文秘畢業(yè)論文--秘書的輔佐職能

1、<p><b>　　畢業(yè)設(shè)計(jì)[論文]</b></p><p>　　題目：秘書的輔佐職能</p><p>　　2012 年4 月24 日</p><p><b>　　目錄</b></p><p>　　摘 要……………………………………………………………II</p><p&

2、gt;　　英文摘要……………………………………………………………………………II</p><p>　　前言……………………………………………………………………………III</p><p><b>　　一、內(nèi)容</b></p><p>　　（一）秘書輔佐職能的定義…………………………………………………………………1</p><

3、p>　　1 職能的涵義……………………………………………………………………………1</p><p>　　2 秘書輔佐職能的涵義…………………………………………………………………1</p><p>　　（二）秘書輔佐職能的性質(zhì)及特點(diǎn)…………………………………………………………3</p><p>　　1 秘書輔佐職能的性質(zhì)………………………………………………………

4、…………3</p><p>　　2 秘書輔佐職能的特點(diǎn)…………………………………………………………………3</p><p>　　（三）秘書輔佐職能的內(nèi)容…………………………………………………………………3</p><p>　　1 輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策…………………………………………………………………………3</p><p>　　2 協(xié)調(diào)溝通上下級(jí)……

5、…………………………………………………………………4</p><p>　　3 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常公務(wù)………………………………………………………………5</p><p>　?。ㄋ模┳龊妹貢o佐職能的方法……………………………………………………………5</p><p>　　1 知識(shí)信息的掌握及應(yīng)用………………………………………………………………5</p>&

6、lt;p>　　2 增強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通能力……………………………………………………………………6</p><p>　　3 提高辦公室辦公自動(dòng)化操作能力……………………………………………………6</p><p>　?。ㄎ澹┟貢o佐職能未來發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)……………………………………………………7</p><p>　　參考文獻(xiàn)…………………………………………………………………

7、………8</p><p><b>　　秘書的輔佐職能</b></p><p><b>　　摘要</b></p><p>　　新中國(guó)成立后，在黨的正確方針政策領(lǐng)導(dǎo)下，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日趨完善。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)高素質(zhì)、高層次的具備多種能力的復(fù)合型人才的需求越來越大，而秘書人員作為復(fù)合型人才的一種，對(duì)其的各

8、種要求也是越來越高。本文主要探討的是秘書的輔佐職能，以秘書的服務(wù)性為基礎(chǔ)，圍繞秘書輔佐職能的性質(zhì)、工作內(nèi)容以及做好輔佐職能的方法而展開。秘書的工作范圍增大，需要掌握的工作技能也增加，人們對(duì)秘書的工作的關(guān)注也隨之加深。</p><p>　　關(guān)鍵詞：職能 輔佐 性質(zhì) 方法</p><p>　　Secretary'Aisted Funtion</p><p>&l

9、t;b>　　Abstract</b></p><p>　　After new China was founded in the party's correct policy leadership, the system of socialism market economy improvement. With the economy and the rapid development o

10、f science, society to the high quality, the top level with multiple competencies compound talents needs more and more , And secretary personnel as a kind of compound talents, the various kinds of demands more and more is

11、 also high . This paper mainly discusses the functions of the secretary is assisted to the secretary of the servic</p><p><b>　　前言</b></p><p>　　1982年2月18日《光明日?qǐng)?bào)》載文提出建設(shè)新興學(xué)科“秘書學(xué)”可以說是秘書學(xué)過

12、程中的標(biāo)志性時(shí)間，從這個(gè)學(xué)科成立近三十多年來，許多學(xué)者都在為它對(duì)的學(xué)科地位的提升及理論體系的完善做出了巨大的貢獻(xiàn)，然而由于這門學(xué)科的復(fù)雜性，與檔案學(xué)、管理學(xué)等都有著縱橫交錯(cuò)的關(guān)系，以致于它的理論體系還不盡完善，本文要討論的是正是秘書學(xué)理論體系中的一項(xiàng)最基本的概念理論---秘書的輔佐職能。關(guān)于這個(gè)一理論概念，已有不少前輩做出了探索和分析，不過隨著社會(huì)的快速發(fā)展，其中一部分的觀念已不適用于現(xiàn)在的秘書工作，而新的概念也需要新的東西進(jìn)行補(bǔ)充，所

