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文檔簡介
1、TS16949內(nèi)部審核員培訓 體系審核,,目 錄,第一節(jié) 基本概念第二節(jié) 審核的類型第三節(jié) 審核員第四節(jié) 審核過程,2,第一節(jié) 基本概念,1、審核為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價,以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程2、審核方案針對特定時間段所策劃,并具有特定目的的一組(一次或多次)審核注:審核方案包括策劃、組織和實施審核的所有必要的活動。3、審核準則一組方
2、針、程序或要求注:審核準則是用于與審核證據(jù)進行比較的依據(jù)。,3,4、審核證據(jù)與審核準則有關(guān)的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。注:審核證據(jù)可以是定性的或定量的。 5、審核發(fā)現(xiàn)將收集到的審核證據(jù)對照審核準則進行評價的結(jié)果注:審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則,或指出改進的機會。6、審核結(jié)論 審核組考慮了審核目的和所有審核發(fā)現(xiàn)后得出的審核結(jié)果,4,第二節(jié) 審核的類型,5,第三節(jié) 內(nèi)部審核員要求,內(nèi)審員應克服的不良
3、習慣:a.吹毛求疵。突出細小的缺點并喜歡深入無關(guān)緊要的細節(jié)。b.“逮住你了”。千方百計尋找問題,非要找出問題不可。c.傲慢d.躲避生產(chǎn)車間,呆在辦公室里審核。e.沖突。什么事都要爭個你輸我贏。f. 過多發(fā)表個人意見。g.工作計劃過多改動。,6,第四節(jié) 審核過程,一、制定審核方案二、審核的啟動三、文件評審的實施(必要時)四、現(xiàn)場審核活動的準備 五、現(xiàn)場審核的實施 六、審核報告的編制、批準和分發(fā)
4、七、審核后續(xù)活動的實施,7,審核的流程,8,任命組長,分發(fā)實施計劃,實施審核:(首次會議、分組審核、收集證據(jù)、匯總審核發(fā)現(xiàn)、末次會議),開不合格項報告,分析原因,驗證直至關(guān)閉,,,,,,,,內(nèi)審相關(guān)資料歸檔,制訂年度內(nèi)審計劃,批準,,,,,N,Y,審核準備(人員分工、編制檢查表),,制訂審核實施計劃,審核、批準,,,,N,Y,,制定、實施糾正措施,,制訂內(nèi)部審核報告,審核、批準,,,,N,,分發(fā)內(nèi)審報告,,Y,,一、制定審核方
5、案,審核方案的策劃(年度審核計劃) 內(nèi)審審核方案的內(nèi)容:——每次內(nèi)審的審核范圍、目的和持續(xù)時間;——進行內(nèi)部審核的頻次——內(nèi)部審核的數(shù)量、重要性和相似性以及場所大小——標準、法律法規(guī)及顧客要求——認證/注冊要求(迎接認證審核準備)——前幾次審核結(jié)果和結(jié)論以及上一次審核方案評審結(jié)果——顧客關(guān)心的問題——組織及其運行的重大變化,9,二、審核的啟動,1. 指定審核組長2. 確定審核目的、范圍和準則3.
