公司文件資料管理制度

1、總則1.目的為加強公司文書檔案、音像資料的管理工作，保證文件資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。2.適用范圍本辦法適用于公司所有文件資料的管理。3.制定、修改、廢除本辦法之制定、修訂、廢止須經(jīng)總經(jīng)理核決后實施。4.管理權(quán)責綜合管理中心企管部負責公司所有文件資料的歸檔督促和日常管理工作。作業(yè)規(guī)定1文件資料的分類1.1文件資料的分類1.1.1公司文件資料是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、社會和政治活動中形成的各種形式的文件和有關(guān)合同、協(xié)議、決

2、議以及報表、圖書、照片與其他有保存價值的資料。1.1.2公司的文件、資料分為行政管理類、經(jīng)營業(yè)務(wù)類、技術(shù)資料類、人力資源類、政府行業(yè)類、財務(wù)會計類、企業(yè)形象類、實物展示類、后勤保障類、音像圖書類。1.2文件資料的歸類范圍1.2.1行政管理類①公司對內(nèi)和對外已行文的管理體系文件（管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄文件）；②部門內(nèi)部文件（部門工作列表、崗位說明書、關(guān)鍵工作流程、管理制度）；③公司決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件

3、、會議紀要；天津市尚拓環(huán)?？萍加邢薰疚募幪朣TZY7.52版本修訂B0公司文件資料管理制度公司文件資料管理制度頁碼18④公司參與的各類展會、社會活動、公益活動等相關(guān)資料；⑤公司所獲得的獎杯、獎狀、錦旗、榮譽證書、成果展示品等榮譽成果。1.2.8實物展示類①公司重要的產(chǎn)品樣品及其他外來產(chǎn)品樣品；②公司具有紀念意義及保存價值的各類禮品等；③由于機構(gòu)變更或撤銷、合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機關(guān)審批后制作的印章。1.

4、2.9后勤保障類：垃圾清理、保潔保安、工服、綠化、食堂、水電氣等合作協(xié)議。1.2.10音像圖書類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像、圖書等。2文件資料的格式2.1對于有公司明確規(guī)定格式的按照規(guī)定的格式編寫，詳見管理體系文件《文件和資料控制程序》、作業(yè)文件《管理文件編寫規(guī)定》?？梢允荳D版本可以是EXCEL版本。2.2沒有明確格式的文件的編寫正文均采用宋體五號字，眉和頁腳均使用宋體小五號字并且加黑。文件序號統(tǒng)一使用阿拉數(shù)字序

5、號1.1.11.1.1三層序，號第四層采用①第六層采用☆分隔。有的文件可以前面再增加一層“一、二、”大寫序號。1.5倍行距。2.3部門代碼XS—銷售中心：XS1銷售一部，XS2銷售二部，XS3銷售三部；JS—技術(shù)中心：JSKJ科技部，JSZJ質(zhì)檢部，JSJS技術(shù)部，JSYF研發(fā)部；GC—工程中心：GCXM工程項目部，GCZC工程資材部，GCSJ—工程設(shè)計部；YY—運營中心：YYSW商務(wù)部，YYFW生產(chǎn)服務(wù)；ZH綜合管理中心：ZHHR人事