集團下設代理進出口公司采購的管理

1、集團下設成理進出口公司呆購的誓理謝瑩集團下設代理進出口公司的管理模式為鋼鐵企業(yè)的進口采購規(guī)避了很多風險，但如果對采購過程中的各個環(huán)節(jié)不進行嚴密的跟蹤和監(jiān)督，就無法實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。同樣也不可避免的會產生不可預知的風險，此時，財務應當充分的發(fā)揮監(jiān)督和管理的作用，為企業(yè)規(guī)避風險創(chuàng)造有利條件。本文分別從幾個關鍵控制過程對集團下設代理進出口公司的采購管理進行闡述。一、計劃的申報管理在實行集中采購模式下，企業(yè)應當建立健全全面預

2、算管理機制，將采購計劃納入預算管理中，預算制度的完備是企業(yè)生產經營活動有序進行的重要保證，也是企業(yè)進行監(jiān)督、控制、審許、考核的基本依據(jù)。企業(yè)要切實改變財務預算形同虛設的狀況，對生產經營各個環(huán)節(jié)實施預算的編制、分析、考核制度，把企業(yè)在生產經營活動中的進口采購計劃納入嚴格的預算管理程序之中。同時建立健全采購計射申請審批翩度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的采購計劃程序。生產經營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購計劃申請，具有采購計劃申

3、請權的部門對于預算內的采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理采購申請手續(xù)，并應根據(jù)市場變化提出合理的采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權限的部門或人員應嚴格審批采購申請。集團采購管理部門依據(jù)計劃申報審批流程將審批通過的采購計劃對下設代理進出El企業(yè)下達采購指令。二、代理進出口企業(yè)采購過程管理1詢價。即從可能的賣方那里對至少三家供貨商的報價進行比較

4、，以確保價格具有競爭性，并獲得該供應商的投標建議書。代理進出口企業(yè)將詢價信息提交集團采購管理部門，采購管理部門根據(jù)詢價反饋信息確定采購計劃是否繼續(xù)進行。2國外供應商的選擇。選擇誠實可靠的貿易伙伴是交易成功的基礎，集團采購管理部門應當對供應商的選擇起到監(jiān)督和管理的作用，對采購供應商的選擇應當遵循既定的選擇制度和方法。(1)資信調查：加強資信調查是確定交易伙伴的重要方法。在調查中要重點了解對方的企業(yè)性質、貿易對象的道德及貿易經驗等，特別是貿

5、易伙伴的資金及負債情況，經濟作風及履約信用等。(2)加權法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。(3)篩選法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。(4)獨立估算：代理進出口企業(yè)應根據(jù)對市場的經驗及調查自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。選擇好國外供應商，經談判后，將相關信息反饋至集團采購管理部門并經審攢通過。3合同簽訂的控制。采購管理部門審批通過后，代理進出El公司即與

6、計劃申請單位簽訂代理協(xié)議，代理進出El企業(yè)與國外供應商簽訂商務合同。合同的簽訂對應當注意以下幾點：根據(jù)《財政部、國家稅務總局關于增值稅、營業(yè)稅若干規(guī)定的通知》(文號：財稅字[1994]026號)第五條規(guī)定：“關于代購貨物征稅問題：代購貨物行為，同時具備以下條件的，不征收增值稅，不同時具備以下條件的，無論會計制度規(guī)定如何核算，均征收增值稅。(一)受托方不墊付資金；(二)銷貨方將發(fā)票開具給委托方，并由受托方將該項發(fā)票轉交給委托方；(三)受托

7、方按銷售方實際收取的銷售額和增值稅額(如系代理進El貨物則為海關代征的增值稅額)與委托方結算貨款，并另外收取手續(xù)費”。(1)一個納稅籌劃點。代理進出口企業(yè)應當分清這兩類合同的性質，代理進出Iii公司作為獨立納稅核算的子公司與其集團母公司之間是代理與被代理關系，而非購銷關系，若將萬方數(shù)據(jù)MetallurgicalFinancialAccounting4各閡于4民代理過去U父司采購a島等理缸mw叮，集團下設代理進出口公司的管理模式為鋼鐵企業(yè)