13、以本文要做的便是在前人的研究基礎(chǔ)上再次對(duì)它進(jìn)行探索和總結(jié)，使這一理論更為符合現(xiàn)在的秘書工作表現(xiàn)。</p><p>　?。ㄒ唬?、秘書輔佐職能的定義</p><p><b>　?。?）職能的涵義</b></p><p>　　職能是指人、事物、機(jī)構(gòu)所應(yīng)有的作用。從人的職能角度講，是指一定職位的人完成其職務(wù)的能力；指事物的職能，一般等同于事物的功能；機(jī)

14、構(gòu)的職能一般包括機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的職權(quán)、作用等內(nèi)容，而我們所要研究?jī)?nèi)容主要是從人的職能角度出發(fā)，重點(diǎn)研究秘書職能中的輔助職能。</p><p>　?。?）秘書輔佐職能的涵義</p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)的基本職能是決策，領(lǐng)導(dǎo)的一般職能是宏觀管理。決策是領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的基本職能，是一切領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的中心環(huán)節(jié)，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，首先是為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。</p><p>　　從管理系統(tǒng)

15、看，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理中心，秘書機(jī)構(gòu)處于附屬地位，是直接協(xié)助決策管理中心的輔佐構(gòu)；秘書工作的輔助性，是指與領(lǐng)導(dǎo)站在同一層面上提供全面性的輔佐。秘書學(xué)的秘書價(jià)值，就是秘書在其輔佐活動(dòng)中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及所在的組織所產(chǎn)生的作用和影響的總和，秘書價(jià)值的本質(zhì)是輔助價(jià)值：秘書價(jià)值的主體是秘書人員；秘書價(jià)值的對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)及所在組織；秘書價(jià)值的基礎(chǔ)是秘書實(shí)踐。</p><p>　　秘書機(jī)構(gòu)的輔助，是立足本單位全局，要在強(qiáng)烈的戰(zhàn)

16、略意識(shí)指導(dǎo)下，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，提供全方位、全過程的輔助。秘書是提供服務(wù)性質(zhì)的人員，作為秘書服務(wù)的對(duì)象，領(lǐng)導(dǎo)的職能直接影響到秘書的職能，根據(jù)秘書的定義以及領(lǐng)導(dǎo)的職能，我們便可大概定義出秘書的輔佐職能：輔佐、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、正確的信息和建議。</p><p>　?。ǘ┟貢o佐職能的性質(zhì)及特點(diǎn)</p><p>　?。?）秘書輔佐職能的性質(zhì)</p>

17、;<p><b>　　1.從屬性</b></p><p>　　秘書工作的輔佐地位決定了它的從屬性。一方面，雖然秘書工作也有自己的工作計(jì)劃、安排，但總的來說，它必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來安排；另一方面，現(xiàn)代秘書作為承上啟下的樞紐機(jī)構(gòu)，來往的公文、信件、電話都經(jīng)過這里。秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到那里，秘書工作的范圍就必須延伸到那里。

18、秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，與領(lǐng)導(dǎo)共同研究各種有關(guān)問題，秘書人員在會(huì)上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。</p><p><b>　　2.思想性</b></p><p>　　秘書工作又具有很強(qiáng)的思想性。這是因?yàn)?，秘書機(jī)構(gòu)不僅是一個(gè)辦事部門，還是一個(gè)重要的參謀部門，它在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中具有重要的參謀作用。例如，在領(lǐng)導(dǎo)決策前進(jìn)