6、160;確定審核的可行性4. 選擇審核組成員5. 與受審核部門建立初步聯(lián)系,10,三、文件評審的實施,對公司的手冊、程序、三層次文件進行評審(必要時)3.1文件評審的時間 現(xiàn)場審核實施前,一般不再對手冊和程序進行評審,但可以對受審核部門的操作層的三級文件進行適當?shù)脑u審。3.2評審的文件 包括體系文件、有關(guān)記錄及以往的內(nèi)部和外部審核的記錄和審核報告3.3評審的目的 ——查證體系文件與審核
7、準則的符合性; ——查證體系文件之間的適宜性與協(xié)調(diào)性; ——了解受審核部門體系運行的現(xiàn)狀,確定現(xiàn)場審核的可行性與重點。,11,四、現(xiàn)場審核活動的準備,1. 編制現(xiàn)場審核實施計劃2. 審核組工作分配3. 準備工作文件,12,4.1編制現(xiàn)場審核實施計劃,審核計劃的內(nèi)容: ——審核目的 ——審核準則及依據(jù)文件 ——審核范圍 ——現(xiàn)場審核活動的日程安排及地點,一般以小時為單位進行安排 ——現(xiàn)場審核的
8、日期,包括審核過程的會議時間 ——審核組成員及分工 ——審核跟蹤驗證活動的安排,13,練習,編制審核實施計劃(以本公司的質(zhì)量管理體系為例),14,4.2審核組工作分配分成審核小組,分別負責不同部門的審核,考慮不能審核本部門,明確每個小組的負責人4.3準備工作文件4.3.1檢查表(按小組分工編制)、現(xiàn)場審核記錄表(可與檢查表合在一起)、不合格報告、審核報告、分布表、會議簽到、記錄等,15,4.3.2檢查表的內(nèi)容:
9、 ——查什么? 解決審查的內(nèi)容問題。 查什么的內(nèi)容來自于審核的準則,尤其是來自于組織的體系文件和顧客要求,一定要結(jié)合受審核部門應執(zhí)行的文件。 ——怎么查? 是解決到哪里?找誰?用什么調(diào)查方法(問、聽、觀察、查閱、追蹤驗證)查?取多少樣本?,16,4.3.3設計檢查表的思路,(應體現(xiàn)審核思路)——過程是如何確定和規(guī)定的?相關(guān)職責是否明確規(guī)定?——程序和規(guī)定是否得到實施和保持?——實
10、施的結(jié)果如何?是否滿足預期的目標?——過程需要做哪些改進?,17,使用烏龜圖來編制檢查表,4.3.4編寫和使用檢查表應注意的事項a 依據(jù)標準和體系文件策劃并確定檢查的內(nèi)容b 應用過程方法的思路編制和設計檢查表,緊緊圍繞識別的COP、SP、MP的烏龜圖來進行審核,打破部門的框框與限制c 要注意關(guān)鍵過程和主要因素的審核和評審,合理策劃和選取樣本d 既要策劃審核的內(nèi)容,也要策劃審核的方法和技巧e 生產(chǎn)過程審核時,要依據(jù)流程圖、控
11、制計劃進行審核f 檢查表是一個提綱,使用時不要機械,也不要隨意偏離檢查表,遇有重大線索時可調(diào)整g 不要事先透露給受審核部門。,18,練習,練習編制檢查表 每組選擇一個過程編制檢查表。 (過程見質(zhì)量手冊),19,五、現(xiàn)場審核的實施,1.首次會議2.現(xiàn)場審核,信息的收集和驗證3.形成審核發(fā)現(xiàn),編制不合格報告4.準備審核結(jié)論5.末次會議,20,1 首次會議,1.1會議要求:a 會議應準時、簡短、明了b 時間不超過半
12、小時c 參加人員:審核組成員、最高管理者、管代、受審核部門領(lǐng)導及主要工作人員1.2首次會議內(nèi)容:①簽到,組長宣布會議開始②闡明審核目的、范圍③說明審核的原則、方法和程序 按過程審核、抽樣存在的風險、不符合報告的形式、互相配合的重要性④其他 審核時間的再確認、安全措施⑤明確末次會議的時間地點,21,例: 首次會議提綱,首次會議由審核組長主持。1、簽到與人員介紹 大家早上好! 公司內(nèi)部質(zhì)量管理
