5-4外來文件控制程序

1、GFP54外來文件控制程序版本：1第1頁，共6頁C:ISOGFPGFP54外來文件控制程序1.目的保證公司對外來文件的正確有效使用。2.適用范圍本程序適用于對外來文件的管理。3.引用文件無4.定義外來文件是指由公司總部轉(zhuǎn)發(fā)或國家黨政機關(guān)下發(fā)的標準、規(guī)范、規(guī)定等文件。5.職責5.1現(xiàn)場辦公室負責人負責外來文件送閱批示及制定選用的外來文件分發(fā)清單。5.2各部門負責人負責建議選用外來文件及已批準使用的外來文件在本部門的實行。5.3現(xiàn)場辦公室資

2、料員負責接收、登記外來文件辦理送批選用手續(xù)。5.4現(xiàn)場辦公室資料員負責選用的外來文件的歸檔、保管及銷毀等。6.資格和培訓執(zhí)行本程序不需特別的資格或培訓。7.程序7.1外來文件的接收現(xiàn)場辦公室資料員接收外來文件時填寫《收文處理單》（見GFP54F1）然后送現(xiàn)場辦公室負責人審閱。7.2外來文件的下發(fā)、傳閱7.2.1現(xiàn)場辦公室負責人審閱后，認為需要下發(fā)的，制定《外來文件使用及下發(fā)清單》（見GFP54F2）交資料員，若無需下發(fā)，要求現(xiàn)場辦公室資

3、料員保存即可。7.2.2現(xiàn)場辦公室資料員根據(jù)下發(fā)清單填寫《外來文件使用通知單》（見GPP54F3）連同加蓋“選用”標志的外來文件復印件一起送指定部門負責人。7.2.3各部門負責人簽收外來文件后，組織部門相關(guān)員工傳閱，并要求其填寫《外來文件傳閱單》（見GFP54F4）。7.2.4各部門直接從黨政機關(guān)接收的外來文件，須由資料員送往現(xiàn)場辦公室登記，加蓋“選用”標志后下發(fā)到使用部門。7.3外來文件變更處理7.3.1部門負責人須及時掌握外來文件更