19、行調(diào)查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據(jù)；在決策形成過程中起草文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策形成文字信息，化為切實(shí)可行的政策和措施，以便貫徹落實(shí)；在決策實(shí)施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。所有這些工作，都滲透著極強(qiáng)的思想性。我們說“秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀”，正是從這個(gè)意義上說的。在改革開放的新形勢(shì)下，領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化進(jìn)程不斷加快，秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的地位和作用越來越重要，秘書工作的思想性更加突出。

20、這一特點(diǎn)要求秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高思想理論水平；必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的基本路線和各項(xiàng)方針政策，努力提高政策水平；必須學(xué)習(xí)和研究秘書參謀理論和方法，培養(yǎng)宏觀思維能力，“議大事，想全局，懂本行”，努力提高謀略水平，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)重大決策和單位中心工作，搞好秘書服務(wù)，堅(jiān)決防止和克服“忙忙碌碌的事務(wù)主義”傾向。</p><p><b>　　3.綜合性</b></

21、p><p>　　新時(shí)期文秘工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的。如前所述，現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，它不像業(yè)務(wù)部門那樣各司其職，各負(fù)其責(zé)，分管某個(gè)方面的工作。它不但要對(duì)各部門工作有所了解，協(xié)調(diào)它們之間的關(guān)系，把它們聯(lián)系成一個(gè)有機(jī)的整體，而且對(duì)整個(gè)公司所涉及的工作負(fù)責(zé)。這就需要站在全局性的立場(chǎng)上，實(shí)施處處用綜合的眼光觀察和思考問題，具備較強(qiáng)的綜合能力。</p><p><b>　

22、　4.事務(wù)性</b></p><p>　　秘書部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者處理日常事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書部門的事務(wù)性工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的政務(wù)性工作進(jìn)行的，大致可分為四類：第一類是日常程序性事務(wù)，第二類是臨時(shí)偶發(fā)性事務(wù)，第三類是領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù)，第四類是部門不管性事務(wù)。這些事務(wù)工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點(diǎn)，但又滲透著極強(qiáng)的思想性。例如，文件校對(duì)工作，如果稍有疏忽，錯(cuò)校一個(gè)關(guān)鍵的字

23、，文件印發(fā)出去，就可能造成重大的政治影響；會(huì)場(chǎng)布置工作，如果擺錯(cuò)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人座位，錄相放出去，或照片發(fā)出去，就可能會(huì)引起各方面的猜測(cè)；辦信接訪中，哪些信應(yīng)送領(lǐng)導(dǎo)批閱，哪些人應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志出面接談，都需要思慮周全。人們常說“秘書工作無小事”，指的就是事情雖小，但是如果處理不好，造成的影響卻很重大。因?yàn)槊貢ぷ髦械氖聞?wù)與領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)密切相聯(lián)。秘書工作的事務(wù)性是由秘書工作產(chǎn)生的基礎(chǔ)和根本目的所決定的。秘書工作是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作需要而產(chǎn)生的。領(lǐng)導(dǎo)工作有政

24、務(wù)和事務(wù)兩大部分內(nèi)容。由于領(lǐng)導(dǎo)工作日趨復(fù)雜化，而領(lǐng)導(dǎo)者的精力十分有限，迫切要求領(lǐng)導(dǎo)者把主要精力用于政務(wù)工作方面，集中精力思考和研究宏觀決策問題，而把事務(wù)性工作交給秘書人員去處理，以減輕領(lǐng)導(dǎo)者的工作負(fù)</p><p>　?。?）秘書輔佐職能特點(diǎn)</p><p><b>　　1.統(tǒng)籌規(guī)劃</b></p><p>　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，在公司起著承

