商務(wù)文書寫作步驟

1、1 / 24第一講 商務(wù)文書寫作的概念當(dāng)今社會(huì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì),商務(wù)活動(dòng)則是各種社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入 發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個(gè)熱點(diǎn).企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文 書的形式進(jìn)行。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù),為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例,希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書 寫作的步驟和方法;與此同時(shí),總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強(qiáng)調(diào)了公文寫作的 規(guī)范性，

2、以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識(shí)地避免這些錯(cuò)誤.商務(wù)文書寫作概述為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧,讓我們首先了解一下商務(wù)文 書寫作的基本內(nèi)容。(一）商務(wù)文書的分類 一）商務(wù)文書的分類在實(shí)際工作中，大家可能會(huì)遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容 用途可以大致將其劃分為以下的類型:1. 1.按形式來劃分 按形式來劃分以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： ? 固定格式的商務(wù)文書 常見的固定格式的商務(wù)文

3、書主要有:商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù).相比較 而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的.? 非固定格式的商務(wù)文書 而所謂非固定格式的商務(wù)文書,在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛,其中最為大家所 熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。2．按內(nèi)容用途來劃分 ．按內(nèi)容用途來劃分以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn),商務(wù)文書則又可以分為以下兩類： ? 通用的商務(wù)文書 常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以

4、及報(bào)告 等。由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁,所以在課程后面的內(nèi)容中 將對(duì)它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。? 禮儀性的商務(wù)文書 而所謂禮儀性的商務(wù)文書,則主要是指賀信、賀電、邀請(qǐng)書、請(qǐng)柬以及慰問信。(二）商務(wù)文書寫作的作用 二）商務(wù)文書寫作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分;而每個(gè)人工作首先都是有私 心的,即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn),然后再將私心通過公心來實(shí)現(xiàn)—— 公司或單位好，個(gè)人才

5、可以好。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重 要的?！陡２妓埂冯s志的創(chuàng)始人—— 馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會(huì),幫助你擺脫 困境,或者為你帶來財(cái)富”,也就是說,寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng) 濟(jì)利益。從另一個(gè)角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都 是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是,溝通并不僅僅是所傳遞出 來的

6、信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到,在日常工 作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通 。3 / 24? 材料 好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的,需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。 例如在政府機(jī)關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章 程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多,選擇要嚴(yán),使用要巧“的原

7、則。 ? 結(jié)構(gòu) 另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu),否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi) 很多不必要的時(shí)間,而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化.在結(jié)構(gòu)方面,可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式. ? 語言 如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對(duì)其 進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練”，最低要求也必須 進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確.第二講 如

8、何寫出好文章（上)商務(wù)文書寫作的步驟在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個(gè)步驟:（一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo) （一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo) 在撰寫某一個(gè)商務(wù)文書之前,我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問題，即我們希望該文書的對(duì)象在 收到文書之后采取怎樣的行動(dòng)；這個(gè)問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo).1．主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo) ．主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)行動(dòng)的主體是收取商務(wù)文書的對(duì)方。因此,我們撰寫

9、商務(wù)文書說表 達(dá)出來的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”,而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。２.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo) 將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時(shí)往往陷入到一個(gè)誤區(qū)當(dāng) 中，即將自己的被動(dòng)目標(biāo)當(dāng)成了主動(dòng)目標(biāo)—- 只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對(duì)方的感受。認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū),將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問題的 基礎(chǔ)上,再獲取以下這個(gè)問題

10、的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁?換而言之， 我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么 成果。只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目 標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)?！景咐?】有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會(huì)議的郵件 有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會(huì)議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會(huì)，要求她在確定時(shí)間和地點(diǎn)之后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書.這個(gè)郵件實(shí)際上

11、就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知。在撰寫這個(gè)郵件的過程中,我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會(huì)”而不是簡(jiǎn)單地“通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)”。因此，郵件中僅僅明確了會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)還不夠,因?yàn)檫@樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會(huì);而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會(huì)議前一個(gè)星期都對(duì)是否參加會(huì)議進(jìn)行確認(rèn).要寫好這個(gè)商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時(shí)參會(huì)”這個(gè)事