行政前臺(tái)工作流程(20141115215819)

1、行政前臺(tái)工作流程一、行政辦公管理模塊：（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場(chǎng)所（包括各辦公室、會(huì)議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無(wú)雜物；2、隨時(shí)保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對(duì)辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細(xì)表

2、》上做好詳細(xì)登記。注意事項(xiàng)：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；2、及時(shí)補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。相關(guān)記錄：《植物維養(yǎng)指南》《植物維養(yǎng)明細(xì)表》（二）報(bào)刊雜志的收發(fā)——前臺(tái)——前臺(tái)工作流程：1、每天早上9：10整理當(dāng)日的報(bào)紙《成都商報(bào)》、《每日經(jīng)濟(jì)新聞》送至董事長(zhǎng)辦公室；2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報(bào)紙《四川日?qǐng)?bào)》體要求見(jiàn)《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》）。、《金融投資報(bào)》送至董事長(zhǎng)辦公室（具注意事項(xiàng)：熟悉所有報(bào)刊、雜志的

3、送達(dá)時(shí)間，如果未及時(shí)送達(dá)應(yīng)立即打電話(huà)給物業(yè)詢(xún)問(wèn)情況，如物業(yè)不能及時(shí)送達(dá)，前臺(tái)應(yīng)及時(shí)到大廳取回。相關(guān)記錄：《報(bào)刊雜志收發(fā)明細(xì)表》——前臺(tái)（三）對(duì)辦公區(qū)域的管理工作流程：1、上、下班時(shí)檢查所有的電源開(kāi)關(guān)；2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類(lèi)。注意事項(xiàng)：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開(kāi)，未處理應(yīng)及時(shí)幫助處理，并在第二天上班后提醒同事注意；2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒(méi)有收撿，如有此類(lèi)情況，應(yīng)

4、及時(shí)提醒注意。相關(guān)記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀(jì)）記錄表》（四）接待——面試、客戶(hù)來(lái)訪工作流程：1、客戶(hù)進(jìn)門(mén)起身迎接并詢(xún)問(wèn)來(lái)訪事由；——行政主管。2、登記《客戶(hù)來(lái)訪登記薄》，弄清來(lái)訪者身份和意圖。若來(lái)訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來(lái)訪者前往前臺(tái)前面的會(huì)議桌稍坐片刻；4、準(zhǔn)備招待茶水飲料；5、通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪；6、如有需要，每隔15分鐘左右

5、添加茶水，來(lái)客告辭時(shí)起身道別；7、客人離開(kāi)后2分鐘以?xún)?nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔；8、若來(lái)訪者要找的人不在，記錄下來(lái)訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶(hù)來(lái)訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來(lái)訪者表示下次再來(lái)，則需在《客戶(hù)來(lái)4、不得私自打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、圖紙，再使用；5、節(jié)約資源，愛(ài)惜紙張；6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄：《設(shè)備報(bào)修單》——前臺(tái)二、行政人事模塊：（一）考勤統(tǒng)計(jì)特殊

6、情況下應(yīng)申報(bào)行政主管同意付費(fèi)工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當(dāng)日考勤表，未到的同事致電問(wèn)明情況（可詢(xún)問(wèn)郭主管），如有員工請(qǐng)假，需提前或在請(qǐng)假后間及時(shí)數(shù)、職務(wù)代理人；24小時(shí)之內(nèi)到前臺(tái)填寫(xiě)《請(qǐng)假單》并注明請(qǐng)假原因、時(shí)2、熟練操作門(mén)禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息；3、如有員工未打卡，請(qǐng)24小時(shí)內(nèi)到前臺(tái)填寫(xiě)《未打卡說(shuō)明單》；4、每月1日—5日內(nèi)前臺(tái)制作完成上月考勤報(bào)表，將門(mén)禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份并綜合外出登記以及人

7、員請(qǐng)假情況統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部統(tǒng)計(jì)上月考勤情況。注意事項(xiàng)：1、考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計(jì)考勤，簽字后交行政主管審核簽字；2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核工資的依據(jù)，應(yīng)做到實(shí)事求是，一視同仁。相關(guān)記錄：《臨時(shí)簽到表》——前臺(tái)《請(qǐng)假單》——前臺(tái)《未打卡說(shuō)明》——前臺(tái)（二）人員外出登記（前臺(tái)提醒督促）工作流程：1、所以外出人員應(yīng)提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時(shí)間；2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言

8、記錄；3、特殊情況，外出前未登記，應(yīng)提前電話(huà)告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺(tái)。4、如果下班前不能回公司的人員，應(yīng)提前電話(huà)告知前臺(tái)做好登記，并在臺(tái)填寫(xiě)《未打卡說(shuō)明表》；5、考勤人員及時(shí)將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。注意事項(xiàng)：1、外出前的準(zhǔn)備并與對(duì)方聯(lián)系；2、在留言板上及時(shí)提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況；3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計(jì)。24小時(shí)內(nèi)到前相關(guān)記錄：留言板——辦公區(qū)三、文檔資料管理：文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作