25、上啟下，協(xié)調(diào)溝通左右的作用，在處理事情時(shí)必須考慮全局利益，這就是人們通常所說的“全局觀”，秘書站在全局觀的角度處理問題時(shí)也就需要掌握好統(tǒng)籌規(guī)劃能力。</p><p>　　秘書工作的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，涉及的方面很多，總的要求是：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎；切忌丟三忘四，粗枝大葉，馬馬虎虎，心中無數(shù)。秘書工作的質(zhì)量如何，代表著一個(gè)機(jī)關(guān)的面貌。準(zhǔn)確是提高質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是反對(duì)官僚主義、文牘主義作風(fēng)的有效方法之一。

26、</p><p><b>　　2.高效率 </b></p><p>　　秘書人員每天在辦公室要處理的事情有很多，例如：會(huì)務(wù)安排、調(diào)查研究、信息收集、檔案管理等等，如果秘書人員做事拖拖拉拉，沒有計(jì)劃，那么公司的秘書機(jī)構(gòu)將很難正常運(yùn)行，進(jìn)而影響都公司領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃決策得不到實(shí)施，最終也會(huì)影響到整個(gè)公司的利益產(chǎn)生。因此高效率的也是秘書輔佐職能特點(diǎn)之一。秘書工作高效率體現(xiàn)在做事

27、情需要分清事情的輕重緩急，緊急的事情需要秘書人員優(yōu)先處理；作為秘書人員，擬寫文稿整理資料檔案等文字事務(wù)幾乎是每天必做的，所以提前擬好信件及文檔格式也會(huì)為秘書輔佐工作節(jié)省不少時(shí)間；規(guī)定時(shí)間內(nèi)作出計(jì)劃方案，每天公司會(huì)發(fā)生很多事情。而這些事情中又有大部分需要秘書人員參入處理，有的秘書人員在輔佐領(lǐng)導(dǎo)處理這些事情為了能夠等到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)極力追求完美或者怕承擔(dān)責(zé)任做事猶猶豫豫錯(cuò)過了處理事情的最佳時(shí)間。</p><p>　　以上

28、所講的統(tǒng)籌規(guī)劃和高效率其實(shí)就是要求秘書人員做事情“穩(wěn)”要“精”，即穩(wěn)重精簡(jiǎn)。</p><p><b>　　3.保密</b></p><p>　　保密，是行為主體為了保護(hù)自身的安全和利益將知密的范圍加以限制。秘書部門處在核心要害部門，接近領(lǐng)導(dǎo)核心，處理要?jiǎng)?wù)，管理文件，知密范圍很深很寬，失密泄密危害極大。因此，秘書部門、秘書工作必須遵守保密的原則，牢固樹立“保守機(jī)密，慎之

29、又慎”的思想，在言行中切實(shí)注意保密，遵守各項(xiàng)保密法規(guī)和制度。要求秘書工作必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，保持高度的警惕性，嚴(yán)格遵守一切保密紀(jì)律。同時(shí)，為了保證機(jī)密的安全，還要制定和健全嚴(yán)格的保密制度，如文件、材料、信函、會(huì)議記錄等，都要有登記、收回、歸檔等制度，以保證辦公室的安全。</p><p>　　（三）秘書輔佐職能的內(nèi)容</p><p><b>　?。?）輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策</b&

30、gt;</p><p>　　所謂輔助決策就是在決策的過程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。失去了輔助決策的支持，任何決策都將成為個(gè)人主觀、盲目甚至武斷的行為，因?yàn)槿魏我粋€(gè)科學(xué)的決策都包括提出問題、搜集信息、確定目標(biāo)、擬定方案、分析評(píng)估、方案選擇、試驗(yàn)證實(shí)、普遍實(shí)施、監(jiān)督檢查和反饋修正等環(huán)節(jié)，如果沒有決策前的準(zhǔn)備工作，決策所需要的各種信息將無法

