淺析人力資源信息系統(tǒng)對企業(yè)人力資源角色的影響

1、淺析人力資源信息系統(tǒng)對企業(yè)人力資源角色的影響[摘要]未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一就是基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展。隨著人力資源的逐步電子化，HRIS可以為企業(yè)人力資源角色帶來什么改變其系統(tǒng)職能全面實(shí)現(xiàn)后，人力資源從業(yè)者應(yīng)何去何從本文首先分析HRIS存在的明顯優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上，探討HRIS對人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工的影響，由此引出HRIS對人力資源未來發(fā)展方向轉(zhuǎn)變的影響，并提出相應(yīng)的建議。[關(guān)鍵詞]人力資源信息系統(tǒng)

2、；人力資源角色；角色轉(zhuǎn)變一、導(dǎo)語國外的研究資料及相關(guān)報道一致指出，人力資源的電子化(E化)將是未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一，業(yè)界知名的軟件公司PeopleSoft、acle、SAP等都相繼推出人力資源信息系統(tǒng)HumanResourceInfmationSystem(簡稱為HRIS)。在這股強(qiáng)勁的旋風(fēng)下，小型的軟件公司也風(fēng)起云涌，人力資源E化的口號喊得震天響。但是反觀國內(nèi)，只有少數(shù)的企業(yè)能真正實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，國內(nèi)真正對HRIS有深入研究的

3、專家學(xué)者并不多，主要原因是懂人力資源的專業(yè)者大多非技術(shù)出身，專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不懂人力資源。一方面，人力資源專業(yè)出身的不善于使用信息科技來提高行政效率，只知道依照原來的工作流程，將人工操作照搬到計算機(jī)上進(jìn)行作業(yè)。另一方面，專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不知道人力資源的人員到底需要什么，更不知道兩者之間應(yīng)該如何串聯(lián)。因此，在發(fā)展HRIS時，由于兩者之間的專業(yè)領(lǐng)域南轅北轍，存在著一道難以逾越的鴻溝。簡單地定義人力資源信息系統(tǒng)HRIS，就是指通過

4、系統(tǒng)化的程序收集、存儲和分析企業(yè)與員工的信息。可以說，HRIS改變了員工、管理者乃至整個企業(yè)的行為和認(rèn)知。近年來，IT革命不斷推動HRIS的變革，極大程度改變了傳統(tǒng)的人力資源職能，并對人力資源職能加以重組。如今，HRIS的電子化與網(wǎng)絡(luò)化，即在人力資源管理工作中運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS更是一種普遍的發(fā)展趨勢。由于不受時間和地理位置的限制，企業(yè)的任何員工可以在任何時間和任何地點(diǎn)聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作。同時，公司的各種政策、制度、通知和培訓(xùn)資料也可通

5、過這種渠道來發(fā)布，這能有效地改善公司內(nèi)部溝通途徑，擴(kuò)展溝通的渠道。很顯然，這種基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS將傳統(tǒng)的人力資源從業(yè)者帶入了新的工作時代，過去那種由專業(yè)從業(yè)者才能從事人力資源管理工作的思維已被全員管理的思維理念取而代之。一方面，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能降低管理成本，節(jié)省管理時間；另一方面，HRIS能幫助人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工在系統(tǒng)支持下做出更好的決策。二、降低成本和節(jié)省時間由于基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能夠自動執(zhí)行和完成人力資源相關(guān)職能

6、，因此，這一系統(tǒng)的使用最明顯的優(yōu)勢就在于從長遠(yuǎn)來看能夠降低成本和節(jié)省時間。一方面，企業(yè)成本的節(jié)約主要表現(xiàn)在管理成本的降低和體力工作的減少上。例如，包裝、打印、分發(fā)人力資源文件的辦公消耗降低，因?yàn)樾畔⒌膫鬟f現(xiàn)在已經(jīng)電子化。再例如，過去人力資源任務(wù)由人力資源部進(jìn)行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復(fù)雜；而如今，相關(guān)員工的數(shù)量明顯減少。根據(jù)Frester的研究，每位普通員工每年大約需要處理的基本事務(wù)約15項(xiàng)，如工資查詢或改變聯(lián)系方式等。據(jù)

