畢業(yè)論文---淺談秘書工作的藝術(shù)

1、<p><b>　　淺談秘書工作的藝術(shù)</b></p><p>　　摘要：本文從自己的秘書工作經(jīng)驗及學(xué)習(xí)到的知識出發(fā)，從幾個不同的方面探索了秘書的工作藝術(shù)，例如：知識理論層面，工作行為意識層面，利益關(guān)系層面，日常事務(wù)處理層面等方面，詮釋了一個辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的最基本素質(zhì)能力。現(xiàn)代文秘辦公人員要跟上社會發(fā)展的腳步，要不斷學(xué)習(xí)處理工作的藝術(shù)性，善于運用秘書的工作藝術(shù)性對待日常事

2、物，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認同，在平凡的崗位上發(fā)揮不平凡的作用，實現(xiàn)自我意識和角色意識的完美展現(xiàn)。</p><p>　　關(guān)鍵詞：秘書工作 矛盾 藝術(shù)</p><p>　　秘書是一個使人終身受益的職業(yè)，如果懂得珍惜在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的機會，時時處處留心學(xué)習(xí)他們的管理藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)智慧、經(jīng)商之道、處事之法，同時又善于抓住在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)自己才華的良機，你就會有無窮的發(fā)展空間。秘書工

3、作是一門藝術(shù)，正是在工作的各種矛盾中方顯示出秘書的工作魅力。要做好秘書工作就要處理好工作中各種矛盾，在矛盾中不斷提升自己各方面的綜合能力和素質(zhì)。根據(jù)我在房地產(chǎn)行業(yè)中的秘書工作經(jīng)驗，探討一下怎樣處理好秘書工作中的矛盾關(guān)系，并把矛盾巧妙地轉(zhuǎn)化為工作藝術(shù)的問題。</p><p><b>　　一、知識的專和廣</b></p><p>　　現(xiàn)代企業(yè)秘書工作越來越豐富，工作領(lǐng)域越

4、來越廣，對秘書的要求越來越嚴格。因此，現(xiàn)代企業(yè)秘書工作內(nèi)容廣泛，只要領(lǐng)導(dǎo)涉及到的領(lǐng)域，秘書就要做到?jīng)]有盲區(qū)。</p><p><b>　　專業(yè)知識</b></p><p>　　秘書知識面要廣，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)職業(yè)要求有所專長。如公文撰寫、文書處理、檔案管理、會議組織、公關(guān)語言、調(diào)查研究等方面的知識和技能等，都應(yīng)該熟練地運用到工作實踐中。</p><

5、;p><b>　　相關(guān)輔助知識</b></p><p>　　除了要具備過硬的專業(yè)知識和技能外，秘書還要學(xué)習(xí)一些社會經(jīng)濟學(xué)、心理學(xué)、金融、法律、管理等知識。這些知識不僅可以擴寬我們的工作道路，而且對我們秘書工作也會起到很大的幫助。</p><p>　　相反，我們?nèi)绻痪邆溥@些知識，那么我們就會在關(guān)鍵時刻說不出來話，撰寫公文處處不專業(yè)，這會大大降低我們的工作效率，也

6、直接會影響到領(lǐng)導(dǎo)對你工作的認知度。</p><p>　　例如：公司即將要針對房地產(chǎn)建設(shè)規(guī)劃召開研討會議，這時秘書就應(yīng)該知道房地產(chǎn)相關(guān)專業(yè)知識，以便能在會議記錄中抓住會議最關(guān)鍵的核心，這樣才能寫出有深度、有見解的高質(zhì)量的文稿。否則在面對很專業(yè)的研討會時就會是一種云里霧里的狀態(tài)，給工作帶來很大困難，降低了工作效率，對日后相關(guān)工作的開展也會造成很大困難。另外，秘書還要學(xué)習(xí)會議的組織程序，熟練掌握會議記錄、紀要的撰寫，接

7、待禮儀等知識。這都需要秘書要具備較高的專業(yè)素質(zhì)和能力。</p><p>　　再如：領(lǐng)導(dǎo)要考察某地的房地產(chǎn)市場投資情況，作為一名秘書人員就要及時了解到當?shù)氐姆康禺a(chǎn)相關(guān)法律政策、歷史文化背景、地理環(huán)境、市場經(jīng)濟消費情況等方面的知識和情況。這樣秘書了解的情況越多，對領(lǐng)導(dǎo)開展的工作越有幫助，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。</p><p>　　所以，對于秘書人員只專不廣，只廣不專，都難以勝任秘書工作。

8、秘書是一個全才，不僅要對自己所學(xué)的專業(yè)知識進行深入研究，并且還要不斷擴展其他方面的知識，例如：經(jīng)濟法律、實時政治、人文歷史等知識都要有所了解。努力讓自己的腳步跟上社會的發(fā)展。</p><p><b>　　二、意識的前和后</b></p><p>　　秘書，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要有提前意識和留后意識，這樣才能更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。</p><p>

