企業(yè)采購管理組織創(chuàng)新與流程再造

1、理財(cái)2008年第8期STUDYANDEXPLORE研究與探索河海大學(xué)宿曉小松工程(常州)有限公司張虹企業(yè)采購管理組織創(chuàng)新與流程再造在傳統(tǒng)的直線職能制組織模式下企業(yè)采購管理中存在著采購業(yè)務(wù)信息不對稱、采購人員業(yè)績評價困難等問題本文依據(jù)信息不對稱理論和團(tuán)隊(duì)組織理論及供應(yīng)鏈管理的要求提出成立競爭性的采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)、優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程等采購組織制度創(chuàng)新措施。一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理中存在的問題(一)采購管理組織設(shè)置不合理大多數(shù)企業(yè)對采購業(yè)務(wù)的管理是通過

2、以下模式:一是一般企業(yè)模式以采購部為中心按物料品類下設(shè)不同的采購業(yè)務(wù)組由采購副總經(jīng)理或總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)二是集團(tuán)企業(yè)模式成立集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)集團(tuán)通用物料的采購和調(diào)配由集團(tuán)采購副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)分公司采購部負(fù)責(zé)公司專用物料及低價值物料的采購業(yè)務(wù)。以上兩種模式均屬于傳統(tǒng)的科層制職能化組織結(jié)構(gòu)模式其特點(diǎn)是基層的采購部門依照其職能擁有采購業(yè)務(wù)壟斷地位擁有絕對的市場信息優(yōu)勢而企業(yè)其他部門如財(cái)務(wù)部等因職責(zé)設(shè)置不同只能獲得間接的采購業(yè)務(wù)信息對采購部門監(jiān)督考核乏力因

3、而不利于企業(yè)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)的管理。從供應(yīng)鏈管理的角度來看企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過外包非核心業(yè)務(wù)以及與供應(yīng)商發(fā)展戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系等培養(yǎng)自身的核心競爭力這些舉措要求企業(yè)最高管理層進(jìn)行統(tǒng)一謀劃與安排聯(lián)合企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門共同實(shí)施而以采購部為核心的傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)往往從部門角度出發(fā)以完成采購任務(wù)為中心職責(zé)權(quán)力層次設(shè)計(jì)偏低遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)與管理的要求。(二)采購業(yè)務(wù)信息不對稱傳統(tǒng)的科層制職能化組織機(jī)構(gòu)設(shè)置模式導(dǎo)致了采購業(yè)務(wù)信息的嚴(yán)重不對稱。這種垂直設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)模式

4、下信息的傳遞自下而上采購業(yè)務(wù)信息在基層采購業(yè)務(wù)人員處集中但采購業(yè)務(wù)人員并不具有供應(yīng)商選擇及采購決策權(quán)而主要是向上級主管提供業(yè)務(wù)信息。隨著采購業(yè)務(wù)信息向上級主管的傳遞信息量在逐漸減少而上級主管如采購副總經(jīng)理、總經(jīng)理的采購決策權(quán)卻在逐漸增大。最后實(shí)際的采購業(yè)務(wù)控制權(quán)集中在采購部經(jīng)理、采購副總、總經(jīng)理及個別采購業(yè)務(wù)組主管身上。在當(dāng)前買方市場的大背景下這些少數(shù)的權(quán)力集中人物便成了許多供應(yīng)商銷售人員的營銷活動重點(diǎn)對象由此滋生了權(quán)錢交易以及不正當(dāng)競

5、爭行為盡管不少企業(yè)不斷更換采購主管人員但這種機(jī)制不徹底改變則無法從根本上打破采購業(yè)務(wù)的信息不對稱提高采購決策的科學(xué)性和合理性。(三)采購人員業(yè)績評價難采購業(yè)務(wù)業(yè)績評價的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)是在保證產(chǎn)品質(zhì)量和及時供應(yīng)的前提下實(shí)現(xiàn)物料采購成本的最低。但采購業(yè)績狀況不僅取決于采購人員的主觀努力程度而且受制于企業(yè)采購資金的支付狀況、采購物料的市場供求狀況及企業(yè)與供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系情況等很難像對待企業(yè)營銷人員那樣主要依靠銷售業(yè)務(wù)量的完成情況進(jìn)行績效評價。在