8、的進口采購規(guī)避了很多風險，但如果對采購過程中的各個環(huán)節(jié)不進行嚴密的跟蹤和監(jiān)督，就無法實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。同樣也不可避免的會產生不可預知的風險，此時，財務應當充分的發(fā)揮監(jiān)督和管理的作用，為企業(yè)規(guī)避風險創(chuàng)造有利條件。本文分別從幾個關鍵控制過程對集團下設代理進出口公司的采購管理進行闡述。、計劃的申報管理在實行集中采購模式下，企業(yè)應當建立健全全面預算管理機制，將采購計劃納入預算管理中，預算制度的完備是企業(yè)生產經營活動有序進行的

9、重要保證，也是企業(yè)進行監(jiān)督、控制、審計、考核的基本怯握。企業(yè)要切實改變財務預算蔥同虛設的狀況，對生產經營各個環(huán)節(jié)實施預算的編制、分析、考核制度，把企業(yè)在生產經營活動中的進口采購計劃納人嚴格的預算管理程序之中。同時建立健全采購計劃申請審批制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的采購計劃程序。生產經營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購計劃申請，具有采購計劃申請權的部門對于預算內的采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理采購申請手續(xù)，并應根

10、據(jù)市場變化提出合理的采購申請。對于超預算和預算外來購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理來購申請手續(xù)。具備審批權限的部門或人員應嚴格審批采購申請。集團來購管理部門依據(jù)計劃申報審批流程將審批通過的采購計劃對F設代理進出口企業(yè)下達采購指令。二、代理造出口企業(yè)采購過程雷理l詢價。即從可能的賣方那里對至少三家供貨商的報價進行比較，以確保價格具有競爭性，并獲得該供應商的投標建議書。代理進出口企業(yè)將淘價信息提交集

11、團采購管理部門，采#寶購管理部門根據(jù)詢價反健信息確定采購計劃是否繼續(xù)進行。2.國外供應商的選擇。選擇誡實可靠的貿易伙伴是交易成功的基礎，集團采購管理部門應當對供應商的選擇起到監(jiān)督和管理的作用，對采購供應商的選擇應當遵循既定的選擇制度和方法。(1)資信調查:加強資信調查是確定交易伙伴的重要方法。在調查中要重點了解對方的企業(yè)性質、貿易對象的道德及貿易經驗等，特別是貿易伙伴的資金及負債情況，經濟作風及履約信用等。(2)加權法:把定性數(shù)據(jù)量化，

12、將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標洼二(3)篩選法:為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。(4)獨立信算:代理進出口企業(yè)應根據(jù)對市場的經驗及調查自己編制“標底“作為與賣方的建議比較的參考點。選擇好國外供應商，經談判后，將相關信息反饋至集團采購管理部門并經審撾通過。3.合同簽訂的控制。采購管理部門審批通過后，代理進出口公司即與計劃申請單位簽訂代理協(xié)議，代理進出口企業(yè)與國外供應商簽訂商務合同。合同的簽叮時應

13、當注意以下幾點:根據(jù)財政部、國家稅務總局關于增值稅、營業(yè)稅若干規(guī)定的通知)(文號:財稅宇[1師4]026號)第五條規(guī)定關于代購貨物征稅問題:代購貨物行為，同時具備以下條件的，不征收增值稅，不同時具備以下條件的，無論會計制度規(guī)定如何核算，均征收增值稅。(一)受托方不墊付資金(三)銷貨方將發(fā)票開具結委托方，并由受托方將該項發(fā)票轉交給委托方j(三)受托方按銷售方實際收取的銷售額和增值稅額(如系代理進口貨物則為海關代征的增值稅額)與委托方結算貨

14、款，并另外收取手鎮(zhèn)費飛(1)一個納稅籌劃點。代理進出口企業(yè)應當分清這兩類合同的性質，代理進出口公司作為油立納稅核算的子公司與其集團母公司之間是代理與被代理關系，而非購銷關系，若將堡墾塑塑!絲趔嫂型墮咝絲坐型紐此合同簽訂為購銷合同，不僅不符合業(yè)務實質，也會給稅務管理部門造成混淆及誤解，將原本的繳納營業(yè)稅的業(yè)務，理解為增值稅納稅業(yè)務，給企業(yè)帶來不必要的麻煩，同時正確區(qū)分該合同的性質也會避免因簽訂為購銷合同而多繳納印花稅，稅法規(guī)定代理合同不在

