公文寫作與處理培訓(xùn)講義

1、公文寫作與處理培訓(xùn)講義,前 言,要把公文寫好，需要一番修煉 不易！要把公文寫規(guī)范，只要認(rèn)真、仔細(xì)就行 不難！,運(yùn)用之妙，存乎一心,先固化、后活化，熟能生巧，駕輕就熟,,,公文種類,公文寫作常識(shí),公文處理,公文寫作與處理,公文寫作技巧與要求,講義提綱,,公文的種類,報(bào)告,請(qǐng)示,函,通報(bào),公司六種常用公文,通知,會(huì)議紀(jì)要,,,,,,,1、通知,適用于： 傳達(dá)省公司的指示和公

2、司領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略部署 轉(zhuǎn)發(fā)省公司和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文； 傳達(dá)要求各部門辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)； 任免或聘用人員。種類： 批轉(zhuǎn)性通知、事項(xiàng)性通知 會(huì)議通知、任免通知,正文的寫法： 通知緣由；通知事項(xiàng)；執(zhí)行要求 批轉(zhuǎn)性通知：批語(yǔ)部分＋批轉(zhuǎn)文件部分 事項(xiàng)性通知：原由＋事項(xiàng)＋執(zhí)行要求 會(huì)議通知：召開會(huì)議的名稱、內(nèi)容、議題、時(shí)間、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員的

3、范圍和人數(shù)，報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議要求或注意事項(xiàng)等。 任免通知：任免通知的正文應(yīng)寫明決定任免的機(jī)關(guān)、時(shí)間、會(huì)議或依據(jù)文件，任免人員的姓名、具體職務(wù)。 注意黨政分開。結(jié)尾：特此通知,1、通知,適用于： 表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況正文的寫法： 提出通報(bào)的根據(jù)；提示性質(zhì)和意義；寫明決定，提出希望 表彰性通報(bào)：敘述、評(píng)價(jià)先進(jìn)事跡和經(jīng)驗(yàn)，分析先進(jìn)事跡的意義。表彰決定。提出希望和號(hào)召或要求。

4、批評(píng)性通報(bào)：介紹錯(cuò)誤事實(shí)（事故）的基本情況。分析原因和教訓(xùn)。提出處理決定；同時(shí)提出希望和要求。 事項(xiàng)性通報(bào)：通報(bào)的原因。通報(bào)的事項(xiàng)：一項(xiàng)一項(xiàng)列出來(lái)，講清情況，闡明道理。提出希望和要求。結(jié)尾：特此通報(bào)。,2、通報(bào),適用于： 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)正文的寫法： 原因——重點(diǎn)部分，寫清楚請(qǐng)求事項(xiàng)的理由及依據(jù)，要充分充足、重理、重情、融情于理。 事項(xiàng)——要具體明確，到底給予什么樣的幫助、指示。 結(jié)尾——“妥否，

5、請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等注意： 一文一事； 單頭請(qǐng)示，主送一個(gè)機(jī)關(guān)，其他抄送，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)； 不越級(jí)請(qǐng)示； 不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告”,3、請(qǐng)示,適用于： 向省公司、市委市政府以及業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作、反映情況 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)種類： 工作報(bào)告 情況報(bào)告 答復(fù)報(bào)告,4、報(bào)告,報(bào)告正文的寫法： 概括說(shuō)明事情的動(dòng)態(tài)，點(diǎn)明事件中發(fā)生的問(wèn)題和傾向，提出解決方案

6、 工作報(bào)告——成績(jī)經(jīng)驗(yàn)報(bào)告：回顧所取得的成績(jī)或經(jīng)驗(yàn)；分析存在的問(wèn)題以及所采取的措施 情況報(bào)告——問(wèn)題事故報(bào)告：客觀敘述事件的過(guò)程和影響；原因分析；采取的措施（當(dāng)前補(bǔ)救和今后防范措施）；對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處理意見 答復(fù)報(bào)告——答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)：?jiǎn)柺裁创鹗裁矗褪抡撌陆Y(jié)尾：“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”注意：避免流水帳（只有回顧，沒有總結(jié)）， 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),4、報(bào)告,請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別,1、行文內(nèi)容

