huì)開始時(shí),由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)宣讀的闡明會(huì)議宗旨、說明會(huì)議議題和議程、向與會(huì)代表提出希望的書面文稿。通常具有指導(dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。,閉幕詞是在大會(huì)結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)宣讀的概括大會(huì)主要精神、總結(jié)大會(huì)成果、指出會(huì)后努力方向的文稿。通常具有總結(jié)性、激勵(lì)性和評估性的作用。3

3、、歡迎詞、歡送詞、答謝詞歡迎詞:是對客人的到來表示熱情的歡迎的一種講話類文書歡送詞:是送別客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書答謝詞:是賓客在受到主人的熱情款待時(shí),向主人表示感謝的一種講話類文書,三、特點(diǎn)口頭性:講話類文書是講話人用作口頭發(fā)言的依據(jù),它可以有效地防止口不擇言,減少重復(fù),避免遺漏,使講話曉暢通達(dá)。直接性:講話是直接面向聽眾的,是講話人與聽眾面對面的交流,這就要求講話人必須隨時(shí)準(zhǔn)備根據(jù)聽眾的反應(yīng)和情緒對講話內(nèi)容合自己

4、的講話姿態(tài)作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。針對性:一定要認(rèn)真考慮到講話的場合和對象,在此基礎(chǔ)上確定講話的主題和語言。4、情感性:講話類文書不僅要求以理服人,還要求以情感人。這就要求靈活運(yùn)用多種表達(dá)方式來調(diào)動(dòng)聽眾的情感,增強(qiáng)鼓動(dòng)性和號召力,四、寫作1、寫作格式A講話稿的寫作格式一般沒有固定的寫作格式,往往依據(jù)講話的內(nèi)容、場合和目的而定,包括三個(gè)部分:開頭 既可采取開門見山的單刀直入式,也可以采用設(shè)置懸念的提問式,或說明講話目的和原因的交待式主

5、體 是講話稿的主要部分要求緊緊圍繞講話的目的和意圖展開表述,一般用小標(biāo)題或許好分成有邏輯聯(lián)系的幾個(gè)部分。主要是闡明形勢、任務(wù)、方法、對策等內(nèi)容結(jié)尾 一般總結(jié)全文,自然收束,并提出希望,展望未來,使人回味無窮。,B開幕詞、閉幕詞開幕詞 開頭 宣告會(huì)議開幕,常用稱呼開頭,接著說明會(huì)議的組織情況,如出席人、會(huì)議規(guī)模等正文 一般先總結(jié)以往成敗得失,然后說明大會(huì)議題,或者叫大會(huì)任務(wù);指出解決這些議題(任務(wù))的有利條件,進(jìn)行可行性分析,

6、使大家認(rèn)識到在本次會(huì)議上解決這些問題時(shí)機(jī)是成熟的,條件已經(jīng)具備;還可交代大會(huì)議程,即大會(huì)的主要活動(dòng)安排情況結(jié)尾 要鼓動(dòng)性、號召性和預(yù)祝性,提出要求和希望,意在為大會(huì)的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的氣氛。,閉幕詞開頭 概括總結(jié)大會(huì)的主要成效正文 包括兩方面的內(nèi)容:一是分門別類總結(jié)大會(huì)情況,一般包括會(huì)議的主要進(jìn)程;主要發(fā)言情況和討論情況;會(huì)議的各種決議內(nèi)容,這方面內(nèi)容既要全面,又要概括,重點(diǎn)是總結(jié)概括會(huì)議的主要精神和主要內(nèi)容。二是提出貫

7、徹執(zhí)行的意見,包括宣傳、貫徹的主要內(nèi)容、方法、措施和要求等,要分條分項(xiàng)列出。結(jié)尾 一般提出號召或希望,也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。,C、歡迎詞、歡送詞、答謝詞開頭 首先要交待歡迎、歡送或答謝的對象,寫作時(shí)應(yīng)用尊稱;交代致詞者是代表個(gè)人或集體表示歡迎、歡送或答謝;寫作時(shí)應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體 主體部分的寫作,往往根據(jù)歡迎詞、歡送詞和答謝詞使用的場合和使用方式以及歡迎、歡送和答謝對象的不同而有所不同結(jié)尾 是對主體

