《辦公室管理》作業(yè)答案12.3.28

1、《辦公室管理》作業(yè) 《辦公室管理》作業(yè) 1以下彩色字體 彩色字體部分為問題的參考答案 參考答案，其他為問題和對問題的分析與評講。請同學(xué)們在答題時加以注意。一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第 2 點的“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點。P3辦公室實務(wù)工作一覽表 辦公室實務(wù)工作一覽表序號 序號 國內(nèi)一般性

2、 國內(nèi)一般性 國外一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企） 國內(nèi)企業(yè)（含外企）1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。2 文書制作 復(fù)印資料。 打印文稿及表格。3 文書處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。4 檔案管理 檔案管理。5 會議組織 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。7 信息資料準備好公司要

3、公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。9 接待工作接待來訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排替上司定約會并做好記錄；為上司安排旅行或考察。13 日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動處理例行的事務(wù)；替上

4、司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14 辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15 其他臨時交辦的事項以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項。16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。18同學(xué)們在做本題時，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容

5、似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。二、辦公用易耗品主要包括哪些？ 二、辦公用易耗品主要包括哪些？5.準備奠基儀式6.譽寫原稿(今天截稿)7.結(jié)算旅費8.制作感謝信9.整理檔案10.練習電腦打字五、從下列文員工作方法中， 五

6、、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種 任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。 ，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。（下面 （下面的題目選一題回答就可以了。） 的題目選一題回答就可以了。）要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡 既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。 要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感

7、受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。1．受意方法； ．受意方法；受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等） 。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注

8、意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。個人體會：(這下面的體會不能照抄 這下面的體會不能照抄,可以參考后 可以參考后,自已寫一個體會 自已寫一個體會)我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公

9、室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。2．計劃方法和總結(jié)方法； ．

10、計劃方法和總結(jié)方法；計劃方法：文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排。 （1）要有科學(xué)的、明確的工作計劃：工作目標、內(nèi)容步驟、方法、標準、完成的時間。 （要素） （2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。做到：整段時間---做復(fù)雜、需連續(xù)進行的工作（如文件擬寫） ； 零

11、星時間---做簡單、可間斷的工作（如信件處理、查閱資料） ； 要善于控制某些工作（如接待來訪者、通電話）時間的彈性。應(yīng)養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當調(diào)整。個人體會：略（這個結(jié)合自已的情況寫一個體會） （這個結(jié)合自已的情況寫一個體會）3．請示方法和報告方法； ．請示方法和報告方法；請示方法：（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權(quán)處理時，向上司請求批準；（3）上司必須做出答復(fù)或

12、批復(fù)；（4）請示必須事先。請示注意：（1）請示要對口；（2）請示要單一；(3)請示要簡要。報告方法：（1）文員向上司反應(yīng)情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；（4）工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復(fù)或批示。個人體會：略（這個結(jié)合自已的情況寫一個體會） （這個結(jié)合自已的情況寫一個體會）4．傳達方法； ．傳達方法；要做到：1、傳達不走樣，不可夾進自己的意見。2、必要時可形成文字材料