如何進(jìn)行信息處理

1、一、概述二、信息收集三、信息整理四、信息傳遞五、信息的利用和儲(chǔ)存六、信息的保密,一、概 述1、基本概念 數(shù)據(jù)：指未經(jīng)加工過(guò)的，未經(jīng)分析的事實(shí)。 信息：只有經(jīng)過(guò)分析和處理的數(shù)據(jù)。 信息系統(tǒng)：采集數(shù)據(jù)并將其轉(zhuǎn)換成可用的信息。,2、信息系統(tǒng)的組成 信源、信道、信宿,3、秘書(shū)工作的基本要求 信息的特點(diǎn)：客觀性、傳遞性、實(shí)效性、共享性、

2、 開(kāi)發(fā)性、保密性 秘書(shū)信息處理的原則：,快,準(zhǔn),密,適用,,信 息 特 征,來(lái)源外部,范圍寬廣,綜合的水平綜合,時(shí)間范圍未來(lái),,,內(nèi)部,,狹小,,詳細(xì),,歷史信息,二、信息的收集 信息的收集是信息收集者為滿足使用者的需要，根據(jù)一定目的通過(guò)不同的方式收集獲取信息的過(guò)程。 信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。,1、秘書(shū)收集信

3、息的特點(diǎn) 秘書(shū)收集的信息資料帶有全局性、綜合性 秘書(shū)要為突發(fā)性任務(wù)做好信息資料準(zhǔn)備 秘書(shū)收集的信息有較長(zhǎng)時(shí)間的使用價(jià)值,2、信息收集的方式 傳統(tǒng)式收集,開(kāi)拓式收集(在傳統(tǒng)式收集的基礎(chǔ)上，組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)，從中獲取信息，如Notes、MRPII等),3、收集信息的主要方法 閱讀法,調(diào)查法,交換法,三、信息的整理 信息的整理是對(duì)收集到的原始信息在數(shù)

4、量上加以濃縮，在品質(zhì)上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞、利用和貯存。 信息整理是整個(gè)信息處理工作的核心。,信息整理的方法,信息表述的主要方法：,文字描述法,數(shù)據(jù)一覽表,圖表法,,四、信息的傳遞 把整理好的信息通過(guò)各種傳播途徑提供給使用者，它是信息工作的銜接手段。,單通道傳遞,多通道傳遞,信息傳遞的方式 口頭傳遞 書(shū)面?zhèn)鬟f

5、 電訊傳遞 網(wǎng)絡(luò)傳遞,信息傳遞工作要根據(jù)信息的具體情況選擇不同的途徑迅速準(zhǔn)確地進(jìn)行。在必要情況下考慮成本。,五、信息的利用和儲(chǔ)存 1、信息的利用 信息工作的全部意義在于充分利用信息。 充分利用信

6、息對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是為上司決策提供適用的信息。,2、信息的儲(chǔ)存 信息的儲(chǔ)存是把已利用過(guò)的和尚未利用的、有繼續(xù)使用價(jià)值的信息存放起來(lái)以供以后使用。 信息儲(chǔ)存不是一個(gè)孤立的環(huán)節(jié)，它始終貫穿于信息處理工作的全過(guò)程。 對(duì)反饋回來(lái)的信息，也應(yīng)根據(jù)其價(jià)值的大小選擇儲(chǔ)存。,信息儲(chǔ)存的方法 分類； 記錄； 建立檢索系統(tǒng),待處理,公司文件,部門(mén)內(nèi)部事務(wù),電話號(hào)碼,常用表格,信息的維護(hù)（1）信息的保管要確保安全可靠