15、印花稅的繳納范圍，企業(yè)應當注意規(guī)避。(2)三個稅務風險點。1)代理進出口企業(yè)與集團母公司之間屬于關聯(lián)交易雙方，合同中對代理費用的簽訂應當符合現(xiàn)行市場行情，避免稅務風險。2)代理進出口企業(yè)在與外商簽訂商務合同時應當注明該設備及備件的最終使用方，避免外方發(fā)票開具時只有購方和銷售方而給稅務部門造成購銷業(yè)務的表象。3)因大部分進13精密儀器及大型設備在與外商簽訂的合同中均規(guī)定設備調試完成后才可將全部貨款支付給外商，因調試期長短不一，短至幾個月，

16、長至12年，由于合同執(zhí)行期較長，為避免稅務風險，在合同中對調試期與結算期應當予以注明。(3)適時地轉嫁風險。對于自己不擅長的條款內容，利用合同將其潛在的風險轉移出去。例如，可把有關運輸?shù)膯栴}交給運輸公司辦理，這樣可以有效地避免風險。(4)充分利用完善的國際貿易保險體系，將可預測的風險用較低的代價轉移走。(5)合同簽訂前應當先由代理進出口公司合同評審部門進行評審，再由集團采購相關部門進行二次評審，以降低合同風險。4合同的執(zhí)行管理。(1)采

17、購資金的來源。隨著我國鋼鐵企業(yè)并購重組，大型的鋼鐵企業(yè)集團規(guī)模的迅速擴張，資金的集中管理和控制制度在保證集團內部資金流動性的前提下，減少了資金的閑置，降低了資金成本，充分發(fā)揮集團整體資金的規(guī)模優(yōu)勢，最終實現(xiàn)資金留存和運用的合理化，企業(yè)的財務風險控制能力和管理效率得以提升，從而促進企業(yè)集團的健康發(fā)展。根據(jù)財稅字[1994]026號第五條的規(guī)定，在資金集中管理模式下，代理進出口企業(yè)為集團代理進出口業(yè)務應當避免自行墊付資金的行為發(fā)生，代理進出

18、口企業(yè)根據(jù)本月外貿合同的資金支付進度，及對外商的結算方式，向集團采購管理部門提出采購資金計劃申請，采購管理部門在對照合同審核后，在資金管理系統(tǒng)中對該合同資金項目進行審批，集團資金管理部門按照審批同意后的金額由委托代理單位賬戶向代理進出口企業(yè)支付資金，以規(guī)避增值稅納稅風險。(2)代理進出口企業(yè)對外的結算方式。代理進出口企業(yè)作為集團下設獨立運行的子公司，在保證合同正常履行，符合各項法規(guī)及財務制度的前提下，也應當充分考慮集團母公司的利益，代理

19、進出口企業(yè)應當根據(jù)合同簽訂的對象及市場環(huán)境，采用多元化的結算方式，以降低國際結算的風險和成本，減少對集團資金的占用。1)信用證結算方式：對不熟悉的合同對象大多采用信用證結算方式，這種支付方式使不在交貨現(xiàn)場的買賣雙方在履行合同時處于同等地位，解決了雙方互不信任的矛盾。信用證可以保證代理進出口企業(yè)在支付貨款時即可取得代表貨物的單據(jù)，并可通過信用證條款來控制外商按質、按量、按時交貨。進出口雙方均可在信用證項下獲得資金融通。對代理進出口企業(yè)來說

20、，開證時只需繳納部分押金，若企業(yè)在銀行的資信狀況良好，可獲取零保證金的待遇，單據(jù)到達后才向銀行贖單付清差額，可減少對集團資金的占用。對出口商來說，在信用證項下貨物裝運后即可憑信用證所需單據(jù)向出口地銀行申請押匯，取得全部貨款。2)匯款結算方式：對于風險可控，且合同金額不大，客戶長期合作資信狀況良好的情況下，可適當采用匯款結算方式。匯款結算方式的特點是：可降低銀行結算成本，手續(xù)簡便。3)托收結算方式：盡管托收方式下的承兌交單(D／A)會給外