31、得到或者缺乏準(zhǔn)確性；如果沒有決策后的實(shí)施反饋信息，將無法判定決策的正確性，決策的目標(biāo)也將無法達(dá)到；作為輔助決策的秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中就起著這種“鞍前馬后”的作用。</p><p>　　秘書的輔佐決策作用，體現(xiàn)在日常的調(diào)查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計(jì)劃等實(shí)務(wù)中。秘書的參謀咨詢活動(dòng)，很大程度上也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔佐。秘書在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作，上傳下達(dá)，溝通四方，便于領(lǐng)會(huì)決策意圖，檢驗(yàn)決策執(zhí)行效

32、果，收集反饋意見，對(duì)決策的形成、實(shí)施、修正、補(bǔ)充和優(yōu)化，能夠起到重要的作用。因?yàn)槊貢毮芄ぷ鞔蠖嗯c領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)。秘書在決策執(zhí)行中的各項(xiàng)職能活動(dòng)，能夠有效地加速?zèng)Q策的進(jìn)程，保證決策的實(shí)施。在優(yōu)化決策和實(shí)施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用?！　?lt;/p><p>　　秘書要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢(shì)，全面系統(tǒng)地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內(nèi)外環(huán)境條件的發(fā)展的角度

33、，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)全過程，是秘書輔助決策的一大特點(diǎn)。秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，又具體體現(xiàn)在其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機(jī)事件中。在這個(gè)全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個(gè)因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策與隨機(jī)性地輔佐決策的有機(jī)結(jié)合?！　?lt;/p><p>　　秘書既要為

34、決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)施中為領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制決策實(shí)施過程，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這種對(duì)決策的形成輔佐與實(shí)施輔佐的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實(shí)施決策的各步驟、各環(huán)節(jié)和各項(xiàng)具體措施，深入細(xì)致地考慮決策方案的科學(xué)性、可行性和可受性；在決策實(shí)施的輔助中，完整全面地考慮實(shí)施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實(shí)施效果的統(tǒng)一性。</p><p>　?。?）協(xié)調(diào)溝通上下級(jí)&

35、lt;/p><p>　　溝通協(xié)調(diào)是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)，溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。　　</p><p>　　秘書部門是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的

36、真相，促進(jìn)相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調(diào)問題，從而促進(jìn)各相關(guān)方面的相互配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)?！　?lt;/p><p>　　秘書既能全面地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策層對(duì)工作的總體計(jì)劃和各個(gè)階段的工作重點(diǎn)， 基層的具體情況以及實(shí)際存在的困難和要求。因此，當(dāng)上下出現(xiàn)矛盾和失調(diào)時(shí)，秘書有著從中溝通協(xié)調(diào)的便利條件，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)。在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各職能部門中，秘書既能了解每個(gè)部門的業(yè)務(wù)要求和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，又

37、能了解各部門間的相互配合關(guān)系。當(dāng)職能部門間出現(xiàn)事權(quán)交叉、事權(quán)沖突的失調(diào)狀況時(shí)，秘書能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告有關(guān)情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行協(xié)調(diào)和仲裁。</p><p>　　從秘書工作全局性來看，由于人們所處位置和利益關(guān)系的不同，對(duì)形式發(fā)展和工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)也有差異，在理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，也必須會(huì)出現(xiàn)一些認(rèn)識(shí)上的分歧和行動(dòng)上的不一致，這便需要秘書人員通過協(xié)調(diào)來統(tǒng)一大家的思想，協(xié)調(diào)各方行動(dòng)，以確保決策的順暢。&

38、lt;/p><p>　　隨著時(shí)代的發(fā)展變化，各種新情況、新矛盾、新問題層出不窮，人們思想空前活躍、社會(huì)分工越來越細(xì)、利益主體越來越多元化、管理的專業(yè)化程度也越來越高，對(duì)各級(jí)各部門領(lǐng)導(dǎo)駕馭全局、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力也提出了更高的要求，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀的秘書工作部門所要承擔(dān)的協(xié)調(diào)任務(wù)也就越來越重了。因此，在這種新形勢(shì)下，進(jìn)一步加強(qiáng)秘書工作部門的綜合協(xié)調(diào)工作，是貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和管理部門的科學(xué)決策開展各項(xiàng)工作的必要條件，也是確保政令