7、和目的： “報(bào)告”在于給決策部門提供依據(jù)，不須上級(jí)部門回復(fù) “請(qǐng)示”需要有明確的答復(fù)2、行文時(shí)機(jī)： “報(bào)告”是事后、事中寫作 “請(qǐng)示”一定要事前寫作3、行文事項(xiàng)要求： “請(qǐng)示”較單一，一事一請(qǐng) “報(bào)告”可綜合、可單一 特別注意：報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。,5、會(huì)議紀(jì)要,適用于：記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 正文的寫法： 會(huì)議概況（召開的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、目的、內(nèi)容等）；會(huì)議

8、議定的事項(xiàng)（領(lǐng)導(dǎo)思路和要求）。要求： 紀(jì)實(shí)性、概括性、條理性、理論性，重在“要”——不同于會(huì)議記錄。 一般強(qiáng)調(diào)會(huì)議，因此采取的人稱角度是“會(huì)議”，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等。 一般會(huì)后兩天發(fā)出。 附上與會(huì)人員名單（簽到掃描件）結(jié)尾：特此紀(jì)要。,6、函,適用于： 不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 正文的寫法： 緣由

9、＋事項(xiàng)結(jié)尾：“特此函達(dá)，請(qǐng)予函復(fù)”、“專此函達(dá)（函復(fù)）”要求： 措辭要得體、語(yǔ)言要平和,,,公文種類,公文寫作常識(shí),公文處理,公文寫作與處理,公文寫作技巧與要求,一、關(guān)于公文形式的選擇,公司層面： 公司發(fā)文、公司通知、公司函、業(yè)務(wù)通報(bào)、公司會(huì)議紀(jì)要、公司請(qǐng)示、黨工團(tuán)發(fā)文、公司內(nèi)部報(bào)告、公司實(shí)物收文、公司會(huì)議通知、公司公告部門層面： 部門通知、部門工作聯(lián)系單、部門請(qǐng)示、部門會(huì)議通知、部門實(shí)物收文,,

10、（一）公司層面：,向公司各部門布置全面性工作，安排全公司綜合性會(huì)議、活動(dòng)，向省公司報(bào)告、請(qǐng)示工作以及對(duì)外單位發(fā)送事務(wù)性信息 涉及公司管理、業(yè)務(wù)、服務(wù)、資費(fèi)、人事、財(cái)務(wù)政策以及工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等重大事項(xiàng) 涉及多個(gè)部門間的工作協(xié)調(diào)、配合等事項(xiàng) 部門經(jīng)理做不了最終決定，須由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 注意：以公司名義發(fā)文，就是代表公司或公司領(lǐng)導(dǎo)在說(shuō)話，因此要站在全公司的視角、站在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度去看問(wèn)題，以公司或公司領(lǐng)導(dǎo)的口氣去寫

11、文件。文件中就不能有“我部擬………”等字眼，如果需要提到某個(gè)部門，應(yīng)該是“中山公司 XX 部……”的形式。,,公司發(fā)文：意義重大、具有歷史保存價(jià)值的事項(xiàng),主送省公司的所有文件給不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)（市委市政府）公司內(nèi)部： 轉(zhuǎn)發(fā)省公司通信資費(fèi)、營(yíng)銷政策的調(diào)整和改革等重大事情 發(fā)布需要各部門共同遵守的綜合性、規(guī)范性規(guī)章制度 傳達(dá)要求各部門辦理和需要周知或者共同執(zhí)行的重要事項(xiàng) 關(guān)于公司財(cái)務(wù)、機(jī)構(gòu)、人事