21、商帶來很大風險，但對與建立了良好合作關系的長期合作的外商，為增強其產品的市場競爭能力，擴大其出口量，尤其在訂立的商品為買方市場時，外商也會采用此種結算方式。因此代理進出13企業(yè)應當對進口商品的國際市場做充分的調查，采用托收結算方式下的承兌交單(D／A)，對代理進出口企業(yè)來說可以在很大程度上消除其他國際結算方式下的各種風險，同時減少對集團資金的占用時間。(3)迸口貨物報關報檢。進口貨物到港后應當及時辦理報關報檢手續(xù)，以免因延誤而產生罰款，

22、及滯箱費等，無法與被代理單位結算而加大代理成本。對于代理報關報檢單位支付報關報檢費時，應當嚴格審查票據(jù)的合法合規(guī)性，以免因票據(jù)不合規(guī)而無法與集團被代理單位結算。三、合同的結算代理進出口企業(yè)應當及時辦理入庫手續(xù)，并將入庫單一聯(lián)交采購管理部門，采購管理部門通知進口商品使用單位在規(guī)定時間內領取商品并及時予以安裝調試，庫房管理部門和采購管理部門應當對使用單位的領用、安裝、調試時間予以考核，避免領用單位因長期不領用、安裝、調試，而造成商品積壓，嚴

23、重影響資金的正常周轉，也造成資金浪費，而且長期滯押還會發(fā)生變質，毀損，失竊，加大存貨管理成本。因進口的大型設備及精密儀器需要使用方安裝調試才可將合同訂立的尾款支付給外商，若使用單位遲遲不領用、安裝、調試，代理進出口企業(yè)就無法取得該合同的完整票據(jù)，同時集團采購管理方也因得不到進口商品的質量反饋，而無法同意對該合同進行結算。因而造成被代理單位賬面形成大量的預付款項無法核銷，而帶來稅務風險，代理進出口單位賬面形成大量的應收賬款無法銷賬，影響了

24、代理進出口企業(yè)應收賬款周轉率。(作者寶鋼集團新疆八一鋼鐵有限公司財務部)萬方數(shù)據(jù)此合同簽訂為購銷合同，不僅不符合業(yè)務實質，也會給稅務管理部門造成氓淆及誤解，將原本的繳納營業(yè)稅的業(yè)務，理解為增值稅納稅業(yè)務，給企業(yè)帶來不必要的麻煩，同時正確區(qū)分該合同的性質也會避免因簽訂為購銷合同而多繳納印花稅，稅法規(guī)定代理合同不在印花稅的繳納范圍，企業(yè)應當注意規(guī)避。(2)三個稅務風險點。1)代理進出口企業(yè)與集團母公司之間屬于關聯(lián)交易政方，合同中對代理費用的

25、簽訂應當符合現(xiàn)行市場行情，避免稅務風險。2)代理進出口企業(yè)在與外商簽訂商務合同時應當注明該設備及備件的最終使用方，避免外方發(fā)票開具時只有購方和銷售方而給稅務部門造成購銷業(yè)務的表象。3)因大部分進口精密儀器及大型設備在與外商簽訂的合同中均規(guī)定設備調試完成后才可將全部貨款支付給外商，因調試期長短不一，短至幾個月，長至12年，由于合同執(zhí)行期較長，為避免稅務風險，在合同中對調試期與結算期應當予以注明。(3)適時地轉嫁風險。對于自己不擅長的條款內

26、容，利用合同將其潛在的風險轉移出去。例如，可把有關運輸?shù)膯栴}交給運輸公司辦理，這樣可以有效地避免風險。(4)充分利用完善的國際貿易保險體系，將可預測的風險用較低的代價轉移走。(5)合同簽訂前應當先由代理進出口公司合同評審部門進行評審，再由集團采購相關部門進行二次評審，以降低合同風險。4.合同的執(zhí)行管理。(1)采購資金的來掘。隨著我國鋼鐵企業(yè)并購重組，大型的鋼鐵企業(yè)集團規(guī)模的迅速擴張，資金的集中管理和控制制度在保證集團內部資金流動性的前提

27、下，減少了資金的閑置，降低了資金成本，充分發(fā)揮集團整體資金的規(guī)模優(yōu)勢，最終實現(xiàn)資金留存和運用的合理化，企業(yè)的財務風險控制能力和管理效率得以提升，從而促進企業(yè)集團的健康發(fā)展o根據(jù)財稅宇[1994J但6號第五條的規(guī)定，在資金集中管理模式下，代理進出口企業(yè)為集團代理進出口業(yè)務應當避免自行墊付資金的行為發(fā)生，代理進出口企業(yè)根據(jù)本月外貿合同的資金支付進度，及對外商的結算方式，向集團采購管理部門提出來購資金計劃申請，采購管理部門在對照合同審核后，在

