文件控制管理制度

1、文件控制制度文件控制制度一、目的通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保內(nèi)部文件的擬定、發(fā)布、執(zhí)行與控制的規(guī)范性，特制定本制度。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有文件的管理。三、職責(zé)1、經(jīng)管辦負(fù)責(zé)擬稿公司范圍內(nèi)告示類文件，參與審核一級文件、內(nèi)控管理類文件，分配公司范圍內(nèi)告示類文件和內(nèi)控管理類文件編號，監(jiān)督、管控現(xiàn)有體系文件的運(yùn)行狀況.2、管理服務(wù)部負(fù)責(zé)審核、編號內(nèi)控體系類文件，（一級文件除外，技術(shù)圖紙由公司技術(shù)部統(tǒng)一管控），每個(gè)季度的前

2、三個(gè)工作日向經(jīng)管辦提交前三個(gè)月的文件管控情況。3、各職能部門負(fù)責(zé)擬稿、修訂、申請廢除、使用、管控本部門文件。4、外來文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)識別、收集、管控。5、各類文件管控職責(zé)和權(quán)限參見下表：（表一）文件類型擬稿修訂廢除審核會簽簽發(fā)編號原稿控制告示類文件發(fā)文單位部門經(jīng)理副總及以上一級副總及以上副總及以上二級三級副總及以上管理類四級部門經(jīng)理部門經(jīng)理一級副總及以上經(jīng)管辦副總及以上二級分管副總副總及以上三級副總及以上內(nèi)控類文件體系類四級發(fā)文單

3、位部門經(jīng)理管理服務(wù)部部門經(jīng)理經(jīng)管辦管理服務(wù)部管理服務(wù)部技術(shù)部門外來文件部門負(fù)責(zé)識別、收集部門經(jīng)理分管副總經(jīng)管辦管理服務(wù)部四、相關(guān)文件的術(shù)語和定義:（一）公司內(nèi)部文件包含:1、告示類文件：2、文件格式：公司公文行文類文件文頭統(tǒng)一用黑體一號字，文件編號用宋體加粗三號字，文件標(biāo)題用黑體小二號字，文件內(nèi)容用宋體小四號字。管理制度類、指導(dǎo)書類、合約類文件標(biāo)題統(tǒng)一用宋體小二號字，內(nèi)容統(tǒng)一用宋體小四號字。表單類文件：標(biāo)題統(tǒng)一用黑體加精小二號字，文件編

4、號用宋體四號字，內(nèi)容用宋體小四號字。因?yàn)楸韱晤愇募奶厥庑?，表格?nèi)容字體可適當(dāng)縮小，依表格大小而定。3、公司各部門簡稱：經(jīng)管辦（OM）、人力資源部（HR）、綜合辦公室（GO）、采購部（PO）、財(cái)務(wù)部（FD）、質(zhì)保部（QA）、技術(shù)部（TD）、市場部（MD）、管理服務(wù)部（MS）、工程部（ED）、安保部（SD）、設(shè)備部（ED）、生產(chǎn)部（PD）物流部（LD）、生產(chǎn)安全室（WS）、產(chǎn)品研發(fā)部（R&D）。4、版本版次：第一版用A表示，第一次用數(shù)字0

5、1表示，如：A015、文件編號是由公司簡稱，部門簡稱，編號組成。如：TYGO0016、經(jīng)管辦負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查公司所有文件的編號及運(yùn)行情況。（三）文件發(fā)放與管理1、公司管理類內(nèi)控文件由經(jīng)管辦發(fā)放，體系類內(nèi)控文件由各部門負(fù)責(zé)發(fā)放（技術(shù)圖紙由各部門管控，于每個(gè)月的前三個(gè)工作日向文控室歸檔本月的文件控制管理情況），并使用《受控文件發(fā)放回收登記表》進(jìn)行發(fā)放登記。2、受控文件發(fā)文簽發(fā)人參見（表一），但如內(nèi)容涉及公司重要決定及公司發(fā)展方向等重要事項(xiàng)的文

6、件均需分管副總復(fù)核并經(jīng)集團(tuán)總裁簽發(fā)，需蓋印公司文件受控章后方可生效。3、公司所有告示類文件及內(nèi)控類文件均需在公司內(nèi)部告示系統(tǒng)中及時(shí)發(fā)布與更新，內(nèi)部公告類文件的發(fā)布與更新由經(jīng)管辦統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。4、一些記錄表單的發(fā)放，原則上不加蓋受控章，但必須確保版本的有效性。5、受控文件發(fā)放時(shí)每頁需蓋上文控章，文控章應(yīng)加蓋在空白處，盡量加蓋在每頁的右上角，其次是右下角。對不可能作“頁更改”的文件，例如國家標(biāo)準(zhǔn)，每頁帶版本號、成文日期等，可只在文件的首頁加蓋。