6、當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下不同廠家的產(chǎn)品質(zhì)量不同價格浮動也比較大如何選擇質(zhì)量適當(dāng)、價格合理的產(chǎn)品需要采購人員與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同檢測與評判相關(guān)考核部門缺乏對供應(yīng)商產(chǎn)品成本及市場供求信息的準(zhǔn)確掌握就難以制定出一套標(biāo)準(zhǔn)對采購人員在收集市場信息及合理選擇采購物料等方面的努力程度進(jìn)行評價。有的企業(yè)采用了標(biāo)桿管理方法但同行業(yè)企業(yè)間因存在相互競爭關(guān)系而難以及時收集到采購及相關(guān)成本信息進(jìn)行對比因此采購人員的業(yè)績評價是企業(yè)中普遍存在的難題。二、供應(yīng)鏈環(huán)境下企業(yè)采

7、購組織創(chuàng)新策略(一)構(gòu)建以采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的供應(yīng)鏈管理組織架構(gòu)采購管理的重點(diǎn)在于掌握充分的市場信息進(jìn)行合理的判斷決策。打破采購業(yè)務(wù)信息不對稱的關(guān)鍵在于在采購部門內(nèi)部引入競爭機(jī)制建立采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。采購業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是以信息管理為重點(diǎn)不需要專用的設(shè)備與生產(chǎn)線對業(yè)務(wù)人員專業(yè)技能的要求基本類似符合作業(yè)團(tuán)隊(duì)管理的基本要求因此可以采用競爭性作業(yè)團(tuán)隊(duì)的管理模式。各采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)均可承辦全公司物料的采購業(yè)務(wù)而不是過去由不同采購行政小組負(fù)責(zé)不同物料的采購這樣

8、需求部門在提交物料需求之后不同的采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)分別調(diào)研和收集相應(yīng)的市場供求信息形成各自的采購方案提交公司供應(yīng)鏈決策中心進(jìn)行比較擇優(yōu)選用或擇優(yōu)組合選用。這種方式的好處是變以往采購業(yè)務(wù)的單信息渠道為多信息渠道充分調(diào)動采購業(yè)務(wù)人員的積極性去進(jìn)行市場調(diào)研、收集相關(guān)物料的采購信息與供應(yīng)商談判增強(qiáng)采購決策的透明度與合理性。采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)由采購部為主要成員可根據(jù)項(xiàng)目需要吸收或臨時抽調(diào)質(zhì)檢部、研究開發(fā)部、生產(chǎn)部、銷售部參與完成替代物料開發(fā)與鑒定等。(二)成

9、立供應(yīng)鏈管理信息中心企業(yè)應(yīng)在企業(yè)采購部門以外成立信息中心以加強(qiáng)對供應(yīng)鏈管理及營銷管理等外部信息的搜集與管理。信息中心應(yīng)成為一個獨(dú)立的信息源向企業(yè)高層主管提供外部市場信息也為評價企業(yè)有關(guān)部門收集外部信息的可靠性提供參照。信息中心下設(shè)供應(yīng)鏈管理信息中心主要關(guān)注的信息包括各采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)提供的所有相關(guān)物料的類別、型號、質(zhì)量與價格等市場信息并適當(dāng)進(jìn)行抽樣調(diào)研供應(yīng)商的基本情況、信用記錄、產(chǎn)品報(bào)價、產(chǎn)品合格率與商品化及時性等信息公司物料需求計(jì)劃、采購