39、暢通的保證。</p><p>　?。?）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常公務(wù)</p><p>　　秘書的日常事務(wù)工作是非常瑣碎繁雜的，因?yàn)槊貢兔貢块T的特殊性地位決定了凡是機(jī)關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)從事的工作，秘書都要了解；凡是領(lǐng)導(dǎo)參加的活動(dòng)，秘書都可能參加；凡是外來的人員，也是先與秘書取得聯(lián)系。所以秘書的活動(dòng)范圍非常廣泛，體現(xiàn)出綜合性和多樣性的特征。</p><p>　　但是這并不等于秘書

40、的日常工作毫無規(guī)律可循，只要掌握好工作方法，一切工作都可以變得簡(jiǎn)化而富有意義：如為領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)間，提供良好的工作環(huán)境，搞好雜務(wù)等等，可以為領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時(shí)間和精力；為領(lǐng)導(dǎo)做好接待，交際，溝通等工作，可以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種關(guān)系；為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，傳達(dá)信息，報(bào)關(guān)信息等，能夠輔助領(lǐng)導(dǎo)更好的決策。他們的根本目的都是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效開展提供條件，都是為了提高機(jī)關(guān)的工作效率。具體地說，秘書日常事務(wù)工作的主要內(nèi)容包括：辦公室的布局與管理，電話的接聽和撥打

41、，約會(huì)的安排，來訪賓客的接待，上下左右之間各項(xiàng)工作的的協(xié)調(diào)，印信的管理，值班室的工作等等。</p><p>　?。ㄋ模┳龊妹貢o佐職能的方法</p><p>　?。?）備充分的知識(shí)信息并能靈活任用</p><p>　　秘書工作具有綜合性和專業(yè)性特點(diǎn)，要求現(xiàn)代秘書橫向上具有較寬廣的知識(shí)面，縱向上具有較深的專業(yè)知識(shí)?？偟膩碚f，秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以分為兩個(gè)層次，專業(yè)知識(shí)和輔

42、助知識(shí)。</p><p>　　秘書工作專業(yè)知識(shí)泛指從事秘書工作所必需的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，是秘書專業(yè)區(qū)別于其他專業(yè)的根本性標(biāo)志，這些知識(shí)是秘書人員明確自身的社會(huì)角色，主動(dòng)適應(yīng)并做好秘書工作的前提條件。這類知識(shí)包括秘書學(xué)文書學(xué)公文寫作學(xué)檔案管理學(xué)信訪學(xué)已經(jīng)現(xiàn)代通信和辦公自動(dòng)化技術(shù)知識(shí)等。秘書的輔助知識(shí)是指與秘書工作有一定關(guān)聯(lián)的，并起著輔助作用的知識(shí)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)處理一些管理方面的事務(wù)，因而要求秘書人員具有管

43、理學(xué)方面的知識(shí)；秘書人員在工作中不僅要與所處單位上上下下的人員打交道，還要接待外來的人員拜訪，或跟隨領(lǐng)導(dǎo)出外交際，所以要學(xué)習(xí)公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，具備一定的公共關(guān)系處理技巧，與上下內(nèi)外的各種人員建立起和諧的關(guān)系促進(jìn)單位的發(fā)展。不同的人具有不同的心理因素，秘書人員要和不同的人打交道，如果能了解一些學(xué)知識(shí)，將更有利于秘書人員根據(jù)不同人不同心理，有針對(duì)性地進(jìn)行交流，不僅能提高人際交往的質(zhì)量，而且還能緩解自己因工作壓力太大而造成心理疾病或心理障礙。&

