哈佛經(jīng)理會議準備

1、哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第三章哈佛經(jīng)理會議準備第三章哈佛經(jīng)理會議準備會務(wù)準備主席應(yīng)如何控制會議以增進其實效談到控制，管理學(xué)界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對召開的會議喪失控制，主席應(yīng)在開會之前做妥準備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項：(1)會議目標的設(shè)定；(2)與會者的選擇；(3)會議時間的選擇；(4)會議地點的選擇；(5)會議場地的布置；(6)

2、議程的指定；(7)會議通知的派發(fā)；(8)開會前的最后審查。會議目標的設(shè)定決定召開會議之后的第一項最重要的準備工作，便是設(shè)定會議目標。良好的會議目標應(yīng)符合四項要求：1.會議目標必須用書面列明許多會議主持人在規(guī)劃會議的時候，都以為沒有必要將目標寫出來。他們常說他們已將目標記在腦中，而且只要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何實質(zhì)上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標，可以產(chǎn)生三種好處：第一、有助于目標內(nèi)涵

3、澄清；第二、書面目標較不容易被遺忘；第三、當目標種類繁多時，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。2.會議目標必須切合實際(1)會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。(2)在定好的會議時間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，則每一位與會者的平均參與機會將隨之減少。(3)與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當與會者只有3個人的時候，溝通渠道只有6個；與會者增至4個人，溝通渠道增至12個；與會者增至8個人，溝通渠道增至5

4、6個；其余依此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握能力將越低。一般管理者所公認的較理想的與會人數(shù)，是5～7人。因為在這樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與機會。倘若與會人數(shù)甚多，譬如多至20人以上，主席可以視實際需要而采取分組討論方式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會議，都會使公司受到某些方面的損失。因此，實用經(jīng)濟學(xué)要求每份邀請都必須有建設(shè)性作用。假如一個人并非必須參加會議，他的時間就能在其它方面為公司多

5、作貢獻。而且，沒有興趣的出席者會造成妨礙。要把每一位參加會議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會議者泄氣、不能實現(xiàn)自己的目的。為了從每個資源得到最大好處，管理部門既不能把與會者的責任和技能認為是當然的，也不能假定其個人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定的會議目標。要把企業(yè)會議看成是一個若干個人的群體，他們必須互相影響以完成某項工作；不要單純問誰應(yīng)當參加，

6、而要問為什么參加。下面是請你考慮的一些因素：(1)參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果(2)這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能有所貢獻(3)這個人以前對這種情況，有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系(例如代表某一特殊利益的小組)(4)級別或地位是否適合于這個小組(下級職員和他們的上司在一起參加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實性。)(5)假如要做決議，這個人是否能做(他不應(yīng)是一個