12、、工資福利等調(diào)整與改革 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦而需要以公司名義發(fā)出的公文 公司生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理、支撐等專業(yè)方面的重要公文 公司重大投資項(xiàng)目的下達(dá)、重大科技項(xiàng)目的下達(dá) 公司發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，重大決策的調(diào)整和改革…………,公司通知：,屬于全局性的需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議的通知 其他發(fā)送給外單位的比較緊急、時(shí)效性短、不太重要的公文。（不用“公司函”）如：工程驗(yàn)收通知,公司函： 向不相隸屬的機(jī)關(guān)（平級(jí)

13、單位）商洽工作、咨詢和答復(fù)問(wèn)題 向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn),,業(yè)務(wù)通報(bào)： 用于公司各部門總結(jié)、通報(bào)本專業(yè)的周期性的工作情況。 如：節(jié)支通報(bào)、八項(xiàng)工程落實(shí)情況的通報(bào),公司會(huì)議紀(jì)要： 公司召開的會(huì)議 多個(gè)部門聯(lián)席召開的會(huì)議,,,公司請(qǐng)示（內(nèi)部）： 開展活動(dòng)前，請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意實(shí)施方案 購(gòu)買相關(guān)設(shè)備 ……,（二）部門層面,部門內(nèi)部布置專業(yè)性工作；安排部門會(huì)議、活動(dòng)； 向公司領(lǐng)導(dǎo) / 業(yè)

14、務(wù)指導(dǎo)部門報(bào)告、請(qǐng)示工作以及發(fā)送事務(wù)性信息。 向相關(guān)部門發(fā)送布置職權(quán)內(nèi)專業(yè)性工作 部門內(nèi)部事務(wù)； 部門經(jīng)理能夠說(shuō)了算，由部門經(jīng)理人員簽發(fā)。 以部門名義行文，不能有“我室………”等字眼（各室向部門領(lǐng)導(dǎo)提交工作報(bào)告和請(qǐng)示除外），如果需要提到某個(gè)室，也應(yīng)該是“我部/中心XXX室……”的形式。,部門通知： 布置專業(yè)工作 處理部門內(nèi)部日常工作 向公司領(lǐng)導(dǎo)/業(yè)務(wù)主管部門以及其他部門報(bào)告或通 報(bào)相關(guān)工作（如：節(jié)支情況的

15、函） 撰寫部門會(huì)議通知以及會(huì)議紀(jì)要,部門聯(lián)系單： 用于部門之間聯(lián)系、咨詢和辦理具體業(yè)務(wù) 如：關(guān)于招聘話務(wù)員的函,,部門請(qǐng)示： 向部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作,二、關(guān)于密級(jí)與緩急,省公司確定的密級(jí)及其發(fā)送范圍： 商秘密——省公司室副經(jīng)理級(jí)以上管理人員 （我公司部門副經(jīng)理以上） 商機(jī)密——省公司部門副經(jīng)理級(jí)以上管理人員 （我公司副總經(jīng)理以上）

16、商絕密——省公司黨組、董事會(huì)成員,省公司確定的緩急：一般、急、特急,三、關(guān)于標(biāo)題（事由）,（發(fā)文機(jī)關(guān)+）關(guān)于 + 事由（主要內(nèi)容）+ 文種（完整標(biāo)題） 省略發(fā)文機(jī)關(guān)：由事由、文種組成（常用標(biāo)題） 省略事由，由發(fā)文機(jī)關(guān)、文種組成。（中山市人民政府公告） 省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，直接標(biāo)出文種。（公告、通告） 省略“關(guān)于”：2005年10月經(jīng)營(yíng)分析會(huì)紀(jì)要 文種不能省略 例如：關(guān)于

17、召開人力資源綜合信息系統(tǒng)研討會(huì)的通知 轉(zhuǎn)發(fā)省公司關(guān)于學(xué)習(xí)十六屆四中全會(huì)精神的通知 關(guān)于愛立信RBS2202設(shè)備問(wèn)題的跟蹤和落實(shí)情況的通報(bào) 關(guān)于制作營(yíng)業(yè)執(zhí)照固定架的請(qǐng)示,三、關(guān)于標(biāo)題（事由）,標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的文種 如：轉(zhuǎn)發(fā)省公司關(guān)于開展TL9000貫標(biāo)工作的通知 轉(zhuǎn)發(fā)省公司關(guān)于定期

