公司文件資料管理制度

1、總則1.目的為加強(qiáng)公司文書檔案、音像資料的管理工作，保證文件資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。2.適用范圍本辦法適用于公司所有文件資料的管理。3.制定、修改、廢除本辦法之制定、修訂、廢止須經(jīng)總經(jīng)理核決后實(shí)施。4.管理權(quán)責(zé)綜合管理中心企管部負(fù)責(zé)公司所有文件資料的歸檔督促和日常管理工作。作業(yè)規(guī)定1文件資料的分類1.1文件資料的分類1.1.1公司文件資料是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、社會和政治活動中形成的各種形式的文件和有關(guān)合同、協(xié)議、決

2、議以及報表、圖書、照片與其他有保存價值的資料。1.1.2公司的文件、資料分為行政管理類、經(jīng)營業(yè)務(wù)類、技術(shù)資料類、人力資源類、政府行業(yè)類、財務(wù)會計類、企業(yè)形象類、實(shí)物展示類、后勤保障類、音像圖書類。1.2文件資料的歸類范圍1.2.1行政管理類①公司對內(nèi)和對外已行文的管理體系文件（管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄文件）；②部門內(nèi)部文件（部門工作列表、崗位說明書、關(guān)鍵工作流程、管理制度）；③公司決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件

3、、會議紀(jì)要；天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪朣TZY7.52版本修訂B0公司文件資料管理制度公司文件資料管理制度頁碼18④公司參與的各類展會、社會活動、公益活動等相關(guān)資料；⑤公司所獲得的獎杯、獎狀、錦旗、榮譽(yù)證書、成果展示品等榮譽(yù)成果。1.2.8實(shí)物展示類①公司重要的產(chǎn)品樣品及其他外來產(chǎn)品樣品；②公司具有紀(jì)念意義及保存價值的各類禮品等；③由于機(jī)構(gòu)變更或撤銷、合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。1.

4、2.9后勤保障類：垃圾清理、保潔保安、工服、綠化、食堂、水電氣等合作協(xié)議。1.2.10音像圖書類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像、圖書等。2文件資料的格式2.1對于有公司明確規(guī)定格式的按照規(guī)定的格式編寫，詳見管理體系文件《文件和資料控制程序》、作業(yè)文件《管理文件編寫規(guī)定》?？梢允荳D版本可以是EXCEL版本。2.2沒有明確格式的文件的編寫正文均采用宋體五號字，眉和頁腳均使用宋體小五號字并且加黑。文件序號統(tǒng)一使用阿拉數(shù)字序

5、號1.1.11.1.1三層序，號第四層采用①第六層采用☆分隔。有的文件可以前面再增加一層“一、二、”大寫序號。1.5倍行距。2.3部門代碼XS—銷售中心：XS1銷售一部，XS2銷售二部，XS3銷售三部；JS—技術(shù)中心：JSKJ科技部，JSZJ質(zhì)檢部，JSJS技術(shù)部，JSYF研發(fā)部；GC—工程中心：GCXM工程項(xiàng)目部，GCZC工程資材部，GCSJ—工程設(shè)計部；YY—運(yùn)營中心：YYSW商務(wù)部，YYFW生產(chǎn)服務(wù)；ZH綜合管理中心：ZHHR人事