13、體系審核首次會議現(xiàn)在開始。 請到會的人員在簽到單上簽到。 這是公司的第一次內(nèi)部審核,首先介紹一下審核小組的分工。2、確認本次審核的目的和范圍3、確認審核準則4、確認審核實施計劃現(xiàn)場審核實施計劃已發(fā)放到各位,請問有無變動或其他問題?希望受審核部門負責人在規(guī)定的審核時間內(nèi)在本部門接受審核。,22,5、審核方法和程序的介紹(1)基本方法:抽樣(2)審核方式:按過程審核(3) 審核員工作方法(4)
14、;發(fā)現(xiàn)不符合將開具不符合報告(5) 應能客觀地反映體系運行的狀況6、說明本次審核將得出的結(jié)論 體系運行狀況及是否具備申請認證的條件7、會議結(jié)束,2 現(xiàn)場審核,信息的收集和驗證,2.1審核證據(jù)的收集2.1.1信息的來源——與員工及其他人員面談得到的信息——對受審核部門的活動、工作環(huán)境和條件進行觀察得到的信息——查閱文件,如方針、目標、計劃、程序、標準、指導書、許可證、規(guī)范、圖紙、合同、訂單等——查閱記錄,如
15、檢查記錄、會議記錄、監(jiān)視大綱記錄及測量結(jié)果得到的信息——綜合分析收集的有關(guān)數(shù)據(jù)及業(yè)績指標得到的信息——其他方面的信息,如顧客(包括下道工序和兄弟部門)的反饋意見、來自其他相關(guān)方的信息以及攻防的可信度信息,23,2.1.2經(jīng)過驗證的信息才能作為審核證據(jù)——信息是可以重查的——在審核的范圍內(nèi)——通過抽樣獲取的,24,2.2審核工作方法,2.2.1審核方式a.按過程審核的方式(烏龜圖)b.順向追蹤的方法c.逆向追溯的方法d
16、.按流程為主線進行審核的方式,25,2.2.2現(xiàn)場審核的調(diào)查方法,a.面談: 通過與管理者及部門領(lǐng)導面談,可以確認其對工作職責的理解和職責的落實情況;通過與現(xiàn)場員工的交談,可以判斷他們對程序和作業(yè)指導書中的要求的執(zhí)行情況。b.查閱文件與記錄: 通過文件和記錄可以了解體系的要求,可以追溯體系的發(fā)展及運行狀況;審核時需要抽樣。c.現(xiàn)場觀察: 可用于判斷組織在實際工作中是否遵守了程序文件和作業(yè)指導書的要求,同時,不要拘泥
17、于文件,應善于自己發(fā)現(xiàn)問題。,26,2.3審核技巧,a.要善于提問 按檢查表進行提問,應做到自然、合理,切忌生辦硬套。 對現(xiàn)場不同層次和崗位的問題應有所不同 提問時盡量采用開放式提問,避免對方用“是”、“不是”回答。提問客遵循5W1H(What、Why、Who、Where、When、How)的原則,也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率”等關(guān)鍵詞。b.要善于傾聽 信息是通過看、問、聽獲得的,應使用“是的、我
18、明白了”來表明自己的理解。c.要善于觀察 要仔細觀察現(xiàn)場環(huán)境、設備、產(chǎn)品和標記,查看有關(guān)記錄。對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)要深入檢查以確定證據(jù)。,27,面談、觀察、查閱文件與記錄等信息收集的方法可以并行和交替進行。,d.要做好記錄 須詳細的記錄,如采用筆錄、錄音、拍照等方式,所做的記錄包括:時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及的文件、各種標識。 應準確、完整、易于再查。e.要善于聯(lián)想和追溯 必須善于比較,追蹤從不
19、同來源獲取的對同一問題的信息,追蹤記錄和文件,記錄與現(xiàn)狀的符合情況。f.要善于創(chuàng)造一個良好的審核氣氛 審核員應平等、和氣待人;注意聽人講話,認真記錄,不時點頭、注視、附和等方式表示對談話的興趣。,28,記錄示例,2.4合理抽樣,1 保證樣本有一定的量(一般在3~5個之間)2 注意分層抽樣如:評價設備的管理狀況,選取樣本時,既要查關(guān)于設備的規(guī)定,也要查規(guī)定的執(zhí)行,還要查控制的效果;另外,還應對各類設備(如生產(chǎn)設備、動力設備等)
