中小建筑企業(yè)采購信息化管理實施

1、<p>　　中小建筑企業(yè)采購信息化管理實施</p><p>　　摘要：建筑企業(yè)信息化實施就是以項目管理為主流，以企業(yè)成本管理為核心，物資采購管理直接影響到項目進度、項目成本、項目質(zhì)量。物資采購工作相當瑣碎，目前中小建筑企業(yè)采購系統(tǒng)化程度較低，管理與控制較難，隨著市場競爭的日趨激烈，中小建筑企業(yè)對成本控制的要求已提升到企業(yè)戰(zhàn)略決策中，因此企業(yè)采購管理信息化的實現(xiàn)更為重要。 </p><

2、p>　　關鍵詞：采購管理、中小建筑企業(yè)、實現(xiàn) </p><p>　　中圖分類號： C29 文獻標識碼： A </p><p>　　筆者公司正面臨一個由分散采購向集中采購轉(zhuǎn)化的過程，將材料采購權(quán)集中到公司采購，解決分散采購存在的問題，通過進行企業(yè)實際調(diào)研和分析,搭建協(xié)同辦公軟件平臺，初步將企業(yè)采購過程管理推向了信息化管理方式。 </p><p>　　建筑企業(yè)材料

3、采購的特點 </p><p>　　建筑企業(yè)采購不同于辦公用設備、文具、公司汽車等非生產(chǎn)類采購，也不同于加工制造業(yè)采購，有其固定的模式，重點放在交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。建筑企業(yè)采購是根據(jù)建筑產(chǎn)品在施工程中對材料、機械設備的需求，依照施工計劃進行采購，但由于建筑產(chǎn)品單件性和周期性較長、存在變更等不定因素，建筑企業(yè)采購又具有動態(tài)變化的特點，這就要求在采購管理中必須把

4、物資采購過程中每個環(huán)節(jié)都納入到管理中來，這樣才能不出現(xiàn)問題，保證工程順利實施。 </p><p>　　采購管理中存在的問題 </p><p>　　目前建筑企業(yè)的材料管理大多數(shù)還停留在手工管理的狀態(tài)，缺乏歷史數(shù)據(jù)庫，紙版數(shù)據(jù)形式造成了數(shù)據(jù)單一孤立、容易出錯，而建筑材料品種繁多，不利于對采購成本的匯總、分析，管理中主要存在以下幾方面問題： </p><p>　　2.1．

5、采購管理松散 </p><p>　　采購需求分散：項目部分散，提交采購計劃散亂，不便于對采購數(shù)據(jù)進行積累、統(tǒng)計及匯總，也不利于對采購材料的數(shù)量進行管控、對價格進行分析節(jié)制； </p><p>　　缺乏全過程管控：采購行為發(fā)生后，物流、信息流、資金流沒有貫穿于從采購到付款的整個流程。通常公司在自行采購中只審核分公司上報的采購計劃，對該采購單是否到貨，付款情況監(jiān)管力度不夠，存在監(jiān)管漏洞； &l

6、t;/p><p>　　管理流程不明確：中小企業(yè)存在采購行為不明確等問題，采購管理中常出現(xiàn)集中采購與分散采購行為交替管理的現(xiàn)象，集團沒有明確規(guī)定集中采購物資范圍，每個公司都有自己的管理方式，因此，在管理中必須健全管理制度，明確管理流程，筆者通過對所在公司的采購流程進行分析總結(jié)，將大宗材料列為集中采購類，將其他材料列為自行采購類，并梳理出公司集中采購流程與自行采購流程； </p><p>　　材料

7、管理隨意性很大：對材料管理信息不能分門別類，不常用的材料基本不做管理。有些材料的名稱叫法不統(tǒng)一。應協(xié)調(diào)各部門材料人員，嚴密管理，減少因基礎問題不一致導致采購行為反生錯誤，造成工期延誤。 </p><p>　　2.2．供應商管理不健全 </p><p>　　分散的供應商管理：在采購管理過程中，供應商管理是必不可少的一環(huán)，采購行為的實現(xiàn)、建筑企業(yè)成本的控制都和其密不可分，因此，企業(yè)也必須將其看

