公司會(huì)議及接待管理制度

1、1 / 10公司會(huì)議及接待管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司會(huì)議管理,保障會(huì)議質(zhì)量,降低管理成本，特制會(huì)議及接待管理制度。二、會(huì)議類別會(huì)議類別分公司內(nèi)部會(huì)議和公司外部會(huì)議,其中公司外部會(huì)議包括主辦、承辦、參加三種類型。(一）公司內(nèi)部會(huì)議 一）公司內(nèi)部會(huì)議1、總經(jīng)理辦公會(huì)(１）總經(jīng)理辦公會(huì)是由總經(jīng)理本人或委托人定期召開的工作例會(huì)。（２）參加人員為總經(jīng)理層、總經(jīng)理辦公室、企業(yè)管理部及相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人。(3）時(shí)間原則上定為每周日下午。2、部門經(jīng)理例會(huì)

2、（1）部門經(jīng)理例會(huì)由公司層面組織的部門會(huì)議。（２）會(huì)議由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)主持。參加人員為總經(jīng)理層、各部門負(fù)責(zé)人(負(fù)責(zé)人出差時(shí)由部門行政主管或指定代理人參會(huì)）.（３）會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整理,經(jīng)主管總經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后在公司OA上發(fā)布，會(huì)議紀(jì)要在總經(jīng)理辦公室存檔。3、部門例會(huì)(１）部門例會(huì)是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會(huì)。（2）例會(huì)時(shí)間由各部門根據(jù)部門工作開展合理安排，原則上每半月召開一次。(３)會(huì)議紀(jì)要由各部門行政助理負(fù)責(zé)整理

3、,每月２8日之前報(bào)總經(jīng)理辦公室存檔。4、項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議（1）項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)需要,主持召開項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議,由項(xiàng)3 / 101、會(huì)議記錄遵照“誰組織,誰記錄“的原則,如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。2、會(huì)議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定(1）做好會(huì)議的考勤記錄，填寫《參加會(huì)議人員簽到表》（見附件3），根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理《會(huì)議紀(jì)要》.(2）《會(huì)議紀(jì)要》整潔、清晰,在記錄中要注明“待解決內(nèi)容“和“會(huì)議決

4、定”等字樣。(３)《會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作日內(nèi)呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名.四、會(huì)議費(fèi)用管理1、涉及到費(fèi)用的會(huì)議，會(huì)議組織方需提供《會(huì)議用款申請(qǐng)表》（見附件2),經(jīng)批準(zhǔn)后從財(cái)務(wù)領(lǐng)取備用金，會(huì)議結(jié)束三個(gè)工作日內(nèi),提供《會(huì)議申報(bào)表》（見附件6），對(duì)費(fèi)用情況進(jìn)行詳細(xì)說明，履行報(bào)銷手續(xù)。2、會(huì)議組織方嚴(yán)格遵守各項(xiàng)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)，不得有瞞報(bào)、漏報(bào)的行為，會(huì)議的各類費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)見附件６。五、會(huì)議的成果管理會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作日內(nèi),《會(huì)議紀(jì)要》與相關(guān)資料

5、交企業(yè)管理部存檔，若有錄音文件要一并存檔?！稌?huì)議紀(jì)要》由企業(yè)管理部上傳公司OA，方便員工知識(shí)共享.六、會(huì)議接待1、接待管理：總經(jīng)理辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí),了解來賓基本情況確定接待方式.必要時(shí)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌,會(huì)議接待成立會(huì)務(wù)組，填報(bào)《會(huì)議任務(wù)單》（見附件１）確定會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目會(huì)議會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人原則上由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理擔(dān)任,其他由辦公室負(fù)責(zé)安排,會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際情況填報(bào)《客戶接待計(jì)劃表》和《會(huì)議接待計(jì)劃表》，統(tǒng)籌會(huì)