9、　　所謂提前意識，就是在領(lǐng)導(dǎo)即將要處理某件事時，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好充分地準備。另外和領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作，秘書人員要超前考慮規(guī)劃，也要提前完成，想在領(lǐng)導(dǎo)前面。</p><p>　　所謂留后意識，就是緊跟領(lǐng)導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)為主，一切為了領(lǐng)導(dǎo)的工作方便，留在最后處理好剩下的工作，要時刻有留后意識，提高職業(yè)素質(zhì)。</p><p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)參加會議時，秘書人員要提前布置會場，組織會議，并進行充分

10、的準備工作，為領(lǐng)導(dǎo)開會提供更有利的條件。開完會后，秘書人員要留在最后，檢查會場完畢后再離開。領(lǐng)導(dǎo)接待外來客人時，秘書人員要提前把茶水為客人準備好，領(lǐng)導(dǎo)接待客人時，秘書要跟隨領(lǐng)導(dǎo)身后，不能越位。</p><p>　　前后意識同等重要，不能顛倒。要善于運用到工作當中去。</p><p><b>　　三、秘密的內(nèi)和外</b></p><p>　　秘書

11、人員接觸領(lǐng)導(dǎo)的機會要更多，閱讀的文件較多，參加的會議較多，參加各種活動也很多，自然了解的事情較多。這就要求秘書工作者要在公共場合把握好說話的分寸，不該說的不要隨意的對外部人員說，做到內(nèi)外有別。不能隨便把領(lǐng)導(dǎo)的任何信息告訴外部人員。如果一不小心把公司機密說出去，就會直接給領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來很大麻煩，嚴重的會直接損害領(lǐng)導(dǎo)的形象，對公司對自己都不利。秘書人員要養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，嚴格遵守保密紀律。把內(nèi)部外部的辨別做到心里有數(shù)。</p>

12、<p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)召開重要的房屋拆遷安排工作，會涉及到很多人民群眾的利益。如果秘書一不小心把公司機密給泄露出去，就會直接損害拆遷工作的正常進行，也會給領(lǐng)導(dǎo)引來不必要的麻煩。泄密不僅僅是違反工作紀律問題，有可能還會造成更嚴重的后果。</p><p><b>　　四、形象的高與低</b></p><p>　　秘書人員要持有謙虛謹慎的態(tài)度，工作中要有一

13、顆平常心，對領(lǐng)導(dǎo)尊重而不奉承。秘書在任何的工作場合下，要及時維護好領(lǐng)導(dǎo)的形象，適當?shù)姆诺妥约旱男蜗螅貢谶m合的場合下主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂。</p><p>　　很多客人來公司會見領(lǐng)導(dǎo)時，大多數(shù)事先通過秘書的素質(zhì)形象來間接的判斷領(lǐng)導(dǎo)在他們心中的形象。這時，秘書就要擁有較高禮儀素養(yǎng)，努力去優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)在客人印象中的形象。當領(lǐng)導(dǎo)會見客人時，在增加自己的威信和良好形象時，這時秘書可以適當?shù)臑轭I(lǐng)導(dǎo)增彩，秘書要把盡量多的光環(huán)聚集在

14、領(lǐng)導(dǎo)身上。如果有人貶低了領(lǐng)導(dǎo)的形象，秘書人員要積極的為領(lǐng)導(dǎo)辯護，擺事實，以澄清人們歪曲領(lǐng)導(dǎo)形象的錯誤認識。</p><p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)接見外來考察人員，考察人員會問及秘書一些問題，如你們公司的背景如何，如問公司怎么樣等問題，這時，秘書要去適當?shù)馁澝拦?，贊美領(lǐng)導(dǎo)，給客人留下好的印象，從而客人見到領(lǐng)導(dǎo)后會有個更好的印象。</p><p><b>　　五、利益的輕與重<

15、/b></p><p>　　作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)為核心，嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做事。在公司的利益和自己的利益發(fā)生矛盾時，要把自己的私利看輕，以大局為重，要樂于奉獻，埋頭苦干，任勞任怨，把權(quán)力與名利看輕，自覺履行秘書的各項職責(zé)，認真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作。</p><p>　　要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作開展活動，要求招之即來，來之能干，不計個人得失，有吃苦耐勞委曲求全的精神。如果秘書在某一

16、問題上過多的計較自己的得失，不顧及公司利益，這樣的秘書不會是一名合格的秘書工作者。秘書要善于把持自己，善于把好權(quán)力關(guān)，善于用好領(lǐng)導(dǎo)的信任，切不可“貪”字當頭。</p><p>　　六、日常事務(wù)的簡與繁</p><p>　　秘書日常事務(wù)工作內(nèi)容廣、任務(wù)雜、服務(wù)性強，會讓很多秘書人員抱怨事務(wù)如何多、工作如何忙。有時候自己事沒少做，苦沒少吃，累沒少受，工作效果卻不佳，甚至?xí)岊I(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生壞的印象。之