28、資金管理系統(tǒng)中對該合同資金項目進行審批，集團資金管理部門按照審批同意后的金額由委托代理單位賬戶向代理進出口企業(yè)支付資金，以規(guī)避增值稅納稅風險。(2)代理進出口企業(yè)對外的結算方式。代理進出口企業(yè)作為集團下設獨立運行的子公司，在保證合同正常履行，符合各項法規(guī)及財務制度的前提下，也應當充分考慮集團母公司的利益，代理進出口企業(yè)應當根據(jù)合同簽訂的對象及市場環(huán)境，采用多元化的結算方式，以降低國際結算的風險和戚本，減少對集團資金的占用。1)信用證結算

29、方式:對不熟悉的合同對象大EEi是嗜事攢輯穩(wěn)遺靠前施戴AIfetallurgicalFinancialAccounting多采用信用證結算方式，這種支付方式使不在交貨現(xiàn)場的買賣雙方在履行合同時處于同等地位，解決了雙方互不信任的矛盾。信用證可以保證代理進出口企業(yè)在支付貨款時即可取得代表貨物的單據(jù)，并可通過信用證條款來控制外商按質、按量、按時交貨。進出口雙方均可在信用證項下獲得資金融通。對代理進出口企業(yè)來說，開證時只需繳納部分押金，若企業(yè)在

30、銀行的資信狀況良好，可獲取零保證金的待遇，單據(jù)到達后才向銀行贖單付清差額，可減少對集團資金的占用。對出口商來說，在信用證項下貨物裝運后即可憑信用證所需單據(jù)向出口地銀行申請押匯，取得全部貨款。2)匯款結算方式:對于風險可控，且合同金額不大，客戶長期合作資信狀況良好的情況下，可適當采用匯款結算方式。匯款結算方式的特點是:可降低銀行結算戚本，手續(xù)簡便。3)托收結算方式:盡管托收方式下的承兌交單(DA)會給外商帶來很大風險，但對與建立了良好合作

31、關系的長期合作的外商，為增強其產品的市場競爭能力，擴大其出口量，尤其在訂立的商品為買方市場時，外商也會采用此種結算方式。因此代理進出口企業(yè)應當對進口商品的國際市場做充分的調查，采用托收結算方式下的承兌交單(DfA)，對代理進出口企業(yè)來說可以在很大程度上消除其他國際結算方式下的各種風險，同時減少對集團資金的占用時間。(3)進口貨物報關報檢。進口貨物到港后應當及時辦理報關報檢手續(xù)，以免因延誤而產生罰款，及滯箱費等，無法與被代理單位結算而加大

32、代理成本。對于代理報關報檢單位支付報關報檢費時，應當嚴格審查票據(jù)的合法合規(guī)性，以免因票據(jù)不合規(guī)而無法與集團被代理單位結算。三、合同的結算代理進出口企業(yè)應當及時辦理人庫手續(xù)，井將人庫單一聯(lián)交采購管理部門，采購管理部門通知進口商品使用單位在規(guī)定時間內領取商品并及時予以安裝調試，庫房管理部門和采購管理部門應當對使用單位的領用、安裝、調試時間予以考核，避免領用單位因長期不領用、安裝、調試，而造成商品積壓，嚴重影響資金的正常周轉，也造成資金浪費，

33、而且長期精押還會發(fā)生變質，毀損，失葫，加大存貨管理戚本。因進口的大型設備及精密儀器需要使用方安裝調試才可將合同訂立的尾款支付給外商，若使用單位遲遲不領用、安裝、調試，代理進出口企業(yè)就無法取得該合同的完整票據(jù)，同時集團采購管理方也因得不到進口商品的質量反饋，而無法同意對該合同進行結算。因而造成被代理單位賬面形成大量的預付款項無法核銷，而帶來稅務風險，代理進出口單位賬面形成大量的應收賬款無法銷賬，影響了代理進出口企業(yè)應收賬款周轉率。(作者寶