8、成是企業(yè)管理的一部分，建立建全的供應商管理庫，對供應商進行集中管理，優(yōu)化供應商資源，從而建立長期、穩(wěn)定戰(zhàn)略合作的供應關系； </p><p>　　采購資源不共享:雖然分散自行采購具有靈活性，但很多采購行為不能形成規(guī)模，資源信息集中在分公司，某分公司數(shù)據(jù)共享給其它分公司難度大，沒有集團管控，各個分公司的采購資源不共享，發(fā)揮不了集團統(tǒng)一采購的效益和談判優(yōu)勢。 </p><p><b>

9、;　　采購管理實現(xiàn) </b></p><p>　　筆者在協(xié)同軟件平臺下，以SQLServer2005為數(shù)據(jù)庫管理程序，實現(xiàn)了采購過程管理，系統(tǒng)架構(gòu)如下圖。采購管理由采購過程管理和供應商管理兩部分組成，采購管理模塊內(nèi)部按照供應商管理、采購過程管理的順序建立業(yè)務流關系，在模塊間建立同合同管理、用款管理的關聯(lián)。 </p><p>　　3.1.采購過程管理模塊 </p>

10、<p>　　通過表單和流程，實現(xiàn)整個采購過程的信息化管理。不同權(quán)限人員看到不同的信息，清晰地體現(xiàn)出管理模塊下采購申請、采購詢價、采購到貨的全過程信息，（如下圖）。 </p><p><b>　　采購申請階段 </b></p><p>　　發(fā)起部門填寫物品名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、計價單位等。權(quán)限限定發(fā)起人只能看到采購申請相關的信息（顯示為上圖——采購申請部分

11、）。 </p><p>　　采購審批階段，即供貨商信息確認階段 </p><p>　　集中采購的監(jiān)控環(huán)節(jié)（顯示上圖——采購審批部分），采購申請信息自動顯示在該部分。物資采購經(jīng)由集團采購部確認供貨信息后流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。集中采購信息即大宗物資采購繼續(xù)流轉(zhuǎn)于集團采購部，由集團采購員采買，分散自行采購信息流轉(zhuǎn)到分公司采購員，由分公司采購員采買。 </p><p>　　支持與

12、系統(tǒng)合同管理模塊的關聯(lián)，當采購詢價并涉及到采購合同簽訂時，通過關聯(lián)數(shù)據(jù)項和關聯(lián)文檔的方式建立聯(lián)系，通過《物資采購單》即可調(diào)用本次采購合同文本。 </p><p><b>　　采購到貨階段 </b></p><p>　　由材料員填寫到貨信息（顯示上圖——采購到貨部分）。 </p><p>　　此采購流程結(jié)束后，單據(jù)將知會發(fā)起部門和采購部門，此時，

13、被知會人員將會看有整個采購單的所有信息（如上圖）。 </p><p><b>　　采購付款階段 </b></p><p>　　采購付款是與采購管理相關聯(lián)的一個模塊，通過關聯(lián)數(shù)據(jù)項和關聯(lián)文檔的方式建立聯(lián)系。采購付款可以分為集中采購用款和分散自行采購用款，由集團采購部審核公司材料用款。 </p><p>　　集中采購的材料用款由集團采購部發(fā)起，分公

14、司發(fā)起自行采購材料用款，集團采購部審核有無提交過物資采購流程，付款金額是否符合采購合同的約定。兩個模塊相互制約加強集中管理力度。 </p><p>　　3.2.供應商管理模塊 </p><p><b>　　規(guī)范供應商審核 </b></p><p>　　設置表單與流程，以供應商資格審核為供應商管理框架，利于組織與維護所有供應商的業(yè)務信息。供應商資