7、Mgan在2000年的統(tǒng)計，員工的每次業(yè)務(wù)或事務(wù)的處理大約平均花費(fèi)$35，這就意味著僅為普通員工基本服務(wù)的一個500人的企業(yè)就將耗費(fèi)$263，000。但是，人力資源信息系統(tǒng)HRIS中的自我服務(wù)體系的運(yùn)用改變了這一現(xiàn)狀，該體系允許員工自行更新個人相關(guān)記錄、查詢相關(guān)信息等。同人力資源的專業(yè)人士能著重于更具戰(zhàn)略意義的職能，如人力資源規(guī)劃、知識管理和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時，科技發(fā)展為人力資源專業(yè)人士提出了巨大的挑戰(zhàn)，他們必須加速獲得最新的信息技術(shù)

8、，并同時改造傳統(tǒng)流程從而使其進(jìn)入在線流程時代。對于管理者而言，他們可以同時直接從個人層面以及集體層面上獲得員工的信息，因此，管理者能夠及時做出應(yīng)對，并通過更好地監(jiān)測過去和現(xiàn)在的表現(xiàn)來適當(dāng)?shù)刂贫ú块T的人力資源計劃。就像Fein在2001年討論的那樣，很多管理者依賴于電子商務(wù)人力資源的能力來提供卓越的信息收集和在人力資源功能區(qū)域的分析，比如績效評估和管理、招聘和甄選以及管理發(fā)展等。而對于大多數(shù)的普通員工而言，他們不僅利用基于網(wǎng)絡(luò)和自我服務(wù)選

9、項(xiàng)來修改和簡化流程，同時還檢查自己的人力資源資料現(xiàn)狀，并更新相關(guān)信息，甚至還可以獲得在線的個人建議等等。從這一點(diǎn)可以看出，在一個組織內(nèi)的所有職員都應(yīng)該歡迎HRIS。事實(shí)也證明，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色已經(jīng)扮演著不同于傳統(tǒng)的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過電子商務(wù)人力資源系統(tǒng)發(fā)生改變，這種功能是典型的傳統(tǒng)人力資源實(shí)施的高度自動化。傳統(tǒng)上，組織依賴相對較低的科技方法，包括報紙、廣告和雇員的推薦來找

10、到并吸引合格的候選人來填補(bǔ)職位空缺。然而，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為近年來在招聘上最流行的方法之一。許多組織已經(jīng)開始使用電子招聘系統(tǒng)來完善功能，根據(jù)Kay的研究，這會有很多的優(yōu)點(diǎn)，比如可以招攬到更多的候選人，節(jié)省調(diào)職的成本，減少文件并節(jié)省時間等等。Kay在2000年指出，通過網(wǎng)絡(luò)廣告雇一個人平均花費(fèi)$152，而傳統(tǒng)的方法需要$1383。毋庸置疑，與傳統(tǒng)的方法如報紙廣告等相比，Inter提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(7080%)的自動化招

11、聘過程可以減少23的招聘時間和降低90%的成本。簡單來說，在招聘過程中使用電子商務(wù)人力資源可以節(jié)約時間和成本，不僅為人力資源專業(yè)人士，也為管理者和普通員工的角色轉(zhuǎn)變帶來契機(jī)，相關(guān)人士可以投入更多的時間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對人力資源專業(yè)人士來講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時間考慮更多戰(zhàn)略層次的問題，順利完成角色的轉(zhuǎn)變，這是他們正面臨著角色轉(zhuǎn)變的巨大挑戰(zhàn)。四、現(xiàn)狀和關(guān)注盡管人力資源信息系統(tǒng)HRIS

12、的發(fā)展與運(yùn)用是積極的，但仍然存在著大量企業(yè)都必須認(rèn)識到的問題。首先，不是所有的員工和管理者都會歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會面臨更多的工作和責(zé)任。在他們看來，人力資源部是在推卸責(zé)任。另一個原因是普通員工也許會被要求接受技術(shù)培訓(xùn)，這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。第二，員工和管理者很少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實(shí)上，由于業(yè)務(wù)的外包，可能會由電話中心的代表來回答員工的問題，而這些

13、代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語音機(jī)上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質(zhì)在一定程度上發(fā)生了變化。第三，人力資源部門會比以前更小，同時人力資源專業(yè)人士可能正在實(shí)施并運(yùn)用新技術(shù)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的交易處理任務(wù)是自動的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分?jǐn)?shù)來記錄信息以及填寫進(jìn)程表。根據(jù)2000年人力資源自我服務(wù)的調(diào)查研究，有自我服務(wù)系統(tǒng)的公司每151個員工需要一個人力資源代表，而沒有這個系統(tǒng)的公司每個人