8、部分的內(nèi)容作出總結(jié),同時(shí)對有關(guān)問題,特別是涉及雙方共同關(guān)心的有關(guān)事項(xiàng)發(fā)出號召,提出期望。寫作是應(yīng)使用一些具有激勵(lì)性、鼓舞習(xí)慣的語言,從而起到振奮人心、激勵(lì)向上的作用。最好再寫上一些表示祝愿的話語。,二、講話類文書的寫作要求1、主題要鮮明、集中。2、材料要真實(shí)、新穎。3、布局要清晰、緊湊。4、語言要明白、生動(dòng)。簡單、明了,多用口語、俗語、常用語,力戒故弄玄虛,晦澀難懂。生動(dòng)活潑,富于形象性和節(jié)律感,能達(dá)到使聽眾興趣盎然、如癡如

9、醉的效果。,第六節(jié) 紀(jì)錄性文書,一、概述紀(jì)錄類文書的制如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。1、會(huì)議記錄:是如實(shí)記載有關(guān)會(huì)議基本情況和主要內(nèi)容的文書。2、電話記錄:是在用電話處理公務(wù)時(shí),記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。3、接待紀(jì)律:是指在接待群眾來訪時(shí),記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。4、大事記:是將本機(jī)關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動(dòng)或重大事件按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種文書。,二、特點(diǎn)1、內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性 2、材料的直接性3、

10、語言的實(shí)錄性三、寫作A 、會(huì)議記錄1、會(huì)議記錄包括:會(huì)議組織情況、會(huì)議的議題和議程、會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)2、會(huì)議記錄一般要做到以下幾點(diǎn):a記錄人必須集中精力,把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下來b要求記得正確、清楚、完整,重點(diǎn)內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì),c對特別重要的會(huì)議內(nèi)容,為保證記錄的準(zhǔn)確,可根據(jù)現(xiàn)場錄音整理或客隊(duì)記錄稿;也可幾個(gè)人同時(shí)記錄,記錄完畢后共同核對,整理出一份準(zhǔn)確、完整的記錄。d會(huì)議記錄一般用漢字書寫,字體要規(guī)范、

11、清楚,不要用速記符號或其他非規(guī)范文字、字體,以保證 其作為原始依據(jù)的有效性。B、電話記錄電話記錄一般分為發(fā)出電話記錄和接受電話記錄兩種。一般只作專門表格填寫。1、接受電話記錄一般包括:接受時(shí)間;來電話單位和來電話人,注明其姓名、職務(wù)等身份情況;來電話內(nèi)容;處理結(jié)果,即將電話記錄交有關(guān)人員處理的情況,此項(xiàng)內(nèi)容在受話完畢后才能填寫;接電話人姓名,必要時(shí)寫明職務(wù)。,2、發(fā)出電話一般應(yīng)包括:發(fā)電時(shí)間;發(fā)往機(jī)關(guān);發(fā)電話人(姓名、職務(wù));接電

12、話人(姓名、職務(wù));發(fā)電話是由。3、作電話記錄要注意以下要求:a接受匯報(bào)或了解情況時(shí),要記明時(shí)間情況,必要時(shí)還要詢問有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié)。b電話請示時(shí),要記清領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作的指示或答復(fù),并記明發(fā)話人(傳達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)者本人)的姓名、職務(wù),以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。c接受上級指示或通知時(shí), 要分條記明指示或通知事項(xiàng),對時(shí)間限制、工作安排和要求等記清記準(zhǔn)。,d重要的發(fā)話內(nèi)容,要求對方復(fù)述,讓對方確認(rèn)無誤后才行。e一定要記下來電話人或受電話人

13、的姓名、職務(wù),以保證內(nèi)容的可靠、機(jī)密,并有據(jù)可查。C接待紀(jì)錄1、接待記錄(或稱來訪接待記錄、來訪登記錄)的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。2、寫作要求:基本等同于會(huì)議記錄和電話記錄,D大事記1、一般應(yīng)包括:標(biāo)題:機(jī)關(guān)名稱+內(nèi)容+大事記;機(jī)關(guān)名稱+大事記開頭:用于說明編寫目的、意義、體例及時(shí)限等問題正文:由時(shí)間和記事兩部分,按年、月、日安排記事先后順序結(jié)尾:用于說明材

14、料的真實(shí)性和使用、處理等有關(guān)事項(xiàng)2、寫作要求a要記述“大”事b要客觀真實(shí)c要言簡意賅,第七節(jié) 簡報(bào)類文書,一、概述簡報(bào):就是簡明扼要的書面報(bào)告。是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。演變的過程二、類型按內(nèi)容分為會(huì)議簡報(bào)和工作簡報(bào)1、會(huì)議簡報(bào):即專門報(bào)道、交流有關(guān)重要會(huì)議的內(nèi)容和情況的剪報(bào)。這類簡報(bào)專門報(bào)道會(huì)議期間的情況:包括會(huì)議的進(jìn)程、討論的內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的