10、方案與決策、供應(yīng)商初評及每年的綜合評價情況等的文檔資料銷售部門及客戶反饋的產(chǎn)品及物料的質(zhì)量信息等。供應(yīng)鏈管理中心還應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行市場調(diào)研收集市場及同類產(chǎn)品生產(chǎn)廠家的物料供求及價格信息與采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)提供的物料信息進(jìn)行對比為公司進(jìn)行供應(yīng)商管理、采購決策與采購業(yè)務(wù)小組業(yè)績評價等提供依據(jù)。(三)成立供應(yīng)鏈管理中心進(jìn)行采購業(yè)務(wù)決策為避免采購主管等少數(shù)人員采購權(quán)力過于集中而導(dǎo)致?lián)p害企業(yè)利益的行為發(fā)生企業(yè)應(yīng)成立供應(yīng)鏈管理中心負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)決策與供應(yīng)鏈管理與

11、運(yùn)作采購部主要負(fù)責(zé)信息的收集、采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行與供應(yīng)商管理。由采購中心或供應(yīng)鏈管理中心作為企業(yè)的最高采購權(quán)力機(jī)構(gòu)35理財(cái)2008年第8期STUDYANDEXPLORE研究與探索做出企業(yè)的采購決策也是國際上的通行做法。供應(yīng)鏈管理中心應(yīng)包括執(zhí)行下列職能之一的全體組織的主管人員:(1)使用者。使用者是企業(yè)內(nèi)部使用物料的成員其提出采購建議并協(xié)助決定物料的規(guī)格。(2)影響者。其協(xié)助決定產(chǎn)品的規(guī)格并提供不同方案的評估信息如企業(yè)技術(shù)部、研究開發(fā)部、品質(zhì)

12、部及信息中心等部門的相關(guān)人員。(3)審批者。指采購業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)督部門主管人員如財(cái)務(wù)部材料會計(jì)等。(4)執(zhí)行者。采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行者主要是采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員其提供采購信息并制定采購方案經(jīng)供應(yīng)鏈管理中心比較選擇后實(shí)施與供應(yīng)商商定具體采購合同條款并確保及時供貨。供應(yīng)鏈管理中心的成立有助于從戰(zhàn)略管理層面進(jìn)行企業(yè)供應(yīng)鏈的規(guī)劃、運(yùn)作與協(xié)調(diào)為供應(yīng)鏈整體最優(yōu)的實(shí)現(xiàn)提供組織保障。(四)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)管理流程首先是根據(jù)不同類別的物料采用不同的管理策略。對單位價

13、值高而品類不多的物料應(yīng)重點(diǎn)管理由供應(yīng)鏈管理委員會負(fù)責(zé)調(diào)動全公司相關(guān)部門通過與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系或者通過集中大批量采購與供應(yīng)商建立長期合作伙伴關(guān)系獲得質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理的物料供應(yīng)而對單位價值不高而品類繁多的物料主要由采購部門采購業(yè)務(wù)小組充分依賴市場供應(yīng)通過招標(biāo)或集中競價的方式簽訂供貨合同。采購業(yè)務(wù)小組提出采購方案后由信息中心負(fù)責(zé)對相關(guān)物料的供應(yīng)商資質(zhì)信用進(jìn)行審核對供貨質(zhì)量或供貨時間出現(xiàn)問題的供應(yīng)商進(jìn)行逐漸淘汰對初次引入的供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)

14、審察對其提供的樣品除由質(zhì)檢與技術(shù)部門進(jìn)行質(zhì)量與規(guī)格鑒定以外還要進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)與信用考察最后將相應(yīng)的文件資料交供應(yīng)鏈管理中心集體決定采用何種方案。(五)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)考核管理采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)范圍是一致的但其所擬采購方案能否得到實(shí)施則要通過競爭贏得因此可以通過對比一定時期獲得批準(zhǔn)實(shí)施的物料采購業(yè)務(wù)價值量總和來評價不同采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的采購工作業(yè)績結(jié)合企業(yè)信息中心對已采購物料的質(zhì)量、供貨及時性、合作開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度等指標(biāo)考核采購業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的供應(yīng)商管理業(yè)

