《辦公室管理》簡(jiǎn)答題

1、辦公室管理辦公室管理簡(jiǎn)答題簡(jiǎn)答題1、文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，簡(jiǎn)要說明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意、文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，簡(jiǎn)要說明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)。的幾個(gè)要點(diǎn)。答：（1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容；（2）思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳；（3）上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有

2、哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。3、文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？、文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：文員進(jìn)言

3、是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的作用：參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用。方法和要求：適事、適時(shí)、適地、適度。4、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。

4、5、簡(jiǎn)要說明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？、簡(jiǎn)要說明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？答：會(huì)議紀(jì)要是用來記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決

5、性會(huì)議紀(jì)要。（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。6、簡(jiǎn)要說明文秘人員單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。、簡(jiǎn)要說明文秘人員單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行12、簡(jiǎn)述辦公室的四種含義。、簡(jiǎn)述辦公室的四種含義。答：（1）廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車間、

6、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。（2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠長(zhǎng)辦公室等。（3）特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。（4）專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。13、會(huì)見與會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？、會(huì)見與會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？答：（1）確定議題和明確目標(biāo)；（2）收集信息和分析雙方材料；（3）確定參加人員；（4）雙方協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)；（5）布置

7、座位。14、簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。、簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。15、簡(jiǎn)述剪影儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。、簡(jiǎn)述剪影儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。答：剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。剪彩的程序：請(qǐng)

8、來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進(jìn)行發(fā)言→進(jìn)行剪影→進(jìn)行參觀。16、請(qǐng)簡(jiǎn)要說明提高會(huì)議效率的一些基本做法。、請(qǐng)簡(jiǎn)要說明提高會(huì)議效率的一些基本做法。答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。17、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正

9、確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。18、