15、重要發(fā)言、提出的問題和建議、以及會(huì)議的議決事項(xiàng)等。,2、工作簡報(bào):就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的剪報(bào)。三、特點(diǎn)1、簡:就是說見報(bào)要在文字上簡明扼要。2、快:就是說編發(fā)簡報(bào)要快速及時(shí)。3、新:就是說立意要新、內(nèi)容要新。四、寫作1、格式:一般由報(bào)頭、主體、報(bào)尾三個(gè)部分。報(bào)頭:在頁面上端用紅色字體印上“簡報(bào)”“工作簡報(bào)”等字樣。簡報(bào)的正下方印上期數(shù)。,主體 :按語:用來說明編發(fā)簡報(bào)的原因或目的,以引起讀者的重視。按語寫

16、在報(bào)頭部分間隔紅線之下,標(biāo)題之上,左右頁邊最好不要與正文并齊,一般各行縮進(jìn)兩三個(gè)字。標(biāo)題:擬定標(biāo)題要盡可能做到準(zhǔn)確、簡煉、新穎、有吸引力,使人一看就知道簡報(bào)的大致內(nèi)容。報(bào)尾:正文寫完之后,用一條黑線將主體部分與報(bào)部隔開,在黑線下寫簡報(bào)的報(bào)、送、法單位及簡報(bào)的份數(shù)。2、寫作要求內(nèi)容要真實(shí)、確切 篇幅要短小針對性、指導(dǎo)性要強(qiáng),第八節(jié) 建議類文書,一、概述建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。一般可分

17、為議案、提案和建議等。1、提案:是指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的意見或建議的問書。通常是由出席會(huì)議的代表或法律、章程規(guī)定的有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人把下級組織、單位或群眾的意見會(huì)建議,用書面形式寫出并提交給會(huì)議審議。提案一般在各級政協(xié)會(huì)議和職工代表大會(huì)中使用。,2、建議 :是組織、單位或個(gè)人對某向工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某個(gè)方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時(shí)使用的文書。二、特點(diǎn)1、建議性:應(yīng)對工作提出合理化建議,以利于改進(jìn)工作,推動(dòng)事業(yè)的發(fā)

18、展。2、說理性:建議類文書是針對現(xiàn)實(shí)中存在的某些問題提出的建設(shè)性、批判性的構(gòu)想,要寫明提出該問題的依據(jù),充分說明理由,使被建議者采納聽取,這就要求在文字表達(dá)上富于說理性3、委婉性:語氣委婉平和,切中要害,切勿使用要挾性語言,以免適得其反。,三、寫作1、提案標(biāo)題:寫明##單位##會(huì)議第#號提案案由:此部分簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容提案人:在“案由”下方,寫提案人的姓名,或單位的全稱。理由:說明提出建議或意見的原因辦法:寫明解

19、決問題的辦法和措施,可采用分條列項(xiàng)式表達(dá)日期:在正文的右下方,署上提案所寫的時(shí)間寫作要求:熟悉同提案有關(guān)的情況 注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式,2、建議標(biāo)題:直接寫“建議”或“建議書” 主要內(nèi)容+單位名稱+建議或倡議 采用文章標(biāo)題寫法稱謂:即被建議單位的名稱或被建議的個(gè)人的姓名正文:前言-寫建議的背景、原因、目的等 主體-寫

20、建議的具體事項(xiàng) 結(jié)語-寫希望、要求等落款:寫建議者個(gè)人、集體或單位的名稱,并注 明年、月、日寫作要求:把握分寸要適度 所列內(nèi)容要具體 表述語言要精煉,第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述,一、定義廣義的定義:就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作

21、1、從發(fā)文階段來說,從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)2、從收文階段來說,從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及大幅等,也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié),3、從公文的管理來說,機(jī)關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)作好公文的平時(shí)管理工作,既要充分發(fā)揮公文的效用,又要有利于公文的保密,還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)4、從公文的整理歸檔階段來說,公文在處理完畢以后,

