文件和記錄管理制度

1、11．目的 ．目的對(duì)公司所有的文件和記錄進(jìn)行控制,確保相關(guān)部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密，特制定本制度.2．適用范圍 ．適用范圍本程序適用于與公司有關(guān)的所有文件與記錄。3．定義 ．定義3.1 3.1 受控文件 受控文件維持本公司管理體系運(yùn)作,相關(guān)部門必須遵照?qǐng)?zhí)行的文件。用于指導(dǎo)本公司管理體系運(yùn)行及操作的指導(dǎo)性文件，分四級(jí)：一級(jí)文件：手冊(cè);二級(jí)文件:程序文件;三級(jí)文件:作業(yè)文件（作業(yè)規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法、

2、責(zé)權(quán)利書等)；四級(jí)文件：記錄格式。3.2 3.2 外來(lái)文件 外來(lái)文件包括行業(yè)、地區(qū)、國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；客戶提供的技術(shù)文件、圖紙；國(guó)家頒布的有關(guān)政策、法規(guī)。3.3 3.3 非受控文件 非受控文件文件的參考資料或與產(chǎn)品品質(zhì)無(wú)直接關(guān)系的文件.分發(fā)及回收時(shí)辦理登記手續(xù)，修訂時(shí)可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀.包括:部門管理文件；公司級(jí)管理文件：內(nèi)容涉及多個(gè)部門，需由多個(gè)部門協(xié)調(diào)配合才能完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)并以公司名義發(fā)出的文件。4．部門職責(zé) ．部門職

3、責(zé)序號(hào) 序號(hào) 部門 部門 職責(zé) 職責(zé)1 行政綜合部 負(fù)責(zé)全公司文件與記錄的管理。2 安質(zhì)科技部（1）負(fù)責(zé)安全、質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)管理文件的記錄與暫時(shí)存管。（2）定期整理管理文件，設(shè)定密級(jí)與保存年限，遞交至行政綜合部。3 工程管理部（1）負(fù)責(zé)與工程有關(guān)的管理文件的記錄與暫時(shí)存管。（2）定期整理管理文件，設(shè)定密級(jí)與保存年限,遞交至行政綜合部。4 各部門(1）負(fù)責(zé)與各自部門有關(guān)的管理文件的記錄與暫時(shí)存管。(2）定期整理管理文件，設(shè)定密級(jí)與保存年

4、限,遞交至行政綜合部。3核實(shí)并對(duì)責(zé)任人按制度處罰后,予以補(bǔ)發(fā)。5.4.4 行政綜合部資料室需準(zhǔn)備一套文件與記錄的副本，并加蓋“副本”章。由文控員負(fù)責(zé)版本或修改版的及時(shí)更新。5.4.5 行政綜合部每年 6 月、12 月底或文件專管人離職時(shí)，依據(jù)“文件收發(fā)登記表” 、 “受控文件清單”核查現(xiàn)場(chǎng)使用的文件與記錄是否完整、有效。5。5 外來(lái)文件的控制 外來(lái)文件的控制5.5。1 行政綜合部應(yīng)將外來(lái)文件登錄于“外來(lái)文件管制表” ，并視類別填寫送閱單

5、,在文件上加蓋“受控“章，分送給需要部門傳閱，按規(guī)定時(shí)間及時(shí)回收。5.5。2 國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來(lái)文件，行政綜合部需列冊(cè)存檔。5.5.3 外來(lái)文件由責(zé)任部門（使用部門）受控使用后，交行政綜合部文控員存檔。5.5。4 行政綜合部文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來(lái)文件的版本變化情況,如有版本升級(jí)、變更等情況，需填寫“外來(lái)文件變更報(bào)告表”,報(bào)請(qǐng)管理者代表批準(zhǔn)后獲取。5。5。5 一切文件(含受控文件和