文件控制管理制度

1、文件控制管理辦法1、目的：有效管理公司內(nèi)部文件幾記錄表單等文件編號具有唯一性、統(tǒng)一性、識別性、控制性，達到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運轉(zhuǎn)。2、適用范圍：適用于公司所有的內(nèi)部管理文件幾外部文件。3、一級文件：M—質(zhì)量手冊二級文件：P—程序文件，H—Haccp規(guī)范文件三級文件：W—部門管理制度、作業(yè)指導書、工藝流程、技術(shù)文件、檢驗標準書、技術(shù)圖紙等四級文件：R—記錄單、表單其他文件：通知、公告、合同4、管理職責：1）一級文件和二級文件

2、的制訂修改廢止由總經(jīng)辦負責，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，行政人事部存檔。2）三級文件和四級文件的制訂修改廢止由相關(guān)部門負責，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，其中部門管理制度歸行政人事部管控。3）通知公告類的制訂修改廢止由行政人事部負責，管控權(quán)限歸行政人事部。4）合同類文件的制訂修改廢止由相關(guān)部門負責，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦。5、文件編碼：1）新文件的編碼：所有編寫單位需要根據(jù)文件編碼規(guī)定對文件進行編號；必須準確描述文件的內(nèi)容；文件必須有統(tǒng)一、唯一的編碼。2）一級和二

3、級文件的文件編碼:RT———版本（版本號無需在文件名中體現(xiàn)）年份如2018流水號（填寫010203）MPH瑞騰公司簡稱3）三級文件的文件編碼：RTW———版本（版本號無需在文件名中體現(xiàn)）年份如2018部門縮寫代號流水號版本、發(fā)放日期、對象、數(shù)量。發(fā)放修訂版本文件時應(yīng)將作廢版本回收并記錄在《文件發(fā)放記錄表》上。2）文件的標識：發(fā)放文件前必須對文件狀態(tài)進行標識，標識包括：文件發(fā)放正版、副本、文件保留、外來文件發(fā)行。以藍色標識控制章為有效。8

4、、文件的存檔管理1）現(xiàn)場使用的文件必須置于作業(yè)現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件及資料由各文件管控部指定專人集中保管，不得放入私人的文件柜內(nèi)。2）文件的使用部門當使用的文件破損、缺頁、字跡模糊嚴重影響使用時，應(yīng)填寫《文件補發(fā)申請單》，依職責規(guī)定核準到管控部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，重新領(lǐng)發(fā)新文件，保管員將破損文件銷毀。9、與質(zhì)量有關(guān)的文件1）凡是國家發(fā)布的與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件及上級主管部門行業(yè)來文，有關(guān)政策、法令、法規(guī)，收到后統(tǒng)一移交到總經(jīng)辦。