18、檢查網(wǎng)間通信質(zhì)量的通知的通知（？）關(guān)于事由（主要內(nèi)容）的問(wèn)題： 動(dòng)賓短語(yǔ)：開展公文培訓(xùn) 趨勢(shì)性短語(yǔ)：節(jié)支活動(dòng)開展情況 特別要注意事由中的動(dòng)詞與文種的重復(fù)問(wèn)題： 關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)買一臺(tái)手提電腦的請(qǐng)示（？） 關(guān)于上報(bào)中山公司SP違規(guī)調(diào)查情況的報(bào)告（？）,糾 錯(cuò) 案 例（關(guān)于標(biāo)題）,四、關(guān)于主送與抄送,標(biāo)明發(fā)送單位的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 部門的稱謂，統(tǒng)一為“各部門”，分公司的稱謂為“XX分公司”

19、； 發(fā)送單位的排序上，嚴(yán)格按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小的順序排列（如：華為公司，中興公司，惠州分公司，省公司企業(yè)發(fā)展部、網(wǎng)絡(luò)部、網(wǎng)管維護(hù)中心，本公司領(lǐng)導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)部、網(wǎng)維中心）（注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)） 主送單位： 抄送單位：除了主送單位需要執(zhí)行或知曉的其他機(jī)關(guān) 一般要抄送給業(yè)務(wù)主管部門（網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中心一般要抄送網(wǎng)絡(luò)部） 不能發(fā)送到二級(jí)單位 如：珠海公司網(wǎng)維中心、市場(chǎng)部市場(chǎng)策劃室,五、正文的格式,字體：仿宋GB_2312小三號(hào)行間

20、距：1.5倍行距結(jié)構(gòu)層次： 第一層：一、二、三，序號(hào)后用“頓號(hào)” 第二層：（一）（二）（三），序號(hào)后不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 第三層：1、2、3，序號(hào)后用“頓號(hào)” 第四層：（1）（2）（3），后不用標(biāo)點(diǎn) 如果一篇公文層次不多，可直接用第一層或第三層的序號(hào) 條款式公文，可使用 第一條 第二條……作序號(hào)。 段首空兩格建議：一般不使用自動(dòng)排版,,,公文種類,公文寫作常識(shí),公文處理,公文寫作與處理,公文寫作技巧與要

21、求,文件過(guò)多過(guò)泛。公文形式選用混亂。標(biāo)題不簡(jiǎn)練，文種使用不當(dāng)。主送、抄送太泛太多、層次不清。、排版、正文字體行距不規(guī)范，層次凌亂、顏色花哨。不清楚自己代表誰(shuí)在起草公文。（立場(chǎng)與語(yǔ)氣不正確）語(yǔ)言邏輯不強(qiáng)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。正文結(jié)構(gòu)不合理，可讀性較差。正文主體要素缺漏，主題思想不明確，堆砌材料。,存在的問(wèn)題,寫作技巧,拓展視野 前沿理論、政治經(jīng)濟(jì)、行業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)收集素材 報(bào)刊、圖書、網(wǎng)站、公文，圍

22、繞主題，分門別類 掌握全局，面面俱到，樣樣都懂關(guān)注公司領(lǐng)導(dǎo)思路和中心工作緊跟領(lǐng)導(dǎo)，用心聽話，領(lǐng)會(huì)意圖，捕捉火花，加工提煉做好命題作文： 要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖與想法，而不能隨心所欲，天馬行空思考越位 行動(dòng)到位,基本要求,文章架構(gòu)（以總結(jié)報(bào)告為例）——大遞進(jìn)（是什么、為什么、怎么樣） （認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題） 為了……（大目的），根據(jù)……（文件精神和領(lǐng)導(dǎo)思路），結(jié)合……（實(shí)際情