15、績以上述指標(biāo)為基礎(chǔ)對業(yè)績突出的采購小組進(jìn)行提成獎勵。為保障采購業(yè)務(wù)小組的競爭具有有效性人力資源部門應(yīng)在一段時期考核的基礎(chǔ)上對業(yè)績差別較大的弱勢小組進(jìn)行淘汰對強(qiáng)勢小組進(jìn)行拆分重組并且在全公司范圍內(nèi)對采購小組成員進(jìn)行選聘確保建立公平有效的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部競爭。參考文獻(xiàn):[1]施先亮、李伊松:《供應(yīng)鏈管理原理與應(yīng)用》清華大學(xué)出版社2006年版。[2]黃速建、黃群慧:《現(xiàn)代企業(yè)管理:變革的觀點(diǎn)》經(jīng)濟(jì)管理出版社2005年版。[3]喬爾.D.威斯納、梁

16、源強(qiáng)、陳加存:《供應(yīng)鏈管理》機(jī)械工業(yè)出版社2006年版。[4]艾倫.R.雷德斯著徐杰、鞠頌東譯:《采購供應(yīng)管理流程》電子工業(yè)出版社2005年版。(編輯夏娜)首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)王海林基于控制論的企業(yè)價值鏈可控性研究按照現(xiàn)代控制理論的觀點(diǎn)對于動態(tài)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)系統(tǒng)可控性直觀的理解就是能否用調(diào)整政策變量的方法經(jīng)過有限的時間使所討論的經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)達(dá)到任何事先設(shè)定的目標(biāo)。即假設(shè)系統(tǒng)初始的內(nèi)部狀態(tài)為x(0)如果采用控制輸入u(0)u(1)u(n1)使系統(tǒng)目標(biāo)向

17、量在n步之內(nèi)達(dá)到任意預(yù)先給定的另一個狀態(tài)x(N)(N0)則稱系統(tǒng)為狀態(tài)完全可控簡稱可控。價值鏈的可控性是指經(jīng)過有限的控制步驟價值鏈系統(tǒng)可以從一個狀態(tài)到達(dá)其他任意預(yù)先設(shè)定的狀態(tài)也就是說通過實(shí)施有限控制可以使價值鏈達(dá)到所希望的控制目標(biāo)。基于價值鏈可控性定義假設(shè)研究的價值鏈共包含s個企業(yè)分別是企業(yè)1、企業(yè)2、企業(yè)3、、企業(yè)s即整個系統(tǒng)包含s個互相連接的子系統(tǒng)。設(shè)整個價值鏈的初始內(nèi)部狀態(tài)為x(0)通過控制價值鏈要達(dá)到的任意預(yù)先給定狀態(tài)為x(N)

18、。按照大系統(tǒng)理論的分解協(xié)調(diào)原理可以將企業(yè)初始狀態(tài)分解為x1(0)、x2(0)、、xs(0)給定狀態(tài)x(N)分解為各企業(yè)應(yīng)達(dá)到的子目標(biāo)狀態(tài)x1(N)、x2(N)、、xs(N)。假設(shè)鏈中任意企業(yè)i采用控制輸入變量ui(0)ui(1)ui(mi1)即mi維控制向量ui(k)使系統(tǒng)在ni步之內(nèi)達(dá)到任意預(yù)先給定的一個狀態(tài)xi(N)其中i=12s。一、價值鏈可控性分析前提(一)企業(yè)在執(zhí)行計(jì)劃、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中會受到各種可控及不可控因素影響例如客觀條

19、件和情況發(fā)生了變化人的主觀努力難以挽回企業(yè)自身的人為因素等等。一般來說對于不可控因素的影響企業(yè)可采取修改計(jì)劃使計(jì)劃盡量符合實(shí)際并且有效地執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)對于可控制因素的影響企業(yè)可以采取健全制度、嚴(yán)格執(zhí)行制度、經(jīng)常性考核分析等方法進(jìn)行協(xié)調(diào)、制約和控制以糾正偏離目標(biāo)的現(xiàn)象。這種為制約各種消極因素的影響和達(dá)到體系的目標(biāo)而設(shè)計(jì)的控制正是企業(yè)內(nèi)部控制。(二)內(nèi)部控制是在企業(yè)內(nèi)所實(shí)行的控制其控制對象是單位內(nèi)的會計(jì)活動及業(yè)務(wù)活動任何企業(yè)以及企業(yè)組