22、人們還要講其中對今后的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件,進(jìn)一步整理編目,進(jìn)行歸檔保存。狹義的概念:主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。二、特點(diǎn)1、政治性:是指機(jī)關(guān)的公文處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)它還是整個(gè)國家機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證它是提高工作效率的重要環(huán)節(jié),2、時(shí)限性:是指公文處理工作中,時(shí)間上的限定性要求是非常嚴(yán)格的,主要表現(xiàn):凡是入文書部

23、門的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理,不能延誤有的公文的處理要講究適時(shí)公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要注意時(shí)間上的銜接3、機(jī)要性:是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程度的機(jī)密性,以及文書工作崗位的重要性4、規(guī)范性:是指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔的過程中,必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范三、作用公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分,在機(jī)關(guān)工作中起著重要的作用。1、助手作用 2、紐帶作用3、查考作用,第二節(jié) 公文處理工作的任

24、務(wù)與組織,一、公文處理工作的基本任務(wù)有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文,完整地保管公文,正確地發(fā)揮公文的作用,有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作,為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)主要包括:文件的收發(fā)、登記和分送文件的擬辦、批辦、承辦和催辦文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印會(huì)議、匯報(bào)、電話的紀(jì)錄和整理文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作處理群眾來信為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的

25、其他文書工作的任務(wù),二、公文處理工作的組織1、組織機(jī)構(gòu):較大的機(jī)關(guān)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)辦理較小的機(jī)關(guān)或基層單位設(shè)立專職或兼職的人員處理企業(yè)單位設(shè)立專門的文書科或秘書科:小型企業(yè)設(shè)立專、兼職的文書工作2、組織領(lǐng)導(dǎo)A從全國來說,由中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作B從一個(gè)機(jī)關(guān)來說,它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)①對本機(jī)關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作,提出全面的

26、工作計(jì)劃和實(shí)施方案②總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗(yàn),推廣先進(jìn)典型,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)糾正,并提出改進(jìn)的意見和辦法,③設(shè)計(jì)文書規(guī)格,促進(jìn)機(jī)關(guān)公文工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化④指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)個(gè)部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作⑤制定機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度,并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)C從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來說,上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公廳(室)負(fù)有責(zé)任對其所屬的機(jī)關(guān)、單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。D從機(jī)關(guān)主要業(yè)務(wù)職能部門來說

27、,機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)是:①負(fù)責(zé)本部門、本單位同機(jī)關(guān)辦公廳(室)、檔案室的聯(lián)系,在本部門、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處里的工作事項(xiàng),② 在本部門、辦單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,全民負(fù)責(zé)本部門、本單位公文處里工作組織,對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益,進(jìn)行檢查、總結(jié),學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)糾正③拾遺補(bǔ)缺,負(fù)責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補(bǔ)

28、做的工作E對機(jī)關(guān)檔案部門來說,機(jī)關(guān)檔案部門所開展的檔案業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系,它對機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。其主要的職責(zé)是:①協(xié)助機(jī)關(guān)辦公廳(室)在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面,對機(jī)關(guān)各部門的文書工作人員進(jìn)行幫助和指導(dǎo)。,②同機(jī)關(guān)辦公廳(室)以及其他公文處理工作部門共同制定本機(jī)關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等當(dāng)面的規(guī)章制度③從有利于開展檔案工作的角度,對本機(jī)關(guān)的公文處理工作提出合理的建議3、組織形式

29、是指一個(gè)機(jī)關(guān)如何組織和安排公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)A類型:①集中形式:是指在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi),除了文件的承辦外,公文處理的各個(gè)基本環(huán)節(jié)都集中在機(jī)關(guān)的中心機(jī)構(gòu),亦即辦公室來進(jìn)行②分工形式:是指將一個(gè)機(jī)關(guān)的公文處李工作分別由機(jī)關(guān)的辦公廳(室)以及各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的公文處理部門或?qū)B?、兼職文書工作人員分工責(zé)任進(jìn)行,可分為按文件內(nèi)容和職責(zé)分工,按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工,B公文處理工作組織形式的選擇①機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍②機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的

30、層次、數(shù)量③機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少④機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近⑤機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備小機(jī)關(guān)和基層單位適用于集中形式中等機(jī)關(guān)可集中也可分散大的機(jī)關(guān)采用分工處理形式,第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求,一、基本原則1、意義:是提高機(jī)關(guān)辦事效率, 保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵問題2、演變的過程:1955 1981 1993 1996 2000二、具體要求:準(zhǔn)確周密,確保質(zhì)量;及時(shí)迅速,注重

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