44、lt;/p><p>　　除了上述各種知識(shí)外，與秘書工作相關(guān)的知識(shí)還有社會(huì)學(xué)，新聞學(xué)，傳播學(xué)，文學(xué)，等方面的知識(shí)所以秘書人員不僅要學(xué)好基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)不斷擴(kuò)大知識(shí)面，了解各門類的知識(shí)，建立起厚實(shí)的知識(shí)儲(chǔ)備，讓自己在工作中如魚得水。</p><p>　?。?）增強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通能力</p><p>　　協(xié)調(diào)即是保持組織技能整體性的重要手段，也是秘書人員的重要職能之一，更是

45、秘書有效地輔佐領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的一種基本工作方法。</p><p>　　協(xié)調(diào)，就是秘書工作為秘書學(xué)的范疇，是指秘書人員在其職責(zé)范圍內(nèi)，調(diào)整和改善組織之間，工作之間，人際之間的關(guān)系，使各項(xiàng)活動(dòng)趨于同步與和諧化，從而達(dá)成共同目標(biāo)的過程。</p><p>　　任何有組織的工作過程，都需要有協(xié)調(diào)的組織，都離不開協(xié)調(diào)的功能。馬克思說過：“一切規(guī)模較大的直接社會(huì)勞動(dòng)或共同勞動(dòng)，都或多或少地需要指揮，以協(xié)調(diào)

46、個(gè)人的活動(dòng)，并執(zhí)行生產(chǎn)總體的運(yùn)動(dòng)----不同于這總體 獨(dú)立器官的運(yùn)動(dòng)----所產(chǎn)生的各種一般職能。”</p><p>　　協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵就是要捕捉有利時(shí)機(jī)，掌握事態(tài)發(fā)展趨向，把握住協(xié)調(diào)的的起始時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。協(xié)調(diào)的持續(xù)時(shí)間要根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象及事項(xiàng)的繁簡(jiǎn)難易程度靈活掌握，對(duì)難度大，矛盾沖突激烈的問題，協(xié)調(diào)時(shí)間要長(zhǎng)些，耐心一點(diǎn)，要先緩解緊張氣氛，協(xié)調(diào)雙方冷靜下來，然后創(chuàng)造條件和機(jī)會(huì)讓其廣泛深入地接觸，理解，逐步改變其固執(zhí)

47、己見的片面性和主觀性。對(duì)上協(xié)調(diào)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)情緒好的時(shí)候就是協(xié)調(diào)的最佳時(shí)機(jī)，正如俗話說的好“人逢喜事精神爽”，這是向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言求的協(xié)商一致，便會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。對(duì)下協(xié)調(diào)，應(yīng)當(dāng)捕捉良機(jī)，巧借東風(fēng)，順?biāo)浦?，比如在處理某一重要問題需要協(xié)調(diào)解決而遇到困難阻力時(shí)，秘書人員應(yīng)當(dāng)利用重要會(huì)議的召開，重要文件的下發(fā)，或是某領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話，或是國(guó)內(nèi)外、省內(nèi)外等重大事件發(fā)生，抓住這些有利于協(xié)調(diào)的事件，推動(dòng)協(xié)調(diào)工作走向深入。</p><p

48、>　?。?）提高辦公室辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力</p><p>　　辦公自動(dòng)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高素養(yǎng)辦公室工作人員的綜合效應(yīng)，是辦公室進(jìn)行一場(chǎng)思想、工作、技巧三大結(jié)合的革命，它對(duì)辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，時(shí)刻要求秘書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，否則就會(huì)應(yīng)為不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求而被淘汰。作為辦公室的一個(gè)秘書人員，不僅要具備所在部門和行業(yè)的專業(yè)知識(shí)和秘書工作知識(shí)，而且

49、還必須具備現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識(shí)，并熟練掌握自動(dòng)化的辦公設(shè)備和技術(shù)。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經(jīng)常參加一些相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的需要。</p><p>　?。ㄎ澹┟貢o佐能未來發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)</p><p>　　經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展造就了諸多新興產(chǎn)業(yè)和行業(yè)門類。各種社會(huì)組織的管理活動(dòng)突破了原來以行政手段為主體的模式，經(jīng)濟(jì)手段、法律