23、況），開展了……（概括所做的事情），如何做（具體思路），取得了……（概括性效果），存在……問(wèn)題，將采取……措施改進(jìn)（下一步工作部署和安排）。 ——小并列 兩句式標(biāo)題 三句式總結(jié),,基本要求,閱文對(duì)象：對(duì)什么人說(shuō)什么話——本位主義？?jī)?nèi)容準(zhǔn)確、充實(shí)語(yǔ)言要求——公文事務(wù)語(yǔ)體 練達(dá)：字典式的語(yǔ)言、左傳式的說(shuō)明 鮮活：氣勢(shì)、意境 （重復(fù)的詞語(yǔ)、新詞語(yǔ) 鋪墊與過(guò)渡 ）表達(dá)方式 文無(wú)止境，文

24、無(wú)定法，貴在創(chuàng)新，貴在超越,,形式規(guī)范＋內(nèi)容準(zhǔn)確＋語(yǔ)言練達(dá),通俗易懂,,,,公文寫作的基本要求（最高目標(biāo)）,,,公文種類,公文寫作常識(shí),公文處處理,公文寫作與處理,公文寫作技巧與要求,目前公文處理過(guò)程中存在的問(wèn)題：,1、機(jī)密、敏感文件，發(fā)送范圍人為擴(kuò)大。2、對(duì)待閱文件不重視。,公文處理的流程及職責(zé),起草室主管審核部門經(jīng)理人員審核、會(huì)簽綜合部核稿公司領(lǐng)導(dǎo)審批公司綜合員各部門綜合員部門經(jīng)理人員批示相關(guān)室或

25、人員辦理,起草要做到內(nèi)容正確、形式規(guī)范、語(yǔ)言流暢、通俗易懂，堅(jiān)決避免出現(xiàn)錯(cuò)誤尤其是錯(cuò)別字 室主管審核：文件起草的必要性、格式的規(guī)范性、內(nèi)容的正確性、語(yǔ)言的通俗性 部門經(jīng)理人員審核：內(nèi)容是否可行、是否需要其他部門會(huì)簽 綜合部核稿：對(duì)文體、格式把關(guān)（格式的規(guī)范）；對(duì)內(nèi)容、語(yǔ)言把關(guān)（行文的規(guī)范）；是否符合公司戰(zhàn)略方向；是否符合國(guó)家規(guī)章政策 公司領(lǐng)導(dǎo)審批：方案是否可行 公司綜合員：正確分發(fā) 各部門綜

26、合員：提交部門經(jīng)理人員批示 部門經(jīng)理人員批示：確定相關(guān)辦理室或人員，并明確完成時(shí)間和要求 相關(guān)室或人員辦理：要根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的指示完成相關(guān)后續(xù)工作,,,,,,,,,公文處理的流程及職責(zé),省公司發(fā)文公司綜合員綜合部（或公司）領(lǐng)導(dǎo)批示返回公司綜合員分發(fā)各部門綜合員部門經(jīng)理人員批示分發(fā)相關(guān)室或人員辦理,,公司綜合員正確填寫處理意見,綜合部領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)公司綜合員的意見進(jìn)行審核,各部門根據(jù)意見進(jìn)行分發(fā)，

27、并及時(shí)反饋分發(fā)情況,部門經(jīng)理人員根據(jù)文件內(nèi)容作出批示，確定相關(guān)辦理室或人員，并明確完成時(shí)間和要求,相關(guān)辦理室或人員要根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的指示完成相關(guān)后續(xù)工作,,,,,,,公文處理注意的幾個(gè)問(wèn)題,密級(jí)文件的分發(fā)問(wèn)題請(qǐng)示的分發(fā)問(wèn)題閱知與待辦問(wèn)題,公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，原則上不能再修改，只能重新擬文進(jìn)行補(bǔ)充更正。特殊情況，該文內(nèi)容有誤，經(jīng)報(bào)告簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后，經(jīng)過(guò)相關(guān)流程，才能進(jìn)行修改。 公文的附件大小不得超過(guò) 5M，超過(guò)則要將文件進(jìn)行壓縮