20、分別抽樣。3 注意適度均衡抽樣 關(guān)鍵的多抽樣,同樣類型的樣本,各部門抽樣要有一致性。4 要由審核員隨機、獨立抽樣 不能由受審核人員隨意送樣,由審核員點樣。,29,3形成審核發(fā)現(xiàn),編制不合格報告,3.1確定不符合的原則a. 應嚴格遵守依據(jù)審核證據(jù)的原則b. 凡依據(jù)不足的,不能判為不符合c. 有意見分歧的,可通過協(xié)商或重新審核來確定,30,3.2形成不符合的三種情況a.文件規(guī)定不符合標準(該說的沒有說到)b.現(xiàn)狀不
21、符合文件規(guī)定(說到的沒做到)c. 效果不符合規(guī)定要求(做的沒有效果),31,3.3不符合的類型(性質(zhì),按嚴重程度分),a.嚴重不符合——體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如,某個過程在多個部門重復出現(xiàn)不符合?!w系運行出現(xiàn)區(qū)域性失效。如,某部門負責的個過程都出現(xiàn)較多的不符合項。——可能產(chǎn)生嚴重后果的。如,嚴重質(zhì)量事故?!`反法律法規(guī)且較為嚴重的。——目標未實現(xiàn),且沒有采取必要措施的。,32,b.一般不符合——個別的、偶然的、孤立的、
22、性質(zhì)輕微的不符合——對所審核的體系范圍而言,是次要的問題。c.(也有的提出觀察項)——雖未構(gòu)成不符合,但有變成不符合的趨勢,或可以做得更好,或證據(jù)暫時不足——需向受審核部門提出,引起注意的。,33,3.4判定不符合的準則,a. 就近不就遠b. 合理不合法,以法為準c. 該細則細,34,3.5不符合報告的內(nèi)容,a. 受審核部門名稱、人員b. 審核員c. 日期
23、d. 不符合事實描述(內(nèi)容要具體,如地點、時間、當事人、涉及的文件號、記錄號等,文字要簡練)e. 不符合結(jié)論(不符合標準的哪一條款、違反公司的哪份文件第幾條)f. 不符合的類型(性質(zhì))g. 受審核方確認h. 不符合原因i. 擬采取的糾正措施及完成日期j. 糾正措施完成情況及驗證,35,不 符 合 項 報 告編號:
24、JL 8.2.2-04 序號:02,36,練習,編寫不符合報告(以判標練習的例題,每人選取一個編寫),37,4、準備審核結(jié)論,4.1 審核結(jié)束,召開審核組會議,匯總審核發(fā)現(xiàn),確定不符合報告。 4.2 匯總分析包括: 對不符合項進行統(tǒng)計分析,采用距陣表的形式總結(jié)質(zhì)量管理工作的優(yōu)缺點 對于受審核過
25、程做得好的、基本上好的、問題較多的、有待改進等結(jié)論意見。 4.3 對體系運行有效性作出判定,結(jié)論可能有: ——體系的符合性和有效性如何?是基本有效、有效、還是無效? ——是否具備外審的條件? ——有哪些需要改進的方面?,38,5末次會議,5.1會議要求a.審核組長主持,不超過一個小時b.參加人員:審核組成員、最高管理者、管代、受審核部門領(lǐng)導及主要工作人員5.2會議內(nèi)容a.簽到b.感謝,組長宣布會議開始。,39,
26、c.重申審核的目的和范圍d.說明抽樣的局限性(風險)e.宣讀不符合報告f. 提出糾正措施的要求及完成時間g. 宣讀審核結(jié)論h. 領(lǐng)導講話i. 會議結(jié)束,(六)審核報告的編制、批準和分發(fā),1. 審核報告的編制 審核組長編制。 報告內(nèi)容:a. 審核目的b. 范圍c. 審核組長及成員,40,d. 審核日期地點e.
27、 審核準則f. 審核發(fā)現(xiàn)g. 審核結(jié)論h. 提出對不符合項糾正措施的跟蹤驗證的安排,2. 審核報告的批準和分發(fā) 審核報告應經(jīng)批準。 報告由內(nèi)審歸口管理部門分發(fā)。,41,七、審核后續(xù)活動的實施,糾正、預防或改進措施的實施和驗證,42,跟蹤驗證的內(nèi)容:a.不符合項是否已采取了糾正行動?b.產(chǎn)生不合格項的根本原因是否找準確?c.是否針對原因制定糾正措施計劃?計劃是否可行?d
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