50、手段、系統(tǒng)論、控制論、信息論等被廣泛地引入管理領(lǐng)域。領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行管理手段和領(lǐng)導(dǎo)方式的變革時(shí)，秘書工作不可避免地要全面反映時(shí)代的變化。并在理論與實(shí)踐上適應(yīng)這種變化。秘書的工作領(lǐng)域隨之得到擴(kuò)展，職能作用進(jìn)一步強(qiáng)化。</p><p>　　對(duì)于秘書輔佐職能，秘書工作在為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策集團(tuán)提供更加周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的同時(shí)，更多地向智囊化參謀型的方向發(fā)展，也就是知識(shí)輔佐?！爸R(shí)輔佐”是隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生以輔佐領(lǐng)導(dǎo)為內(nèi)涵的秘書工

51、作發(fā)展新趨勢(shì)。在這種新的趨勢(shì)下，秘書的輔佐職能更重視在組織創(chuàng)新中的連結(jié)、整合、促成作用。輔佐過程中更注重對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的把握。 較之其他被領(lǐng)導(dǎo)者，秘書人員的感受力、判斷力、決斷力的影響更為直接；秘書人員的協(xié)調(diào)力、領(lǐng)悟力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者指揮力，勸導(dǎo)力的延伸，可以起到其他被領(lǐng)導(dǎo)者難以代替的作用，也就是說秘書的知識(shí)領(lǐng)悟能力在很大程度上影響著整個(gè)組織的運(yùn)行情況。 在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，尤其是在高層決策領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中智囊職能的新的秘書部門紛紛設(shè)置，如政府各級(jí)

52、辦公廳普遍設(shè)立了研究室或調(diào)研室，專門負(fù)責(zé)政策的研究和為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策提供可行性分析報(bào)告及工作方案。許多大型企業(yè)也設(shè)立了策劃部、調(diào)查研究室或咨詢中心這類秘書機(jī)構(gòu)。因此秘書輔佐職能未來發(fā)展的最大趨勢(shì)是“知識(shí)輔佐”。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)</b></p><p>　　[1] 陳合宜，《秘書學(xué)》，廣州：暨南大學(xué)出版社，1993</p><

53、p>　　[2] 劉紹杰，《中國(guó)秘書簡(jiǎn)史》，河南：河南大學(xué)出版社，2005</p><p>　　[3] 譚一平，《職業(yè)秘書實(shí)務(wù)》，北京：《東方出版社》，2006</p><p>　　[4] 方州，《辦事的技巧》，北京：《中國(guó)華僑出版社》，2004</p><p>　　[5] 楊樹森，《秘書學(xué)概論教程》，安徽：《安徽大學(xué)出版社》，2008</p>

54、;<p>　　[6] 何寶梅，《秘書學(xué)基礎(chǔ)理論探究》，浙江：《浙江大學(xué)出版社》，2009</p><p>　　[7] 陸瑜芳，《秘書學(xué)概論》，上海：《上海大學(xué)出版社》，2007</p><p>　　[8] 趙明劍，《秘書理論與實(shí)務(wù)》，北京：《國(guó)防工業(yè)出版社》，2008</p><p>　　[9] 錢世榮，《秘書系統(tǒng)：獨(dú)特的管理輔助系統(tǒng)》，安徽：

55、《安徽大學(xué)出版社》，2008</p><p>　　[10] Whiteley, Sandy， Reviews -- Professional Secretaries International Complete Office， Chicago: Oct 15, 1992. Vol. 89, Iss. 4; pg. 458.</p><p>　　[11] Geoffrey K Fry，T

56、he Elite of the Elite. Permanent Secretaries in the British Higher Civil Service， Public Administration. London: Summer 1997. Vol. 75, Iss. 2; pg. 383, 2 pgs.</p><p>　　[12] Fitter, Fawn， Why not be a secret