17、所以會出現(xiàn)這種現(xiàn)象，一個很重要的原因就是沒有處理好領(lǐng)導(dǎo)交代工作的簡與繁的關(guān)系。</p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)交代秘書工作任務(wù)，無論簡與繁，大體都由“三要素”組成：一是內(nèi)容——辦什么事；二是時限——什么時間完成；三是要求——工作質(zhì)量，注意事項等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)時，一定要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖搞清楚。如果領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)零亂繁雜，要加以調(diào)理，并提出“執(zhí)行方案”請領(lǐng)導(dǎo)確定。交代任務(wù)明確之后，應(yīng)作出肯定答復(fù)。不管多繁雜的工作，只要

18、是關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)的，秘書人員都要積極有效率的完成，及時起到參謀輔助的作用，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。</p><p>　　七、工作的主動與被動</p><p>　　把握好秘書工作的主動性與被動性之間的辯證關(guān)系，在被動中力爭主動是秘書做好工作的關(guān)鍵。</p><p>　　秘書工作的輔助性決定了秘書的被動性，領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展變化直接影響和制約著秘書工作從內(nèi)容到形式的發(fā)展變化。秘書活動要服

19、從領(lǐng)導(dǎo)日程，要時刻圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，不能離開領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨開展工作，而且秘書本職決定了秘書人員必須身居幕后，默默無聞地工作。秘書人員要志存高遠，守得住清貧，耐得住寂寞，嚴于律己，廉潔奉公，不斷加強道德修養(yǎng)，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，發(fā)揚刻苦學(xué)習(xí)永不言止精神。秘書人員要自覺適應(yīng)社會發(fā)展的新趨勢，牢固樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷“充電”，更新知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高知識素養(yǎng)，努力掌握與秘書工作、經(jīng)濟工作相關(guān)的基本知識，不斷提高自己的人事能力、

20、分析能力、調(diào)研能力、辦事能力、交際精力和綜合協(xié)調(diào)能力，以適應(yīng)新形勢新任務(wù)的需要。</p><p>　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，必須充分發(fā)揮主動性搜集信息，積累經(jīng)驗，掌握規(guī)律，爭取同領(lǐng)導(dǎo)一樣了解和掌握全局性工作，主動領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，超前輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，不能只跟著領(lǐng)導(dǎo)后面走。但是，如果秘書一直一味的主動，不管領(lǐng)導(dǎo)的需求與否，一味越權(quán)、搶位，表現(xiàn)自己秘書工作，將不可避免帶來盲目性和參謀的錯位?，F(xiàn)代秘書人

21、員要正確處理工作的被動性和主動性關(guān)系，做到以不變應(yīng)萬變，化被動為主動。</p><p>　　例如：領(lǐng)導(dǎo)要安排來訪客人的食宿問題，讓秘書去市場上搜集有關(guān)賓館信息和價格供參考，這時秘書就要主動聯(lián)系賓館，為領(lǐng)導(dǎo)提出方案。最終決定權(quán)還是要領(lǐng)導(dǎo)做，秘書切不可擅自安排。</p><p><b>　　八、總結(jié)</b></p><p>　　在人們眼里，秘書一般

22、都是那個站在領(lǐng)導(dǎo)身后落落大方的人，那個能及時處理領(lǐng)導(dǎo)交辦重要事項；主動擬寫日常函件的人；那個整理各類檔案的人······</p><p>　　秘書要為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的綜合服務(wù)，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的部分工作，發(fā)揮參謀輔助作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)上下左右的人際關(guān)系，進行事務(wù)管理，代表領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下級工作。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折射出的是領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格

23、。因此，秘書要無條件的忠誠于領(lǐng)導(dǎo)、公司。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，就應(yīng)該像領(lǐng)導(dǎo)一樣負起責(zé)任，不僅對自己、家、領(lǐng)導(dǎo)、同事負責(zé)，也要對單位、社會負責(zé)。有了責(zé)任感，才能盡心的把每件事做好。對于秘書，忠誠是前提，責(zé)任感是條件，一個都不能少。</p><p>　　所以，秘書在平時工作中要有責(zé)任感，要忠誠，要多積累經(jīng)驗，善于總結(jié)，遇事沉著冷靜，膽大細心，提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和能力，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。還要不斷地領(lǐng)會貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，與領(lǐng)導(dǎo)配合默

24、契，使領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手工作，增強工作效率。</p><p>　　秘書要不斷學(xué)習(xí)處理工作的藝術(shù)性，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認同，實現(xiàn)自我意識和角色意識的完美展現(xiàn)。</p><p>　　參考文獻：[1]《中國秘書學(xué)》任群主編 商務(wù)出版社 1999年11月第1版 [2]《秘書工作實務(wù)》范立榮主編 南開大學(xué)出版社 1996年08月第1版 [3 《秘書學(xué)》方國雄 方曉蓉編