excel的技巧

1、歡迎分享歡迎分享也許你已經(jīng)在也許你已經(jīng)在ExcelExcel中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用ExcelExcel函數(shù)函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為ExcelExcel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是ExcelExcel全部技巧的百分全部技

2、巧的百分之一。本專題從之一。本專題從ExcelExcel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于ExcelExcel的別樣風(fēng)情。別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于在工資表中，如果想讓大于等于20002000元的工資總額以元的工資總額以“紅色紅色”顯示，大于顯示，大于等于等于15001500元的工資總額以元的工資總額以“藍(lán)色藍(lán)色”顯

3、示，低于顯示，低于10001000元的工資總額以元的工資總額以“棕色棕色”顯示，其它以顯示，其它以“黑色黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.1.打開(kāi)打開(kāi)“工資表工資表”工作簿，選中工作簿，選中“工資總額工資總額”所在列，執(zhí)行所在列，執(zhí)行“格式格式→條件條件格式格式”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“條件格式條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于大于或等于”選項(xiàng)，

4、在后面的方框中輸入數(shù)值選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”“2000”。單擊。單擊“格式格式”按鈕，打開(kāi)鈕，打開(kāi)“單元格格式單元格格式”對(duì)話框，將對(duì)話框，將“字體字體”的“顏色顏色”設(shè)置為設(shè)置為“紅色紅色”。2.2.按“添加添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于大于等于15001500，字體設(shè)置為字體設(shè)置為“藍(lán)色藍(lán)色”；小于；小于10001000，字體設(shè)置為，字體設(shè)置為“棕色棕色”)

5、”)。3.3.設(shè)置完成后，按下設(shè)置完成后，按下“確定確定”按鈕。按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。功能建

6、了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1.1.在Sheet2Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2.2.選中選中A列(“(“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”名稱所在列名稱所在列)，在，在“名稱名稱”欄內(nèi)，輸入欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企工業(yè)企業(yè)”字符后，按字符后，按“回車回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿

7、照上面的操作，將仿照上面的操作，將B、C……C……列分別命名為列分別命名為“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”…………3.3.切換到切換到Sheet1Sheet1中，選中需要輸入中，選中需要輸入“企業(yè)類別企業(yè)類別”的列的列(如C列)，執(zhí)行，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性有效性”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在對(duì)話框。在“設(shè)置設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊標(biāo)簽中，單擊“允許允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列序列”選項(xiàng)

8、，在下面的選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源來(lái)源”方框中，輸方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”……”……序列序列(各元素之間用英文逗各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)號(hào)隔開(kāi))，確定退出。，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開(kāi)，再打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，對(duì)話框，選中選中“序列序列”選項(xiàng)后，在選項(xiàng)后，在“來(lái)源來(lái)源”方框中輸入公式：方框中輸入公式：=INDIRECT(C

9、1)=INDIRECT(C1)，確定退出。，確定退出。4.4.選中選中C列任意單元格列任意單元格(如C4)C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格列單元格(如D4)D4)，單擊下拉按，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱

10、填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別企業(yè)類別”列，可以選中該列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。三、建立三、建立“常用文檔常用文檔”新菜單新菜單在菜單欄上新建一個(gè)在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)

11、的快捷菜單中，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏隱藏”選項(xiàng)，將不需要打選項(xiàng)，將不需要打印的行印的行(或列或列)隱藏起來(lái)。隱藏起來(lái)。2.2.執(zhí)行執(zhí)行“視圖視圖→視面管理器視面管理器”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“視面管理器視面管理器”對(duì)話框，單擊對(duì)話框，單擊“添加添加”按鈕，彈出按鈕，彈出“添加視面添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表上報(bào)表”)”)后，后，單擊單擊“確定確定”按鈕。按鈕。3.3.將隱藏的

12、行將隱藏的行(或列或列)顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，“添加添加”好其它的打印好其它的打印視面。視面。4.4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器視面管理器”，選中需要打印的表格，選中需要打印的表格名稱，單擊名稱，單擊“顯示顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的置、排版一下，按下工具欄上的

13、“打印打印”按鈕，一切就按鈕，一切就OKOK了。了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦可采用自定義序列來(lái)排序?？刹捎米远x序列來(lái)排序。1.1.執(zhí)行執(zhí)行“格式格式→選項(xiàng)選項(xiàng)”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“選項(xiàng)選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入對(duì)話框，進(jìn)入“自定

14、義序列自定義序列”標(biāo)簽中，在標(biāo)簽中，在“輸入序列輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)車隊(duì)車隊(duì)一車間車間二車間二車間三車間三車間”等)，單擊，單擊“添加添加”和“確定確定”按鈕退出。按鈕退出。2.2.選中選中“部門部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→排序排序”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“排序排序”對(duì)話框，單擊對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)選項(xiàng)”按鈕，彈出按鈕，彈出“排序選項(xiàng)排序選

15、項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。1.1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域區(qū)域)，執(zhí)

16、行，執(zhí)行“格式格式→單元格單元格”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“單元格格式單元格格式”對(duì)話框，在對(duì)話框，在“數(shù)字?jǐn)?shù)字”標(biāo)簽的標(biāo)簽的“分類分類”下面選中下面選中“自定義自定義”選項(xiàng)，選項(xiàng)，然后在右邊然后在右邊“類型類型”下面的方框中輸入下面的方框中輸入“；；；；；；”(”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào)三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。2.2.再切換到再切換到“保護(hù)保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏隱藏”選項(xiàng)，按選項(xiàng)，按“確定確定”按鈕按鈕退出。退出。

17、3.3.執(zhí)行執(zhí)行“工具工具→保護(hù)保護(hù)→保護(hù)工作表保護(hù)工作表”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“保護(hù)工作表保護(hù)工作表”對(duì)話框，對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，設(shè)置好密碼后，“確定確定”返回。返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用ExcelExcel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在提示：在“保護(hù)保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定鎖定”

18、前面復(fù)選框中的前面復(fù)選框中的“∨”“∨”號(hào)，號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢選中

19、需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→有效性有效性”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到對(duì)話框，切換到“輸入法模式輸入法模式”標(biāo)簽下，按標(biāo)簽下，按“模式模式”右側(cè)的下拉按右側(cè)的下拉按鈕，選中鈕，選中“打開(kāi)打開(kāi)”選項(xiàng)后，選項(xiàng)后，“確定確定”退出。退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