excel錄入技巧

1、OfficeOffice超級技巧超級技巧─Excel─Excel錄入技巧錄入技巧在使用Excel時，首先就需要錄入數(shù)據(jù)，要想讓自己數(shù)據(jù)錄得巧、錄得省，還是需要掌握不少實用的技巧。錄入技巧快速填入相同內(nèi)容選中多個單元格后，輸入字符，然后按CtrlEnter組合鍵，即可在選中的每個單元格中填入上述相同的字符?？焖購椭粕蠁卧襁x中下面的單元格，按Ctrl（為西文的單引號）組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速復制下來。快速輸入系統(tǒng)日期按下Ctrl

2、；組合鍵，即可快速輸入系統(tǒng)日期。文本數(shù)字輸入技巧一般情況下，在單元格中輸入的任何數(shù)字，均以“右對齊”格式放置，而且Excel會把綜當成數(shù)字來處理。如果你要輸入文本格式的數(shù)字，除了事先將單元格設(shè)置為文本格式外，只要在數(shù)字前多輸一個’（單引號）即可。分數(shù)輸入技巧如果事先將Excel單元格設(shè)置為“分數(shù)”格式，即可在其中輸入23.56這樣的分數(shù)數(shù)據(jù)。除此以外，可以在“常規(guī)”單元格中按“0空格分數(shù)”的格式輸入分數(shù)，如輸入的“0□23”（□表示空格

3、）即可顯示“23”，并按15位的數(shù)字精度進行數(shù)據(jù)處理。不過，此法輸入的分母不能超過99，否則輸入結(jié)果顯示為0。輸入法快速切換技巧單擊“數(shù)據(jù)”→“有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的“輸入法模式”選項卡，選中“模式”下拉列表中的“打開”，最后單擊“確定”按鈕。只要選中了某種輸入法有效的單元格，已經(jīng)設(shè)置的輸入法就會被自動激活。信息快速添加技巧如果要給單元格數(shù)據(jù)的尾部添加信息，可以選中該單元格然后按F2鍵。光標就會在數(shù)據(jù)尾部出現(xiàn)，輸入數(shù)據(jù)后

4、回車即可。參數(shù)快速插入技巧如果知道所使用的函數(shù)名稱，但又不了解它的參數(shù)使用方法，可以在編輯欄中輸入等號及函數(shù)名，然后按CtrlA鍵，Excel自動打開參數(shù)輸入對話框，就能直接輸入各個參數(shù)了。單之“填充”的“內(nèi)容重排”，A10內(nèi)容就會分布在A10:C12區(qū)域中。此法特別適合用于表格內(nèi)的注釋。多次輸入的特殊符號有時在一張工作表中要多次輸入一些特殊符號（如◆），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響，可以采用一次性替換的方法來解決：首先用戶可以在需

5、要輸入特殊符號位置的地方用一個字母來代替（如），請注意這個字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打開“編輯”菜單中的“替換”在“替換”對話框中的“查找內(nèi)容”框中輸入代替的字符“”，在“替換值”框中輸入“◆”，取消“單元格匹配”的選擇，然后按“替換”按鈕一個一個去替換，如果用戶可以確定工作表中的全部“”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。自動調(diào)整小數(shù)點如果用戶有一大批小于1的數(shù)字要錄入到工作表中，那

6、么請在開始錄入前進行如下設(shè)置，錄入速度會因此而提高數(shù)倍：選擇“工具”→“選項”，單擊“編輯”標簽，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復選框，在“位數(shù)”編輯框中微調(diào)需要顯示在小數(shù)點后面的位數(shù)，用戶可以根據(jù)自己的需要進行輸入，單擊“確定”按鈕即可。直接打開文本文件選擇“文件”→“打開”，再單擊“文件類型”下拉列表中，選擇“文本文件”，這樣就可以從打開得文本文件中獲得所需數(shù)據(jù)了。導入文本文件內(nèi)容使用打開的方法導入數(shù)據(jù)有一個缺點，一旦數(shù)據(jù)進入Excel后，

7、就無法于該文本文件同步了。這時，可以使用“導入文本文件”來操作：選擇“數(shù)據(jù)”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導入文本文件”，同樣可以獲得文本文件中的數(shù)據(jù)，在導入數(shù)據(jù)的同時Excel會將其作為外部數(shù)據(jù)區(qū)域，這樣用戶就可以在需要的時候刷新數(shù)據(jù)或者定期對數(shù)據(jù)進行刷新。將數(shù)字格式化為文本類型在Excel中，通過選擇含有數(shù)值的單元格，并且在“格式”菜單中選擇“單元格”項，在數(shù)字標簽中選定文本格式，并單擊“確定”按鈕。利用此技巧，還可以將數(shù)值格式化為郵政編碼