15、格審核通過后，添加到供應商庫中進行管理。 </p><p>　　通過單據(jù)將申請人信息、申請類別等信息分為新增供應商資格和新增供應商類別兩種，具體如下表所示。 </p><p>　　選擇條件 申請類別選擇 </p><p>　　新增加一個新的供應商 請選擇新增供貨商資格 </p><p>　　對于原來已存在的供應商，新增供應商類別 請選擇新增供

16、貨商類別 </p><p><b>　　供應商分類管理 </b></p><p>　　通過材料類別的劃分，使供應商的管理更有針對性。用枚舉管理實現(xiàn)供應商基礎信息管理，公司對所采購的材料按用途分為三十八類，供應商按所供貨的材料對應到三十八種材料類別中進行管理，如下圖。實現(xiàn)材料與供應商的聯(lián)動，供應商選擇的唯一性。 </p><p>　　基礎信息建設

17、和制度完善 </p><p>　　建造一個統(tǒng)一平臺，先將內(nèi)部管理機制確定，才能將采購管理模塊做全。 </p><p><b>　　基礎信息建設： </b></p><p>　　統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺和統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)庫 </p><p>　　各個功能模塊運行于一個系統(tǒng)平臺，從而為本地以及異地項目建立一個完整的應用平臺，使業(yè)務流程實

18、現(xiàn)同步的、精細化的管理。[1] </p><p>　　定義標準的材料類別 </p><p>　　統(tǒng)計公司業(yè)務涉及到的材料名錄，劃分材料類別，為采購過程管理中的供應商選擇提供選擇項如下圖，建立數(shù)據(jù)關聯(lián)，擺脫了信息孤島的問題。 </p><p><b>　　基礎信息批量錄入 </b></p><p>　　受軟件開發(fā)和購買資金

19、限制，通常系統(tǒng)只提供在前臺一個一個添加基礎信息的功能，基礎信息量大，增加了數(shù)據(jù)維護的工作量。 </p><p>　　筆者所在公司以SQLServer數(shù)據(jù)庫，用編寫并執(zhí)行數(shù)據(jù)庫程序，批量導入數(shù)據(jù)，后臺執(zhí)行存儲過程實現(xiàn)基礎信息的導入。 </p><p>　　采購管理制度完善： </p><p>　　集團采購的管理模式 </p><p>　　是企業(yè)

20、由分散采購轉(zhuǎn)為集中采購的輔助工具，強化了集團采購部的執(zhí)行力。 </p><p><b>　　統(tǒng)一采購類別 </b></p><p>　　根據(jù)公司的實際采購業(yè)務和審批流程，將采購分為集中采購和自行采購兩大類： </p><p>　　集中采購：定購金額大，有合同的采購行為，須由公司采購部確定供應商，以降低整體成本； </p><

21、p>　　自行采購：項目部急用，用量較少，采購行為由各項目直屬分公司采購員執(zhí)行，公司采購部對該行為進行審核。 </p><p><b>　　統(tǒng)一材料單位 </b></p><p>　　手工管理采購申請和采購到貨沒有統(tǒng)一的材料單位，采購申請是從項目提料角度，通常以“張、根、桶”等為計量單位，采購到貨是從采購結(jié)算角度，通常以“公斤、噸”等為計量單位，采購申請和采購到貨

22、使用不一致的計量單位，大大增加了系統(tǒng)實現(xiàn)和成本核算的復雜度，因此，實施時設定標準的材料型號規(guī)格，才能統(tǒng)一材料計量單位。 </p><p><b>　　4.結(jié)束語 </b></p><p>　　加強企業(yè)材料員、采購員的信息化培訓，提高員工信息化認識水平，通過權(quán)責明確企業(yè)采購管理制度，從而促進企業(yè)信息化的順利實現(xiàn)。 </p><p><b&g